إدارة الأسطول — برنامج إدارة الأسطول في الإمارات والسعودية
إدارة الأسطول للشركات التي تشغّل مركبات وتحتاج أن تعرف ما لديها من مركبات، ومن المسؤول عن كل منها، وهل ما زالت استمارتها وتأمينها ورخصة سائقها سارية. وهي تحل محل جدول بيانات المركبات ونموذج التسليم الورقي والتذكير المكتوب في مفكرة أحدهم. السائقون هم الوجه الخاص بالقيادة لموظفيك في الموارد البشرية، وتبقى عمليات التسليم مسجّلة، وتُرسل التذكيرات عند تشغيل فحص الانتهاء. أما الوقود والصيانة والرحلات ورسوم الطرق والمخالفات والفحوص والتتبع المباشر فليست جزءًا من المنتج اليوم.
آخر تحديث
دون بطاقة ائتمان · مساحة عملك جاهزة في نحو دقيقة · بياناتك تبقى خاصة
أدلة الاستخدام لكل دور — خطوة بخطوة
122 ميزة في 17 مجالاً · تعمل مع 10 وحدات أخرى · 11 مسار عمل للفريق
قائمة الميزات الكاملة
سجل المركبات
سجل واحد لكل مركبة تشغّلها، مملوكة أو مستأجرة تمويليًا أو مستأجرة أو يقودها موظف بمركبته، تجدها برقم اللوحة أو رقم الهيكل.
- سجل مركبات بالبحث والتصفية — كل المركبات في قائمة واحدة برقم اللوحة والصانع والطراز والفئة ونوع الوقود أو الطاقة وطريقة الحيازة والحالة والسائق الحالي والموقع وقراءة العدّاد وأقرب انتهاء للوثائق، إضافة إلى رقم الهيكل ومركز التكلفة. ابحث برقم اللوحة أو رقم الهيكل أو الصانع أو الطراز أو الموقع، ثم رتّب وجمّع (مثلًا حسب الموقع) وصفِّ.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة، مدير الورشة، الفني، مسؤول السلامة
- أضف مركبة في نموذج واحد — أدخل رقم اللوحة والفئة ونوع الوقود أو الطاقة وطريقة الحيازة، ثم أضف الصانع والطراز وسنة الصنع ورقم الهيكل والموقع وشركة التأمين والمؤجِّر ومركز التكلفة والملاحظات إن توفرت. ويُضاف اللون ونوع الهيكل وعدد المقاعد والوزن وتفاصيل الاقتناء لاحقًا من «تعديل». ولا شيء غير ذلك مطلوب.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
- ست فئات للمركبات — مركبة خفيفة، ومركبة ثقيلة، وحافلة، ومقطورة، ومعدّة، ودراجة نارية. وتحدد الفئة فئات رخص القيادة التي يجوز تسليم المركبة لحامليها.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
- سبعة أنواع للوقود والطاقة — بنزين، وديزل، وهجين، وكهربائي بالبطارية، وهجين قابل للشحن، وغاز طبيعي، وهيدروجين، فيُوصف الأسطول المختلط أو المتجه إلى الكهرباء وصفًا صحيحًا من البداية. وتعرض الصفحة الرئيسية التوزيع.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
- مملوكة أو مستأجرة تمويليًا أو مستأجرة أو مملوكة للموظف — سجّل طريقة حيازة كل مركبة. تشير المركبة المستأجرة إلى المؤجِّر، والمؤمَّنة إلى شركة التأمين، ويُختاران من قائمة الأطراف (جهات الاتصال والشركاء) المشتركة أو يُنشآن من أداة الاختيار، فلا تُكتب الشركة مرتين أبدًا.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
- رقم لوحة لا يمكن إدخاله مرتين — تُقارن أرقام اللوحات بتجاهل حالة الأحرف والمسافات والنقاط والشرطات، فيكون A-14782 وA 14782 لوحة واحدة. وتُرفض اللوحة نفسها في الإمارة أو المنطقة نفسها مع رسالة تسمّي المركبة التي تحملها. أما اللوحة نفسها في منطقة أخرى أو بلا منطقة فتُرفض حتى تؤكد أنها تخص فعلًا إمارة أو منطقة أخرى.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
- رقم هيكل (VIN) مفحوص وفريد — يجب أن يتكون رقم الهيكل من 17 خانة بالضبط، ولا يجوز أن يخص إلا مركبة واحدة في سجلك بما فيها المؤرشفة. فيتوقف خطأ كتابي من 16 خانة قبل أن يصبح تكرارًا.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
- منطقة اللوحة تُختار بالاسم — اختر دبي أو أبوظبي أو الرياض أو غيرها من قائمة بدل كتابتها، فلا تصبح «Dubai» و«dubai» و«DXB» ثلاث مناطق. وتعرض القوائم اللوحة مع منطقتها، مثل A 14782 · دبي، وبالاسم العربي على الشاشة العربية.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
- الموقع يُختار من مواقع العمل لديك — اختر الموقع الذي تتمركز فيه المركبة من مواقع العمل المعرّفة في الوقت والحضور، ثم جمّع السجل وصفِّه حسب الموقع. وبدون تلك الوحدة، أو بدون صلاحية رؤية مواقع العمل، يُكتب الموقع اسمًا نصيًا.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
- مركز التكلفة ورقم جهاز التتبع — احتفظ بمركز التكلفة الذي تُحمَّل عليه كل مركبة ورقم جهاز التتبع المركّب فيها. ورقم الجهاز مرجع محفوظ فقط، فإدارة الأسطول لا تقرأ المواقع المباشرة من أجهزة التتبع.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
- التفاصيل الفنية — سجّل سنة الصنع واللون ونوع الهيكل وعدد المقاعد والوزن الإجمالي من نموذج «تعديل» المركبة، وسعة خزان الوقود وساعات تشغيل المحرك عبر الاستيراد أو المساعد الذكي، مع ملاحظات حرة. ولكل رقم حد معقول، فتُرفض سنة صنع 1800 أو وزن سالب بجملة تسمّي الحقل.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
- كيف ومتى اقتُنيت المركبة — أدخل تاريخ تملّكها وتكلفة الشراء والعملة (رمز من ثلاثة أحرف مثل AED أو SAR). تحتفظ إدارة الأسطول بالأرقام مع المركبة وتقول بوضوح إنها لا ترحّل شيئًا إلى دفتر الأستاذ، فتسجّل المالية الأصل.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
- تعديل كامل مع فحص التعارض — عدّل بيانات المركبة في ثلاث مجموعات: اللوحة وماهية المركبة، ومكان تمركزها ومن يقف خلفها، وكيف اقتُنيت. وإن حفظ زميل المركبة بعد أن فتحتها، يُرفض حفظك مع رسالة لإعادة التحميل بدل أن يُكتب فوق تغييره دون علم.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
- أرشفة المركبة واستعادتها — أرشف المركبة التي خرجت من الأسطول: تختفي من السجل، ويصبح رقم لوحتها متاحًا للاستخدام مجددًا، ويبقى سجلها مقروءًا. وتُرفض الأرشفة ما دام سائق يتسلّم المركبة. استعدها من مرشّح «المؤرشفة»، وتُرفض الاستعادة مع تسمية المركبة الأخرى إن أُخذ رقم اللوحة في الأثناء.لمن: مدير الأسطول
- أرشف عدة مركبات دفعة واحدة — حدد المركبات في السجل وأرشفها معًا. تؤرشفها إدارة الأسطول واحدة واحدة بالفحوص نفسها التي تُطبق على الأرشفة المفردة، ثم تذكر عدد ما نجح وسبب أول رفض.لمن: مدير الأسطول
- السجل السابق والتالي من الصفحة — افتح مركبة أو سائقًا وانتقل إلى السجل التالي أو السابق بالترتيب والتصفية نفسيهما للقائمة التي جئت منها، مثل كل مركبات موقع واحد مرتبة حسب قراءة العدّاد.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة، مدير الورشة، مسؤول السلامة
- التحقق من العملة والحقول المخصصة — يجب أن تكون عملة المركبة رمزًا حقيقيًا مثل AED وأن تكون حقولها المخصصة أزواج اسم وقيمة، فلا تقرأ تقارير التكلفة ونموذج التعديل بيانات بلا معنى.لمن: مدير الأسطول
حالة المركبة والعدّاد والاستبعاد
سجّل ما يحدث للمركبة مع السبب دائمًا، فيعرف من يقرأ لاحقًا لماذا حدث.
