إدارة الأصول — برنامج إدارة الأصول وتتبعها للشركات في الإمارات والسعودية
للشركات التي تملك معدات وأجهزة وأثاثاً وبرمجيات وتحتاج إلى أن تعرف من يحمل ماذا، وكم يساوي، ومتى يحتاج إلى عناية. يغنيك عن جداول البيانات وقوائم الأصول المنفصلة بسجل واحد تحدد أنت أنواع أصوله وحقوله وحالاته. وتُسجَّل عمليات التسليم في سجل لا يعدّله التطبيق أبداً، وتُتابع الإصلاحات كأوامر عمل، وترتبط التكلفة والقيمة الدفترية بالمحاسبة، وتُدرج عهدة الموظف المغادر في قائمة مهام إنهاء الخدمة في الموارد البشرية.
آخر تحديث
دون بطاقة ائتمان · مساحة عملك جاهزة في نحو دقيقة · بياناتك تبقى خاصة
أدلة الاستخدام لكل دور — خطوة بخطوة
122 ميزة في 12 مجالاً · تعمل مع 9 وحدات أخرى · 6 مسارات عمل للفريق
قائمة الميزات الكاملة
أنواع أصول تناسب نشاطك
عرّف كل فئة من الأصول التي تملكها مرة واحدة، بحقولها وكلمات حالاتها، بدل أن تطوّع عملك لقالب ثابت.
- أنواع أصولك الخاصة — أنشئ نوعاً لكل فئة من الأصول التي تملكها، مثل الحواسيب المحمولة والأجهزة الطبية والأثاث وتراخيص البرمجيات والنطاقات والأعمال الفنية، بأيقونته ولونه ووصفه. ويُعدّ النوع الجديد من شاشة الإعدادات دون الحاجة إلى مطوّر.لمن: مسؤول النظام، مدير الأصول
- المادي والرقمي في سجل واحد — حدّد كل نوع بأنه مادي أو رقمي، فيكون الحاسوب المحمول وترخيص البرنامج المثبّت عليه في سجل واحد، ويُعدّان منفصلين في النظرة العامة.لمن: مسؤول النظام، مدير الأصول
- حقول مخصصة لكل نوع — أضف الحقول المهمة لذلك النوع من الأصول، مثل الرقم التسلسلي ونهاية الضمان وعدد المقاعد وانتهاء الشهادة. وتتوفر اثنا عشر نوعاً من الحقول: نص ورقم ومبلغ وتاريخ وقائمة اختيار وشخص وموقع ورابط ملف وباركود ورابط ويب ونعم/لا وإشارة إلى أصل آخر. حقلا الشخص والموقع قائمتا اختيار؛ أما حقول الملف والباركود والإشارة إلى أصل فتحمل نصاً مكتوباً أو رابطاً، فلا يوجد رفع ملفات ولا مسح باركود. ولا يحتوي نموذج الحقل على خانة لخيارات قائمة الاختيار.لمن: مسؤول النظام، مدير الأصول
- الحقول الإلزامية — اجعل الحقل إلزامياً فلا يُحفظ نموذج الأصل حتى يُملأ؛ وتذكر الرسالة الحقل الناقص.لمن: مسؤول النظام، مدير الأصول
- كلمات الحالة لكل نوع — لكل نوع قائمة حالاته الخاصة بلون لكل منها، مثل «نشط» و«قيد الإصلاح» و«قارب على الانتهاء» و«متقاعد». فلم تعد المركبة وترخيص البرنامج يتشاركان قائمة حالات لا تناسب أياً منهما.لمن: مسؤول النظام، مدير الأصول
- تغيير اسم الحالة يحدّث الأصول — عندما تغيّر اسم حالة، تتبعها تلقائياً كل أصول ذلك النوع التي تحمل الكلمة القديمة، فلا تنقسم التقارير والتصفيات بين تهجئتين.لمن: مسؤول النظام، مدير الأصول
- لا تُحذف حالة مستخدمة — لا يمكنك حذف حالة ما دامت أصول تحملها. وتذكر الرسالة عدد الأصول التي تستخدمها وتطلب نقلها أولاً، فلا يبقى أصل بكلمة اختفت من القائمة.لمن: مسؤول النظام، مدير الأصول
- تغيير اسم النوع أو أيقونته أو صنفه — لا توجد في شاشة الإعدادات نافذة لتعديل نوع موجود. ويستطيع المساعد الذكي تغيير اسم النوع أو أيقونته أو لونه أو صنفه أو وصفه؛ وتبقى الأصول الموجودة وقيم حقولها كما هي.لمن: مسؤول النظام
سجل الأصول
قائمة واحدة قابلة للبحث بكل ما تملكه الشركة، مع صفحة لكل أصل وسجل كامل خلفها.
