المستودع يستلم البضاعة والذمم الدائنة تسجّل فاتورتها

من يشارك

الدور	ما الذي يفعله
موظف المشتريات	يرسل الأمر ويتابعه حتى فوترته.
مستخدم المستودع	يستلم الشحنة الواردة على الأمر.
موظف الذمم الدائنة	يدخل فاتورة المورد مع رقم الأمر.
المراقب المالي	يقبل أي فرق خارج حد التسامح.

موظف المشتريات
يرسل أمر الشراء.
ما يراه:يعرض الجدول الزمني «أُرسل إلى المورد»، و«استُلمت البضاعة» كخطوة تالية.
مستخدم المستودع
يفتح الأمر عند وصول الشاحنة، ويكتب ما سُلّم فعلاً لكل سطر مع رقم إشعار التسليم، ويضغط «ترحيل الاستلام».
ما يراه:يصبح الأمر «مستلماً جزئياً»، أو «مستلماً» إذا وصل كل شيء، ويعرض كل سطر عدد الوحدات المتبقية.
موظف المشتريات
يفتح الأمر.
ما يراه:تعرض «استُلمت البضاعة» الآن الوحدات المستلمة حتى الآن.
موظف الذمم الدائنة
يدخل فاتورة المورد مع رقم أمر الشراء في المرجع أو الملاحظات.
ما يراه:ترتبط الفاتورة بالأمر تلقائياً، وتُقارن بما طُلب واستُلم سطراً بسطر، وتظهر «مطابقة» أو «فرق».
المراقب المالي
يقبل الفرق مع سبب مكتوب، أو يعيد الفاتورة.
ما يراه:يُحفظ السبب واسم الشخص على الفاتورة.
موظف المشتريات
يفتح الأمر بعد ترحيل الفاتورة ودفعها.
ما يراه:تضيء «فُوتِر» و«مدفوع» في الجدول الزمني.

من يُبلَّغ بماذا

لا يرى المستودع جديداً حتى يفتح الأمر. وبطاقة «مستلم غير مفوتر» في قائمة أوامر الشراء هي قائمة العمل التي تعتمد عليها الذمم الدائنة.