- أوقف المركبة عن العمل وأعدها — علّم المركبة خارج الخدمة مع السبب (مثل عطل أو حجز أو انتظار قطع غيار)، وأعدها إلى الخدمة عند عودتها. وإيقافها عن العمل ينهي تسليمها المفتوح ويُبلغ السائق، فلا يبقى أحد متسلّمًا مركبة لا يمكن قيادتها.لمن: مدير الأسطول
- سجّل الاستبعاد — سجّل أن المركبة بيعت أو شُطبت أو أُعيدت إلى مؤجِّرها، مع ذكر ذلك في السبب، والتاريخ والمبلغ المستلم. تخرج المركبة من الأسطول النشط وينتهي تسليمها. ولا تقيّد إدارة الأسطول الربح أو الخسارة، وتطلب منك النافذة إبلاغ المالية.لمن: مدير الأسطول
- الاستبعاد من المحاسبة — عندما يستبعد المحاسب الأصل الثابت المرتبط بمركبة، تُعلَّم المركبة مستبعدة تلقائيًا مرة واحدة دون إعادة إدخال. ولا ينهي ذلك أي تسليم ما زال مفتوحًا على المركبة، فيجب إنهاؤه يدويًا. ويُضبط الربط بين المركبة وأصلها الثابت عند إنشاء المركبة أو تحديثها عبر المساعد الذكي أو أحد التكاملات، لا من نموذج الشاشة.لمن: محاسب، مدير الأسطول
- قراءة العدّاد مع ضابط — حدّث قراءة العدّاد من صفحة المركبة. الزيادة مسموحة دائمًا، أما النقصان فيحتاج إلى سبب مكتوب، مثل «استُبدلت لوحة العدادات عند 148,300 كم»، لأن العدّاد المتراجع إما تصحيح أو أمر سيسأل عنه المدقق. ويُحفظ السبب في ملاحظات المركبة وسجلها.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
- المركبات المؤرشفة والمستبعدة للقراءة فقط — المركبة المؤرشفة أو المستبعدة ترفض التعديلات وتغييرات العدّاد والحالة، فلا يمكن إعادة كتابة التاريخ بعد خروجها. وتبقى السجلات مقروءة، ويعيد مرشّح «المؤرشفة» المركبات المؤرشفة إلى العرض، والمركبة المستبعدة التي تعود إلى الخدمة تُضاف من جديد مركبةً جديدة.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
قائمة السائقين ورخصهم
كل شخص مصرّح له بالقيادة، وما تسمح به رخصته، ومتى تنتهي، دون إنشاء سجل ثانٍ للشخص.
- قائمة السائقين — كل سائق بنوعه وفئة رخصته وتاريخ انتهائها وتاريخ انتهاء الفحص الطبي وقسمه وعدد المركبات التي يتسلّمها والمركبة التي يقودها الآن. ابحث بالاسم أو رقم الرخصة أو الهاتف أو البريد الإلكتروني، وصفِّ إلى النشطين أو الموقوفين أو من تنتهي رخصهم خلال 60 يومًا أو من انتهت رخصهم أو المؤرشفين.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة، مسؤول السلامة
- حوّل موظفًا إلى سائق — اختر موظفًا من الموارد البشرية واجعله سائقًا. يُنسخ اسمه وهاتفه وبريده الإلكتروني وقسمه ومرجع بطاقة الوقود وحساب دخوله مرة واحدة من سجل الموظف. ولا يُعرض الموظفون الذين ليس لهم حساب دخول أو غادروا الشركة أو أُرشفوا، ولا يكون الموظف سائقًا إلا مرة واحدة.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
- سائقو المقاولين ووكالات التوظيف — أضف سائقًا ليس من الموظفين باسمه، بصفته سائق مقاول أو سائقًا من وكالة، واربط الوكالة بسجلها في الأطراف (جهات الاتصال والشركاء).لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
- سجل رخصة كامل — احتفظ برقم الرخصة وفئتها وجهة إصدارها وبلدها وتاريخ إصدارها وانتهائها وتاريخ انتهاء الفحص الطبي والملاحظات المدوّنة عليها ومرجع بطاقة الوقود في صفحة سائق واحدة، وبطاقة الرخصة في المقدمة لأنها ما ينتهي.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
- تحذير عندما لا يكون للسائق حساب دخول — السائق الذي لم يُربط سجله كموظف بحساب دخول يُعلَّم في صفحته بأنه لا يستطيع رؤية مركبته، ولا تعرض قائمة التحويل إلا الموظفين الذين لديهم حساب دخول، فلا يضيع إشعار تسليم أبدًا.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
- أوقف سائقًا أو أعده — علّم السائق موقوفًا أو غير نشط عندما لا يجوز تسليمه مركبة حاليًا، وأعده نشطًا لإعادته. ونقل سائق نشط إلى موقوف أو غير نشط ينهي تسليماته المفتوحة تلقائيًا ويُبلغه.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
- أرشفة السائق واستعادته — أرشف السائق الذي غادر: يخرج من القائمة ويبقى سجله وسجل تسليماته. وتُرفض الأرشفة ما دام السائق يتسلّم مركبة. استعده من مرشّح «المؤرشفون».لمن: مدير الأسطول
- المركبات المتسلَّمة بنظرة واحدة — تعرض القائمة عدد المركبات التي يتسلّمها كل سائق، مثل 2 (1 دائمة)، والمركبة التي يقودها الآن، فيظهر السائقون المحمّلون أكثر من طاقتهم قبل محاولة أي تسليم.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
- صفحة السائق مع سجل التسليمات — افتح السائق لترى رخصته والمركبات التي يتسلّمها الآن وكل مركبة تسلّمها سابقًا بالتواريخ وقراءات العدّاد، وسلّمه مركبة مباشرة من صفحته.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة، مسؤول السلامة
- التحقق من بيانات الاتصال والرخصة — يُتحقق من البريد الإلكتروني ورقم الهاتف ودولة الرخصة عند حفظ السائق، فيُكشف الخطأ المطبعي في النموذج بدل أن يفشل وصول تنبيه لاحقًا.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
التسليم ومن المسؤول
ضع شخصًا مسؤولًا خلف كل مركبة، وتحقق من أن رخصته تغطيها، واحفظ الأوراق الموقّعة مع التسليم.
- سلّم مركبة إلى سائق — اختر مركبة في الخدمة لا يتسلّمها أحد وسائقًا نشطًا، وأدخل قراءة العدّاد والتاريخ وملاحظة عن الحالة ومستوى الوقود، فيصبح التسليم مسجّلًا من تلك اللحظة. ولا تُعرض إلا المركبات التي يمكن تسليمها فعلًا.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
- تسليم دائم أو مؤقت أو مشترك — اختر هل التسليم دائم (مركبة السائق الخاصة) أو مؤقت (تغطية لأيام قليلة) أو مشترك (مركبة مشتركة). ويحدد النوع هل يُحتسب ضمن الحد الأقصى للسائق.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
- سائق واحد للمركبة في كل مرة — للمركبة تسليم مفتوح واحد على الأكثر، ويفرض النظام ذلك بنفسه فلا ينجح منسّقا حركة يعملان في اللحظة نفسها معًا. ويُرفض التسليم الثاني مع تسمية السائق الذي يتسلّمها.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
- أضف سائقًا دون مغادرة النموذج — إن لم يكن الشخص الذي تريد تسليمه المركبة سائقًا بعد، فحوّل موظفًا أو أضف سائق مقاول من نموذج التسليم نفسه، وتابع التسليم.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
- فئة الرخصة تُطابق مع المركبة — يُرفض السائق الذي لا تغطي فئة رخصته فئة المركبة، بجملة مثل «يحمل الفئة 3 التي تغطي المركبات الخفيفة، لا المركبة الثقيلة». ويُرفض كذلك السائق الذي لا فئة رخصة مسجّلة له ما دام الفحص مفعّلًا. وتُرفض الرخصة المنتهية دائمًا، وكذلك السائق الموقوف أو المركبة الخارجة عن الخدمة.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
- حد أقصى للمركبات لكل سائق — حدّد عدد المركبات الدائمة التي يجوز لسائق واحد أن يتسلّمها معًا، واحدة افتراضيًا وصفر لعدم التقييد. ينبّهك نموذج التسليم قبل أن تنقر ويعرض التسليم كمؤقت بدلًا من ذلك، ويُطلب من منسّق الحركة الذي لا يستطيع تغيير الحد أن يراجع مدير الأسطول.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
- ورقة التسليم الموقّعة مرفقة — أرفق ورقة التسليم الموقّعة والصور من إدارة المستندات، أو ارفع نسخة ممسوحة أولًا، حتى خمسين ملفًا لكل تسليم. ويمكنك إرفاق المزيد لاحقًا من تبويب «التسليمات» في صفحة المركبة. ويبقى الملف في إدارة المستندات بقواعد الوصول الخاصة به. ويتطلب ذلك ربط تخزين المستندات لشركتك.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
- يُبلَّغ السائق، وتعرف أنت هل بُلّغ — بعد «تسليم» تقول الشاشة إن السائق أُرسل له إشعار، أو إنه ليس له حساب دخول فلم يُبلَّغ. ويتلقى السائق رسالة تسمّي المركبة والموقع والوقت وملاحظتك، مع رابط إلى «مركبتي».لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة، السائق
- أنهِ التسليم بقراءة العدّاد الختامية — سجّل الإرجاع بالتاريخ وقراءة العدّاد الختامية وسبب الانتهاء، مثل مغادرة الشركة أو الانتقال إلى موقع آخر أو بيع المركبة. وتُرفض القراءة الختامية الأقل من الافتتاحية، وتحدّث القراءة الأعلى عدّاد المركبة. ويُبلَّغ السائق بأن المركبة لم تعد في عهدته.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
- سجل التسليمات — سجل واحد لكل التسليمات، يُصفّى إلى «متسلَّمة الآن» أو «مُرجعة»، مع قراءات العدّاد عند الخروج والعودة والتواريخ والورقة الموقّعة وسبب الانتهاء. ويظهر السجل نفسه في صفحة المركبة وصفحة السائق.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
- التسليمات تُغلق نفسها عند تغيّر الوضع — ينتهي التسليم تلقائيًا عندما تُوقف المركبة عن العمل أو تُستبعد في إدارة الأسطول، وعندما يُوقف السائق أو يُجعل غير نشط، وعندما تنهي الموارد البشرية خدمة الموظف أو تستكمل إجراءات مغادرته. ويُبلَّغ كل سائق. والاستثناء هو المركبة التي تستبعدها المحاسبة، إذ يُنهى تسليمها يدويًا.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
- من كان يقود في لحظة معينة — اسأل من كان يتسلّم المركبة في الساعة 14:32 من يوم الثلاثاء الماضي، فتحصل على السائق الذي يغطي تسليمه تلك اللحظة. وهي الإجابة التي تطلبها مخالفة مرورية أو بلاغ حادث. ومتاحة للمساعد الذكي وللأنظمة المرتبطة.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
- التسليم يسجّل ما حدث فعلًا — لا يمكن تأريخ التسليم في المستقبل، فلا تُقفل مركبة وسائق على بداية لم تأتِ بعد؛ وكان للتسليم المُرجَع القاعدة نفسها.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
الاستمارة والتأمين والتصاريح
احتفظ بكل ورقة تجعل المركبة نظامية في السجل، تحت المراقبة حتى انتهائها، مع حفظ سجل التجديد.
- وثائق لكل مركبة — سجّل بطاقة تسجيل المركبة (الملكية) والتأمين وبطاقة التشغيل وشهادة الفحص الفني ورسوم الطرق والتصاريح على المركبة، برقم المرجع وجهة الإصدار وتاريخ الإصدار وتاريخ الانتهاء. وكل ورقة لها تاريخ انتهاء تُراقب تلقائيًا.لمن: مدير الأسطول
- سارية أو توشك على الانتهاء أو منتهية بنظرة واحدة — تعرض كل ورقة شارة بالمدة المتبقية تُحسب من تاريخ انتهائها في كل مرة تنظر فيها، ووسم حالة يتحدث كلما حُفظت الورقة أو شُغّل فحص الانتهاء. والورقة التي بلا تاريخ انتهاء لا تُعلَّم أبدًا.لمن: مدير الأسطول
- التجديد يحتفظ بالورقة القديمة — جدّد بتسجيل الوثيقة الجديدة، فتصبح القديمة «مستبدلة» وتبقى مقروءة. وبذلك تبقى وثيقة التأمين التي كنت مؤمَّنًا بها يوم الحادث متاحة للقراءة، وتتوقف الورقة المجددة عن احتسابها خطرًا قائمًا لحظة وجود بديلها.لمن: مدير الأسطول
- صفحة امتثال للأسطول كله — كل الأوراق لكل المركبات في قائمة واحدة، الأقرب انتهاءً أولًا، مع بطاقات للمنتهية والتي تنتهي خلال 30 يومًا والمركبات الخارجة عن الخدمة. ابحث برقم اللوحة أو العنوان أو رقم المرجع، وصفِّ حسب النوع، وأرسل الرابط إلى زميل ليفتح العرض نفسه.لمن: مدير الأسطول
- نوافذ الانتهاء تطابق القائمة — «تنتهي خلال 30 يومًا» تعني الأيام الثلاثين القادمة وتستثني الأوراق المنتهية فعلًا، فلها بطاقتها الخاصة. والرقم على البطاقة والصفوف التي تفتحها متطابقان دائمًا.لمن: مدير الأسطول
- أيام التذكير لكل نوع وثيقة — لكل نوع وثيقة أيام تذكير خاصة به، 90 و60 و30 و15 و7 أيام قبل الانتهاء افتراضيًا، وتأخذ الورقة الجديدة أيام نوعها عند تسجيلها. غيّرها لكل نوع من «الإعدادات ← أنواع الوثائق». أما رخص القيادة فتستخدم الأيام العامة للأسطول في «القواعد والتذكيرات».لمن: مدير الأسطول
- أنواع وثائق تتحكم فيها — تأتي بطاقة التسجيل والتأمين وبطاقة التشغيل وشهادة الفحص الفني ورسوم الطرق والتصريح جاهزة للإمارات. أضف أنواعك الخاصة مثل معايرة جهاز التاكوغراف، باسم عربي وبلد وأيام تذكير خاصة بك. ويمكنك تعليم النوع «مطلوب»، فيظهر ذلك في القائمة، لكن إدارة الأسطول لا تنبّه بعد عندما تفتقر مركبة إلى ورقة مطلوبة. وحذف نوع تستخدمه أوراق قائمة يؤرشفه، فتحتفظ تلك الأوراق باسمها.لمن: مدير الأسطول، مسؤول النظام
- أرشف الورقة دون أن تفقدها — أرشف الوثيقة التي لم تعد تنطبق، فتتوقف مراقبتها وتبقى في السجل، ويعيدها مفتاح «تضمين المؤرشفة» إلى العرض.لمن: مدير الأسطول
- أنواع مستندات وقوائم تذكير معقولة — رمز نوع المستند مفتاح قصير (أحرف صغيرة وأرقام وشرطات سفلية)، ويحمل المستند أو النوع اثني عشر يوم تذكير على الأكثر.لمن: مدير الأسطول
التذكيرات والإشعارات التلقائية
يعرف الشخص المعني قبل أن تنتهي ورقة، أو عندما تنتقل مركبة من يد إلى يد، داخل التطبيق وبالبريد الإلكتروني.
- فحص الانتهاء للأوراق والرخص — ضغطة واحدة على «شغّل فحص الانتهاء الآن» تعيد حساب كل ورقة ورخصة قيادة، وترسل تذكيرًا واحدًا لكل ورقة أو رخصة بلغت للتو يوم تذكير. وتشغيله مرة أخرى في اليوم نفسه لا يرسل شيئًا جديدًا، والتذكير الذي تعذّر وضعه في قائمة الإرسال يُعاد في المرة التالية. ولا يعمل إلا عندما يضغط أحد الزر، فلا يوجد جدول يومي مدمج.لمن: مدير الأسطول، مسؤول النظام
- تذكير الوثائق يصل إلى من يجدّدها — تذهب الاستمارة أو وثيقة التأمين أو التصريح الذي يقترب تاريخه إلى كل من يجوز له تعديل وثائق المركبات، بجملة مثل «تنتهي خلال 20 يومًا» أو «انتهت قبل 6 أيام»، مع رابط مباشر إلى تبويب «الوثائق» في تلك المركبة.لمن: مدير الأسطول، مسؤول النظام
- تذكير الرخصة للسائق وللمكتب — يذهب تذكير رخصة القيادة إلى السائق نفسه إن كان له حساب دخول، وإلى كل من يدير قائمة السائقين، لأن من يجدّدها هو السائق، وعلى المكتب أن يسجّل التاريخ الجديد.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة، السائق
- تحذير عندما يتسلّم صاحب رخصة منتهية مركبة — عندما تنتهي رخصة سائق وهو ما زال يتسلّم مركبة، يتلقى من يسلّمون المركبات ويستلمونها إشعارًا واحدًا لكل سائق ولكل تاريخ انتهاء يسمّي المركبات. وإذا جُدّدت ثم انتهت مجددًا في العام التالي يتكرر التحذير.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
- إشعارات التسليم والإرجاع للسائق — يُبلَّغ السائق عند تسليمه مركبة وعند انتهاء التسليم، سواء بالإرجاع أو بإيقاف المركبة عن العمل أو بإيقافه هو أو بمغادرته الشركة، مع تذكير بإعادة المفاتيح وبطاقة الوقود.لمن: السائق
- داخل التطبيق وبالبريد الإلكتروني — يصل كل تذكير إلى جرس الإشعارات مع رابط إلى السجل، ورسالة بريد إلكتروني بنص مقروء، وفق إعداد البريد لدى شركتك. والرسائل مكتوبة بالإنجليزية اليوم. وتقول إدارة الأسطول «في قائمة الإرسال» لا «أُرسل»، لأن مركز الإشعارات هو من يقرر التسليم بعد ذلك.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة، السائق
- يمكن إيقاف التذكيرات — لتذكيرات الانتهاء مفتاح لدى مشغّل المنصة وآخر لدى شركتك في «الإعدادات ← الميزات». وإن أُوقف أيٌّ منهما يرفض زر «شغّل فحص الانتهاء» العمل ولا يُرسل شيء، فلا تختلف الشاشة وأي جدول تشغيل أبدًا.لمن: مسؤول النظام
الخدمة الذاتية للسائق
يرى السائق مركبته ورخصته ووثائقه، ولا يرى ما يخص غيره.
- مركبتي — يفتح السائق صفحة واحدة تعرض كل مركبة سُلّمت إليه، برقم اللوحة ومنطقتها والصانع والموقع وقراءة العدّاد عند التسليم وملاحظة التسليم وتاريخ استلامه لها. وإذا كان يتسلّم أكثر من مركبة فلكل منها بطاقة.لمن: السائق
- رخصتي — يرى السائق فئة رخصته ورقمها وتاريخ انتهائها وتاريخ انتهاء الفحص الطبي مع شارة الانتهاء، فلا يحتاج أحد إلى سؤال المكتب هل ما زالت سارية.لمن: السائق
- هل مركبتي نظامية اليوم — يرى السائق استمارة المركبة التي يتسلّمها وتأمينها وتصاريحها مع شارات الانتهاء، في «مركبتي» وفي صفحة الامتثال، ورسالة خطأ صادقة إن تعذّر تحميل القائمة بدل الادعاء بأنه لا شيء مسجّل.لمن: السائق
- ورقة التسليم الموقّعة على البطاقة — ترتبط كل بطاقة مركبة بورقة التسليم الموقّعة التي أرفقها منسّق الحركة، وتُفتح في إدارة المستندات وفق قواعد الوصول الخاصة بها، أو تقول البطاقة إنه لا توجد ورقة موقّعة مرفقة.لمن: السائق
- السائق يصل إلى صفحته مباشرة — من لا يملك إلا صلاحية السائق يُحوَّل من الصفحة الرئيسية للأسطول إلى «مركبتي»، لأن الصفحة الرئيسية تعدّ أسطولًا لا يستطيع رؤيته. ومدير الأسطول الذي يفتح «مركبتي» دون أن يكون سائقًا يُحوَّل إلى الصفحة الرئيسية مع ملاحظة تشرح السبب.لمن: السائق، مدير الأسطول
- رسالة واضحة عندما لا يكون حساب الدخول مرتبطًا — السائق الذي لم يُربط حساب دخوله بسجل سائق يُطلب منه أن يراجع مدير الأسطول ليضيفه من «الأسطول ← السائقون»، حيث يمكن تحويل سجله كموظف إلى سائق بخطوة واحدة، بدل أن يرى صفحة فارغة.لمن: السائق
- تسجيل عدّاد المركبة التي تقودها — يسجّل السائق من الهاتف قراءة عدّاد المركبة التي بحوزته الآن، مع صورة اختيارية للوحة العدّادات. وتُردّ القراءة الأدنى من السابقة مع نصيحة بمراجعة مكتب الأسطول الذي يستطيع تصحيحها مع ذكر السبب. وتُرفض مركبة ليست بحوزة السائق، وإذا أعاد الهاتف إرسال القراءة بعد انقطاع الإشارة سُجّلت مرة واحدة.لمن: السائق، مدير الأسطول
نظرة عامة على الأسطول والقوائم
تجيب الصفحة الرئيسية عمّا سيوقف مركبة عن العمل غدًا، وكل رقم يفتح القائمة التي خلفه.
- الصفحة الرئيسية للأسطول — تفتح على ما ينتظرك: الوثائق ورخص القيادة الأقرب انتهاءً في قائمة واحدة، الأعجل أولًا. وتحتها حتى أربعة أرقام تطلب إجراءً — خارج الخدمة، والوثائق المنتهية، والرخص المنتهية، وعلى الطريق الآن أو بلا سائق — مما يجوز لدورك فتحه. انقر الرقم فتُفتح القائمة بتلك التصفية بالضبط، فيمكن تدقيق الرقم بعدّ الصفوف.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة، مدير الورشة، مسؤول السلامة
- التوزيع حسب الفئة ونوع الوقود — اعرض الأسطول حسب فئة المركبة وحسب نوع الوقود أو الطاقة، فتظهر حصة الديزل مقابل الهجين والكهربائي دون جدول بيانات.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة، مدير الورشة، مسؤول السلامة
- الوثائق والرخص التي توشك على الانتهاء — قائمة واحدة، «ما يوقف مركبة عن العمل غدًا»، تجمع الوثائق ورخص القيادة الأقرب انتهاءً، الأعجل أولًا، برقم اللوحة أو اسم السائق ونوع الوثيقة والتاريخ والأيام المتبقية. وكل صف يفتح وثائق المركبة أو صفحة السائق.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة، مسؤول السلامة
- المركبات التي لا يقودها أحد — تعدّ بطاقة المركبات التي في الخدمة بلا تسليم مفتوح، وتفتح السجل مصفّى عليها. والعدد يشمل الأسطول كله، لا الصفحة التي تراها فقط.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
- البطاقات لا تظهر إلا إن استطعت فتحها — لا يرى منسّق الحركة أو مدير الورشة البطاقات التي ستنتهي إلى صفحة رفض. ولا تظهر بطاقات الوثائق والرخص إلا لمن يجوز لهم فتح القوائم التي خلفها.لمن: منسّق الحركة، مدير الورشة، مسؤول السلامة
- اختصارات من الصفحة الرئيسية — أضف مركبة، أو حوّل موظفًا إلى سائق، أو سلّم مركبة من أعلى الصفحة الرئيسية، وكلٌّ منها يفتح النموذج الحقيقي. وتحت الأرقام صف روابط إلى المركبات والسائقين والتسليمات والامتثال والحوادث والخريطة المباشرة، يظهر منها ما يجوز لدورك فتحه فقط.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
- الأعمدة والعروض المحفوظة والتصدير إلى CSV — في كل قوائم الأسطول اختر الأعمدة ورتّبها، وجمّع وصفِّ، واحفظ عرضًا، وصدّر الصفوف المعروضة إلى CSV. ويُحفظ العرض الذي ضبطته في عنوان الصفحة، فيعيدك التحديث أو الرابط الملصق إلى الشاشة نفسها.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة، مسؤول السلامة
استيراد سجل المركبات
تأتي معظم الشركات بجدول بيانات، لذا فالاستيراد الذي يفحص أولًا جزء من اليوم الأول.
- استورد المركبات من جدول بيانات — احفظ الجدول بصيغة CSV، واختر الملف أو الصق الصفوف، واقرأ جدولًا بما سيُنشأ أو يُحدَّث أو يُتخطى أو يُرفض قبل كتابة أي شيء. حتى 5,000 صف و5 ميغابايت لكل ملف.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
- إعادة الاستيراد آمنة — تُطابق الصفوف برقم اللوحة والمنطقة أولًا ثم برقم الهيكل، فإعادة إرسال الجدول المصحَّح تحدّث المركبات بدل تكرارها. والخلايا الفارغة تُبقي القيمة الحالية للمركبة، وقراءة العدّاد المستوردة لا تُنقص العدّاد أبدًا.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
- المعاينة أولًا، والكل أو لا شيء — تطبق المعاينة الحدود نفسها وقاعدة تكرار اللوحات نفسها التي يطبقها الاستيراد الفعلي. وإن كان في أي صف خطأ لا يكتب الاستيراد شيئًا، ويعرض كل صف خاطئ مع ما فيه من خطأ، فلا يُحمَّل السجل نصف تحميل أبدًا.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
- المناطق بالاسم في الملف — يقبل عمود المنطقة «Dubai» أو «DXB» أو «دبي» ويطابقه مع قائمة مناطقك، وتُذكر المنطقة غير المعروفة عند صفها، ولا يُستورد شيء حتى تسلم كل الصفوف. وبعد الاستيراد يبقى التقرير مفتوحًا، وكل رقم لوحة يفتح المركبة التي أنشأها.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
السجل والملاحظات والتدقيق
يجيب كل سجل عمّا تغيّر ومتى ومن غيّره، ويستطيع الزملاء مناقشته في مكانه.
- سجل التغييرات على المركبات والسائقين — يعرض تبويب «السجل» لكل مركبة وسائق كل تغيير مع من أجراه ومتى والقيمة القديمة والجديدة، بالكلمات التي تستخدمها شاشاتك. وتُسجَّل التغييرات التي تتم بالاستيراد أو المساعد الذكي أو نظام مرتبط بالطريقة نفسها التي تُسجَّل بها تعديلات الشاشة. وتُسجَّل تغييرات وثائق المركبات أيضًا ويمكن قراءتها عبر المساعد الذكي.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة، مدير الورشة، مسؤول السلامة
- ملاحظات ومتابعون ومهام متابعة على السجل — في تبويب «السجل» للمركبة أو السائق، اكتب ملاحظة، وأضف متابعين، وجدول متابعة لزميل مثل «أعد فحص المكابح». تظهر المهمة على السجل وفي قائمة أنشطة الزميل. ويستطيع من يجوز لهم تعديل السجل النشر فيه، ويستطيع غيرهم ممن يجوز لهم رؤيته قراءة المجريات.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
- ناقش مركبة أو سائقًا في المحادثات — افتح نقاشًا في المحادثات من صفحة مركبة أو سائق، وأضف مشرف الورشة، وصِف العطل. والرابط الملصق يظهر بطاقة لا تفتح المركبة إلا لمن لديهم وصول إلى إدارة الأسطول.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة، مدير الورشة
- سجل تدقيق للبيانات الشخصية — تُكتب تغييرات السائقين في سجل التدقيق باسم الشخص المعني مع الأساس القانوني والغرض، وتُسجَّل أيضًا تغييرات المركبات والتسليمات والوثائق. وتُحفظ قيود التدقيق وفق قواعد الاحتفاظ في المنصة.لمن: مسؤول النظام
- كل رفض يقول ما الخطوة التالية — عندما ترفض إدارة الأسطول أمرًا، تسمّي الرسالة اللوحة أو السائق أو الحد المعني وما يجب فعله، بالعربية أو الإنجليزية، مثل «سلّمها كتسليم مؤقت» أو «اطلب من مدير الأسطول رفع الحد».لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة، السائق
- حماية من الحفظ فوق تغيير الآخرين — ترفض نماذج تعديل المركبة والسائق، وجداول أنواع الوثائق وفئات الرخص ومناطق اللوحات، الحفظ المبني على نسخة قديمة مع رسالة لإعادة التحميل، فلا يضيع تغيير زميل دون علم. ويحصل المساعد الذكي والمساعدات المرتبطة على الحماية نفسها عندما ترسل النسخة التي قرأتها.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
الإعدادات والقواعد
ما يُعد وثيقة، وما تغطيه الرخصة، ومدى صرامة التسليم، كلها قراراتك، محفوظة بيانات قابلة للتعديل لا قواعد ثابتة.
- حمّل الحزمة الإماراتية الأولية — ضغطة واحدة تثبّت أنواع الوثائق الإماراتية، وتسع فئات رخص إماراتية مبنية على فئات هيئة الطرق والمواصلات (RTA)، ومناطق اللوحات في الإمارات والسعودية والكويت وقطر والبحرين وعُمان. ويمكن الضغط مرة أخرى دون الكتابة فوق أي شيء عدّلته.لمن: مدير الأسطول، مسؤول النظام
- فئات رخص قابلة للتعديل — الفئات الإماراتية، من الدراجة النارية والمركبة الخفيفة إلى الشاحنة الثقيلة والحافلة والجرار، لكل منها اسم عربي وقائمة اختيار بفئات المركبات التي تغطيها. وعندما تتغير فئة بقرار رسمي تغيّر سطرًا، ولا تنتظر إصدارًا جديدًا.لمن: مدير الأسطول، مسؤول النظام
- مناطق لوحات قابلة للتعديل — الإمارات والمناطق السعودية ومناطق خليجية أخرى، لكل منها اسم عربي والتهجئات الأخرى التي تستخدمها الملفات، فتتطابق عمليات الاستيراد. أضف المناطق وأعد تسميتها ورتّبها وأرشفها واستعدها، وتعرض القائمة عدد المركبات التي تستخدم كل منطقة.لمن: مدير الأسطول، مسؤول النظام
- أيام التذكير — اضبط أيام التذكير العامة للأسطول، مثل 90 و60 و30 و15 و7 أيام قبل الانتهاء. وتنطبق على رخص القيادة، وعلى الورقة الجديدة التي لا يحدد نوع وثيقتها أيامًا خاصة به.لمن: مدير الأسطول، مسؤول النظام
- مفتاح فحص الرخصة — اختر هل يُرفض التسليم عندما لا تغطي فئة رخصة السائق المركبة. وهو مفعّل افتراضيًا، فلا توقفه إلا إن لم تُضبط فئاتك بعد. والرخصة المنتهية تُرفض أيًّا كان هذا الإعداد.لمن: مدير الأسطول، مسؤول النظام
- حد المركبات لكل سائق — حدّد عدد التسليمات الدائمة التي يجوز لسائق واحد أن يتسلّمها معًا، والصفر يعني بلا حد.لمن: مدير الأسطول، مسؤول النظام
- كيلومترات أو أميال — اختر وحدة المسافة فتتبعها كل المسافات في شاشات الأسطول، معنونة بلغة القارئ (كم أو km، ميل أو mi).لمن: مدير الأسطول، مسؤول النظام
- حدّث أسماء الموردين — إن ظهرت شركة التأمين أو المؤجِّر شرطةً، فضغطة واحدة تطلب من الأطراف (جهات الاتصال والشركاء) أحدث أسماء كل شركات التأمين والمؤجِّرين والوكالات المستخدمة في الأسطول، فتظهر خلال دقيقة.لمن: مدير الأسطول، مسؤول النظام
العربية وخصوصيات الخليج
شاشات وقوائم ورسائل تُقرأ بطبيعية لدى مكتب أسطول خليجي، باللغتين.
- شاشات عربية بتخطيط من اليمين إلى اليسار — شاشات الأسطول متاحة بالعربية بتخطيط من اليمين إلى اليسار ومصطلحات الأعمال الخليجية مثل مركبة وسائق ورخصة القيادة والفحص الفني وتسليم المركبة. وتظهر رسائل الرفض بلغة القارئ، أما رسائل التذكير والبريد الإلكتروني فمكتوبة بالإنجليزية اليوم.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة، مدير الورشة، الفني، مسؤول السلامة، السائق
- أسماء عربية في كل قوائم الرموز — تحمل أنواع الوثائق وفئات الرخص ومناطق اللوحات اسمًا عربيًا بجانب الإنجليزي يظهر على الشاشة العربية، فتُقرأ «الملكية» كما هي مكتوبة على البطاقة.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة، السائق
- مناطق اللوحات في دول الخليج — الإمارات السبع، والمناطق السعودية الثلاث عشرة، والكويت وقطر والبحرين وعُمان، لأن رقم اللوحة نفسه قد يوجد في إمارتين ويجب التمييز بينهما.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
الأدوار والصلاحيات
ستة أدوار جاهزة، يرى كلٌّ منها ما يحتاجه عمله فقط، والسائق مقصور على سجله.
- ستة أدوار جاهزة للأسطول — تأتي أدوار مدير الأسطول ومنسّق الحركة ومدير الورشة والفني والسائق ومسؤول السلامة مثبّتة بالصلاحيات التي يحتاجها كل عمل، ويستطيع مسؤول النظام تعديلها. ويستطيع دورا الورشة والسلامة قراءة السجل والصفحة الرئيسية اليوم، أما شاشات عملهما الخاص فليست جزءًا من المنتج بعد. وتسمّي قائمة الصلاحيات أيضًا مجالات مثل الوقود والصيانة والمخالفات لا تتوفر في إدارة الأسطول بعد، ومنحها لا يغيّر شيئًا اليوم.لمن: مسؤول النظام
- السائق لا يرى إلا ما يخصه — دور السائق مقصور على المركبة المسلَّمة إليه حاليًا ورخصته ووثائق تلك المركبة. ولا يستطيع قراءة السجل ولا السائقين الآخرين ولا تسليماتهم.لمن: السائق
- منسّق الحركة يسلّم دون رؤية الوثائق — افتراضيًا يستطيع منسّق الحركة إضافة المركبات والسائقين وتسليم المركبات، لكنه لا يستطيع فتح سجل الوثائق، فتُخفي الصفحة الرئيسية عنه بطاقات الوثائق. ويستطيع مسؤول النظام منح منسّق الحركة صلاحية الوثائق.لمن: منسّق الحركة، مسؤول النظام
- صلاحية منفصلة لكل إجراء — الأرشفة، وإيقاف المركبة عن العمل، والاستيراد، وتعديل الوثائق، وتغيير الإعدادات، كلٌّ منها صلاحية مستقلة، فيمكن ائتمان شخص على أحدها دون أن يحصل على البقية.لمن: مسؤول النظام
- الأزرار المخفية تطابق ما يسمح به النظام — تختفي الأزرار والتبويبات عمّن لا يجوز لهم استخدامها، وتُطبَّق القاعدة نفسها على الخادم، فلا يكون إخفاء عنصر التحكم هو الحاجز الوحيد بين الشخص والسجل.لمن: مسؤول النظام
الذكاء الاصطناعي والمساعد الذكي
اسأل عن الأسطول بلغة عادية، ودع المساعد الذكي ينجز العمل بعد تأكيدك.
- اسأل المساعد الذكي عن الأسطول — اسأل عن وثائق المركبات التي تنتهي خلال الثلاثين يومًا القادمة، أو عدد المركبات الخارجة عن الخدمة، أو السائقين الذين انتهت رخصهم، أو من يقود مركبة معينة. تُنفَّذ الأسئلة فورًا وتعود بقائمة فيها الأسماء، لا المعرّفات الخام أبدًا.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة، السائق
- إجراءات المساعد الذكي تستأذن أولًا — أضف مركبة أو سائقًا أو حدّثهما، وغيّر الحالة، وسجّل قراءة العدّاد، وسلّم مركبة أو أنهِ تسليمًا، وأرفق أوراق التسليم، وأضف وثيقة أو جدّدها، واستورد المركبات، وأدر أنواع الوثائق وفئات الرخص ومناطق اللوحات، وغيّر الإعدادات، وشغّل فحص الانتهاء. يعرض المساعد الذكي بطاقة بما سيفعله بالضبط وينتظر أن تضغط «تشغيل».لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
- المساعد الذكي يحترم صلاحياتك — يحتاج كل إجراء للمساعد الذكي إلى الصلاحية نفسها التي تحتاجها الشاشة. فلا يستطيع المساعد الذكي لدى منسّق الحركة أرشفة مركبة، ولا يرى المساعد الذكي لدى السائق إلا مركبته ورخصته.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة، السائق
- تعديلات آمنة عبر المساعد الذكي — يمكن أن تحمل التحديثات التي تتم عبر المساعد الذكي النسخة التي بُنيت عليها، فيُرفض المساعد الذي يعمل من نسخة قديمة بدل أن يكتب فوق تغيير زميل.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
- إجراءات الأسطول للمساعدات الذكية المرتبطة — كل قدرة في إدارة الأسطول، من قراءة السجل إلى تشغيل فحص الانتهاء، متاحة أيضًا لمساعدات الذكاء الاصطناعي الخارجية التي تربطها بشركتك، بالصلاحيات نفسها وفحص الترخيص نفسه الذي تمر به الشاشات.لمن: مسؤول النظام
- حزمة تقارير الأسطول في التحليلات — ثبّت حزمة الأسطول في التحليلات — ذكاء الأعمال والتطبيقات لتعرض المركبات حسب الحالة والفئة والموقع، ومتوسط قراءة العدّاد حسب الموقع، والمركبات المسلَّمة إلى سائقين، والوثائق التي توشك على الانتهاء أو انتهت.لمن: مدير الأسطول
التتبّع بنظام GPS والرحلات والأماكن
اعرف أين المركبات وماذا فعلت، من أجهزة التتبّع أو من هاتف السائق، دون منتج تتبّع منفصل.
- تسجيل جهاز تتبّع على مركبة — أضف جهاز تتبّع إلى مركبة مع اسم الصانع أو الطراز واسم للجهاز ومعرّفه. يظهر رمز الجهاز السرّي عند إضافته أو تجديده فانسخه إلى الجهاز؛ ويمكنك تجديده أو إلغاؤه أو أرشفة الجهاز في أي وقت، ولا يمكن أن يخصّ معرّف الجهاز الواحد أكثر من جهاز تتبّع.لمن: مدير الأسطول
- مواقع من أي جهاز تتبّع — يرسل جهاز التتبّع أو التطبيق مواقعه إلى عنوان عام مع رمزه، بصيغة JSON بسيطة أو بصيغة Traccar Client أو برابط OsmAnd، حتى خمسمئة نقطة في الطلب. يُرفض الرمز الخاطئ، وتُرفض كل نقطة غير صالحة مع سببها (دون وقت أو في المستقبل أو خارج الخريطة أو بسرعة مستحيلة) بدل تخزينها.لمن: مدير الأسطول
- يشارك السائق موقع هاتفه — يستطيع السائق الموافق أن يشارك موقع هاتفه للمركبة التي بحوزته، فتظهر على الخريطة مركبة لا جهاز تتبّع عليها. تتطلب المشاركة موافقة السائق المسجّلة، وإذا كان بحوزته أكثر من مركبة فهو من يختار المركبة.لمن: السائق
- خريطة حيّة بالمواقع الحالية — اعرف أين سُمع آخر مرة من كل مركبة متتبَّعة، مع سرعتها والسائق الذي بحوزتها ومنذ متى أبلغت؛ وتُعلَّم المركبة الصامتة طوال مدة الركود (عشر دقائق افتراضيًا) بأنها راكدة.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
- سجل مسار المركبة — افتح أي مركبة وأعد عرض المكان الذي ذهبت إليه بين تاريخين. يُرفض تاريخ بداية يسبق النهاية برسالة واضحة، والنقاط المعروضة هي التي اجتازت الفحوص أعلاه.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة
- رحلات تُبنى تلقائيًا — تُكتشف الرحلات من المواقع: وقت البداية والنهاية والمسافة ووقت الحركة والتوقف وأعلى سرعة، مع السائق الذي يسمّيه سجل التسليم في تلك اللحظة. تتوفر قائمة وملخص لأي فترة، ويمكن التنقل بين الرحلات بالأسهم السابق والتالي.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة، السائق
- الأماكن: المستودعات ومواقع العملاء والمناطق المحظورة — ارسم مكانًا كدائرة (من 10 أمتار إلى 50 كيلومترًا) أو مضلّع (من 3 إلى 200 زاوية دون أن يتقاطع مع نفسه) وحدّد هل هو مستودع أم موقع عميل أم منطقة محظورة. يُسجَّل حدث ويُعلَن عند دخول المركبة أو خروجها، ويمكن إيقاف المكان أو أرشفته دون فقدان سجله.لمن: مدير الأسطول
- تتبّع قابل للضبط — حدّد مدة التوقف التي تنهي الرحلة، ومدة بقاء المركبة واقفة قبل احتسابها خمولًا، ومتى يُعدّ الموقع راكدًا، وكل كم ثانية تتحدّث الخريطة، وكم شهرًا تُحفظ المواقع (13 افتراضيًا)؛ وتُحذف المواقع الأقدم كل ليلة.لمن: مدير الأسطول
الحوادث والأضرار والمخالفات
يبلّغ السائقون عن الحوادث والأضرار والمخالفات من الطريق، ويفرزها المديرون مع احتساب السائق الصحيح.
- الإبلاغ عن حادث أو ضرر أو مخالفة — من الطريق يبلّغ السائق، أو المدير نيابة عنه، عمّا حدث مع المكان والصور وبضع جمل. لا يمكن أن يكون الوقت في المستقبل، ويحتاج الموقع إلى إحداثيّيه معًا، ويُرفض البلاغ دون وصف.لمن: السائق، مدير الأسطول، مسؤول السلامة
- يبلّغ السائق عن مركبته فقط — لا يبلّغ السائق إلا عن المركبة التي بحوزته الآن أو كانت بحوزته وقت الحدث، ويُحتسب عليه هو؛ ويستطيع المدير الإبلاغ عن أي مركبة وتسمية السائق. وتُعامل مركبة غيره كأنها غير موجودة فلا يمكن تخمين اللوحات.لمن: السائق، مدير الأسطول
- المخالفات مع الجهة والرقم والمبلغ — يحمل بلاغ المخالفة المبلغ (بعملة الشركة ما لم يُذكر رمز عملة حقيقي آخر) والجهة المصدِرة ورقم المرجع. ولا يمكن تسجيل المرجع نفسه من الجهة نفسها مرتين، فلا يُحاسَب السائق مرتين على مخالفة واحدة.لمن: مدير الأسطول، مسؤول السلامة
- قائمة الفرز والإغلاق — تصل البلاغات بحالة «تحتاج نظرة». وتعرض صفحة البلاغ أين وصل (تحتاج نظرة، تمت المراجعة، مغلق) وسطرًا يقول ما الخطوة التالية ومنذ متى، مع الزر الذي ينقله لمدير الأسطول أو مسؤول السلامة، فيعلّمه مراجَعًا أو مغلقًا مع ملاحظة، ويصحّح من تُحمَّل عليه المخالفة، ويؤرشف البلاغ (و«تراجع» تعيده فورًا) أو يستعيده لاحقًا. وكل تغيير في السجل بجانب البلاغ.لمن: مدير الأسطول، مسؤول السلامة
- آمن عند إعادة المحاولة على اتصال ضعيف — يُخزَّن البلاغ المرسل من الهاتف بمفتاح عدم التكرار مرة واحدة حتى لو أعاد الهاتف المحاولة، ويُرفض المفتاح نفسه مع كلمات مختلفة بدل الكتابة فوق الأول.لمن: السائق
- إعلام المراجعين وصاحب البلاغ — عند تسجيل بلاغ يصل كل من يحق له مراجعة البلاغات إشعار داخل التطبيق يذكر نوع البلاغ ورقم اللوحة ومن أبلغ. وعندما يعلّم المراجع البلاغ بأنه روجع أو يغلقه أو يعيده للنظر يصل الإشعار إلى من أبلغ. أما المكان والوصف والمبلغ وملاحظة المراجع فتبقى في البلاغ ولا تظهر في الرسالة.لمن: السائق، مدير الأسطول، مسؤول السلامة
تعلّمه داخل التطبيق
جولة إرشادية داخل الأسطول تعلّمك العمل بأن تنفّذه بنفسك.
- جولة إرشادية عملية — 5 فصول قصيرة (ابحث عن مركبة وافتحها؛ أضف المركبات والسائقين؛ سلّم مركبة؛ تابِع المركبات على الطريق؛ حافظ على سريان المستندات) تبدأ تلقائياً عند أول فتح لتطبيق الأسطول. تنتظر كل خطوة أن تنفّذها فعلياً، مثل فتح قائمة أو حفظ أول سجل، ويمكن إيقاف أي فصل مؤقتاً أو متابعته أو إعادته من آخر سطر في قائمة الأسطول أو من «الجولات» في قائمة الحساب.لمن: مدير الأسطول، منسّق الحركة، مدير الورشة، الفني، مسؤول السلامة، محاسب
تعمل مع وحدات أخرى
استبعاد الأصل الثابت يستبعد المركبةعندما تستبعد المالية أصلًا ثابتًا مرتبطًا بمركبة، تعلّم إدارة الأسطول المركبة مستبعدة، ولا يُنهى أي تسليم ما زال مفتوحًا عليها. ولا ترحّل إدارة الأسطول أي شيء إلى دفتر الأستاذ بنفسها، فالاستبعاد المسجّل في الأسطول أولًا تسجّله المالية.ملاحظات ومتابعات على المركبات والسائقينتعرض صفحات المركبات والسائقين في تبويب «السجل» سلسلة الملاحظات المشتركة والمتابعين والأنشطة المجدولة لذلك السجل.اسأل عن المركبات والوثائق التي توشك على الانتهاءيقرأ المساعد الذكي المركبات والسائقين والوثائق التي توشك على الانتهاء، وبعد التأكيد يسلّم المركبات ويسجّل قراءات العدّاد ويشغّل فحص الانتهاء.المواقع تأتي من مواقع العمل لديكتعرض أداة اختيار الموقع في المركبة مواقع العمل المعرّفة في الوقت والحضور، فيُسمّى الموقع مرة واحدة للشركة كلها.ناقش مركبة أو سائقًا في المحادثاتيمكن أن تفتح صفحة المركبة أو السائق نقاشًا في المحادثات، والرابط الملصق يُظهر بطاقة تُحدَّد لكل قارئ بحسب صلاحياته.أوراق التسليم وصوره تُرفق بتسليم المركبةورقة التسليم الموقّعة والصور مستندات في إدارة المستندات، ويحتفظ التسليم بما يصل إلى خمسين مرجعًا إليها. ولا تنسخ إدارة الأسطول الملف أبدًا.الموظف يصبح سائقًاتُبنى قائمة السائقين من موظفي الموارد البشرية: يُنسخ الاسم والهاتف والبريد الإلكتروني والقسم ومرجع بطاقة الوقود وحساب الدخول مرة واحدة عند تحويل الشخص إلى سائق. ولا يُعرض إلا الموظفون الذين رُبط سجلهم بحساب دخول ولم يغادروا وليسوا سائقين بعد.الموظف المغادر لا يبقى سائقًا مسؤولًا عن مركبةعندما تطبّق الموارد البشرية إنهاء خدمة أو تستكمل قائمة إجراءات المغادرة، تنهي إدارة الأسطول تسليمات المركبات المفتوحة للموظف وتُبلغه وتجعله سائقًا غير نشط، فلا تبقى مركبة مسندة إلى شخص غادر.مركبات الأسطول ووثائقه تغذّي تقرير الأسطولتُقرأ المركبات والسائقون والتسليمات وانتهاء وثائق المركبات لحزمة تقارير الأسطول.التذكيرات وإشعارات التسليم والبلاغات تصل إلى الشخص المعنيتعلن إدارة الأسطول عن الورقة التي توشك على الانتهاء، والرخصة التي توشك على الانتهاء أو انتهت، والمركبة المسلَّمة، والتسليم المنتهي، وتسجيل بلاغ حادث أو ضرر أو مخالفة، وانتقال البلاغ إلى حالة جديدة. ويحوّل مركز الإشعارات كلًّا منها إلى رسالة للأشخاص المعنيين، داخل التطبيق، وبالبريد الإلكتروني للتذكيرات والتسليم متى أُعدّ البريد، بالإنجليزية، مع رابط إلى السجل.شركات التأمين والمؤجِّرون والوكالات تأتي من الأطرافتُختار شركة تأمين المركبة ومؤجِّرها ووكالة السائق من قائمة الأطراف (جهات الاتصال والشركاء) المشتركة. وتُبقي إدارة الأسطول الأسماء محدّثة عند تغيّرها، وتتبع دمج شركتين مكررتين، ويمكنها أن تطلب من الأطراف إعادة إرسال كل اسم تستخدمه.السائقون هم موظفوكيُنشأ السائق من موظف في الموارد البشرية بنسخ الاسم والهاتف والبريد الإلكتروني والقسم، وعندما تستكمل الموارد البشرية إجراءات مغادرة سائق تُغلق تسليماته المفتوحة.المساعد الذكي يدير الأسطوليقرأ المساعد الذكي بيانات الأسطول، وبعد التأكيد يسجّل المركبات والسائقين والتسليمات والوثائق ويغيّرها.
يُنجزها أكثر من شخص
منسّق الحركة يسلّم مركبة، والسائق يراها، ثم يستلمها منسّق الحركةمركبة ثانية للسائق نفسه تُرفض، فتُغطّى بتسليم مؤقت أو برفع الحدورقة التسليم الموقّعة ترافق التسليمتذكير برخصة السائق ينتهي بتسجيل التاريخ الجديدرخصة منتهية لسائق ما زال يتسلّم مركبةمركبة تخرج عن الخدمة ويُعفى سائقهاإعداد سائق جديد من الموارد البشرية حتى أول تسليمتحرير مركبة الموظف المغادر عندما تنهي الموارد البشرية خدمتهمدير الأسطول يرصد عطلًا ومدير الورشة يتابعهمدير الأسطول يناقش مركبة معطلة مع مدير الورشة في المحادثاتمراجعة بلاغ السائق والرد عليه
ماذا يحصل عليه كل دور
- مدير الأسطول — يملك سجل المركبات وقائمة السائقين من أولهما إلى آخرهما: يضيف المركبات ويعدّلها، ويستورد الأسطول من جدول بيانات بعد معاينة تجريبية، ويحوّل موظفي الموارد البشرية إلى سائقين، ويسلّم المركبات ويستلمها، ويجدّد الاستمارة والتأمين بتسجيل الوثيقة الجديدة فتبقى القديمة محفوظة. ويضبط إعدادات الأسطول، من عدد المركبات التي يتسلّمها السائق الواحد إلى أيام التذكير ومناطق اللوحات، ويراقب بطاقات «توشك على الانتهاء» و«منتهية» في الصفحة الرئيسية.
- منسّق الحركة — يقرر من يقود ماذا اليوم: يسلّم المركبات إلى السائقين تسليمًا دائمًا أو مؤقتًا أو مشتركًا، ويستلمها بقراءة العدّاد، ويعرف فورًا إن كان السائق قد بلغ الحد أو كانت فئة رخصته لا تغطي المركبة. ويستطيع افتراضيًا إضافة المركبات والسائقين، لكنه لا يفتح سجل الوثائق ما لم يمنحه مسؤول النظام هذه الصلاحية.
- السائق — يفتح «مركبتي» ليرى كل مركبة مسلَّمة إليه حاليًا برقم لوحتها ووثائقها وقراءة العدّاد وملاحظة التسليم، إلى جانب رخصته وتاريخ انتهائها، ويتلقى إشعارًا في صندوق الوارد عند تسليمه مركبة أو استلامها منه.
- مسؤول السلامة — يقرأ سجل المركبات والصفحة الرئيسية للأسطول، ومنها بطاقتا الرخص التي توشك على الانتهاء والرخص المنتهية اللتان تفتحان قائمة السائقين، فتظهر له الرخصة المنتهية والمركبة الخارجة عن الخدمة. أما شاشات عمله الخاص، كالحوادث ومطالبات التأمين وتقييم السائقين، فليست جزءًا من المنتج بعد.
- مدير الورشة والفني — يقرآن اليوم سجل المركبات وسجل التغييرات لكل مركبة، أما شاشات أوامر الصيانة الخاصة بهذين الدورين فليست جزءًا من المنتج بعد.
الأسئلة الشائعة
هل يتابع برنامج إدارة الأسطول من Tarleaks الوقود والصيانة ورسوم سالك والمخالفات المرورية؟
ليس اليوم. تغطي إدارة الأسطول سجل المركبات، وقائمة السائقين برخصهم، والتسليم بين السائقين والمركبات، ووثائق الاستمارة والتأمين والتصاريح مع تذكيرات الانتهاء. أما بطاقات الوقود وأعمال الصيانة ورسوم الطرق والمخالفات والرحلات والفحوص فليست جزءًا من المنتج حاليًا، فأبقها حيث هي الآن، واستخدم إدارة الأسطول لمعرفة من يتسلّم ماذا وهل هو نظامي.
هل يعرض مواقع المركبات المباشرة من أجهزة التتبع (GPS)؟
لا. يمكنك حفظ رقم جهاز التتبع على المركبة، لكن إدارة الأسطول لا تستقبل المواقع أو الرحلات أو تنبيهات النطاقات الجغرافية من أجهزة التتبع.
كيف يذكّرنا قبل انتهاء بطاقة التسجيل أو التأمين أو رخصة القيادة؟
لكل نوع وثيقة ولكل رخصة أيام تذكير، 90 و60 و30 و15 و7 أيام قبل الانتهاء افتراضيًا، ويمكنك تغييرها. وعند تشغيل فحص الانتهاء يوضع تذكير مرة واحدة لكل ورقة أو رخصة بلغت للتو يوم تذكير، ويتلقاه من يدير الوثائق أو قائمة السائقين داخل التطبيق وبالبريد الإلكتروني مع رابط إلى السجل. ويعمل الفحص عندما يضغط أحد «شغّل فحص الانتهاء الآن»، فلا يوجد جدول يومي مدمج. والتذكيرات مكتوبة بالإنجليزية.
هل يعمل بالعربية ومع لوحات الإمارات والسعودية؟
نعم بالنسبة للشاشات. شاشات الأسطول ورسائل الرفض متاحة بالعربية بتخطيط من اليمين إلى اليسار. وتغطي مناطق اللوحات الإمارات السبع والمناطق السعودية والكويت وقطر والبحرين وعُمان بأسماء عربية، وتشمل أنواع الوثائق الأولية بطاقة تسجيل المركبة (الملكية). أما رسائل التذكير والبريد الإلكتروني فمكتوبة بالإنجليزية اليوم. وفئات الرخص المثبّتة مبنية على فئات هيئة الطرق والمواصلات الإماراتية، وللدول الأخرى تعدّل القائمة.
هل أستطيع استيراد قائمة مركباتنا من Excel؟
نعم. احفظ الجدول بصيغة CSV، والصقه أو ارفعه، واقرأ معاينة بما سيُنشأ أو يُحدَّث أو يُرفض قبل حفظ أي شيء. وإن كان في أي صف خطأ لا يُستورد شيء، فلا يُحمَّل السجل نصف تحميل أبدًا. وإعادة استيراد ملف مصحَّح تحدّث المركبات بدل تكرارها. ويتسع الملف لما يصل إلى 5,000 صف.
هل يستطيع السائق رؤية مركبته فقط؟
نعم. يرى دور السائق رخصته والمركبة المسلَّمة إليه ووثائق تلك المركبة، ولا يستطيع فتح السجل أو السائقين الآخرين. ويتلقى أيضًا إشعارًا عند تسليمه مركبة أو استلامها منه، إن كان له حساب دخول.
هل يمكن أن يتسلّم سائق واحد عدة مركبات، وكيف نمنع ذلك؟
للمركبة سائق واحد في كل مرة. أما عدد المركبات الدائمة التي يجوز لسائق واحد أن يتسلّمها فهو إعداد خاص بك، واحدة افتراضيًا وصفر لعدم التقييد. ولا تُحتسب التسليمات المؤقتة والمشتركة أبدًا، فتغطية أيام قليلة لا تحتاج إلى رفع الحد.
هل يرحّل المركبات وعمليات الاستبعاد إلى المحاسبة؟
جزئيًا. عندما يستبعد المحاسب الأصل الثابت المرتبط بمركبة، تعلّم إدارة الأسطول المركبة مستبعدة تلقائيًا. وفي الاتجاه الآخر تحتفظ إدارة الأسطول بتكلفة الشراء ومبلغ الاستبعاد مع المركبة لكنها لا ترحّل شيئًا إلى دفتر الأستاذ، وتطلب منك إبلاغ المالية.
ماذا يحدث للمركبة عندما يغادر السائق الشركة؟
عندما تطبّق الموارد البشرية إنهاء خدمة الموظف أو تستكمل قائمة إجراءات مغادرته، تنهي إدارة الأسطول تسليماته المفتوحة وتُبلغه وتعلّمه سائقًا غير نشط، فتظهر المركبة بلا سائق ليعيد منسّق الحركة إسنادها.
جزء من منصة واحدة
إدارة الأسطول واحدة من 59 وحدة (36 وحدة أعمال و23 معياراً من معايير الآيزو) تشترك في تسجيل الدخول نفسه والموظفين أنفسهم والعملاء أنفسهم والمساعد الذكي نفسه. اطّلع على كل الوحدات أو كيف تقارن Tarleaks ERP بأنظمة Odoo وERPNext وZoho.