- تسجيل الأصل في نموذج واحد — اختر النوع فيعرض النموذج حقول ذلك النوع. أدخل الاسم والقيمة وتاريخ الشراء، واختر القسم المالك والمورد، ثم احفظ. ويبدأ الأصل بأول حالة في نوعه.لمن: مدير الأصول، مدير القسم، مسؤول النظام
- وسوم أصول تلقائية — يحصل كل أصل على الوسم التالي المتاح بالصيغة AST-0001 ثم AST-0002 وهكذا، بترقيم على مستوى الشركة كلها. ولا يُستخدم الوسم مرتين في شركتك أبداً.لمن: مدير الأصول
- المكتبة جدولاً أو معرضاً — تصفّح السجل جدولاً فيه الوسم والاسم والنوع والحالة والوضع الفني والقيمة، أو معرضاً من البطاقات فيه الوسم والاسم والنوع والحالة والوضع الفني.لمن: مدير الأصول، مدير القسم
- البحث والتصفية حسب النوع والصنف — ابحث بالاسم أو الوسم، وضيّق حسب نوع الأصل، وبدّل بين كل الأصول والمادية والرقمية. ويبقى اختيارك في عنوان الصفحة، فيعرض التحديث أو الرابط المشترك العرض نفسه. وتحمّل المكتبة أحدث 200 أصل مطابق، فضيّق البحث أو النوع إذا كانت أصولك أكثر.لمن: مدير الأصول، مدير القسم
- بطاقات تصفية فاعلة — بطاقات «الكل» و«مسلَّمة» و«متاحة» و«في سجل الأصول الثابتة» و«متقاعدة» تطبّق كل منها التصفية التي تعدّها. انقر البطاقة مرة أخرى لإلغاء التصفية.لمن: مدير الأصول
- صفحة لكل أصل — يُفتح كل أصل في صفحته الخاصة بتبويبات «نظرة عامة» و«الحركات» و«أوامر العمل». وتعرض الصفحة اسم من يحمله وحالته ووضعه المحاسبي وأي علامة تقاعد أو استبدال.لمن: مدير الأصول، مدير القسم
- السابق والتالي عبر القائمة — تنقّل من أصل إلى آخر بترتيب المكتبة بسهمي السابق والتالي، وعد إلى القائمة وتصفياتك كما هي.لمن: مدير الأصول، مدير القسم
- تعديل الأصل — غيّر الاسم والحالة والقيمة وتاريخ الشراء والوضع الفني وحقول النوع من صفحة الأصل. ويتحقق النموذج من أن الاسم بين 1 و200 حرف، وأن القيمة ليست سالبة، وأن الوضع الفني بين 0 و100، ويوضّح ذلك بكلمات بسيطة عند فشل أي فحص.لمن: مدير الأصول، مدير القسم
- القيمة بعملة شركتك — يأخذ الأصل الجديد العملة الأساسية لشركتك، وتعرض النظرة العامة القيمة الدفترية للأصول بتلك العملة.لمن: مدير الأصول
- درجة الوضع الفني — سجّل الوضع الفني لكل أصل من 0 إلى 100 في نموذج تعديله. وتغذي الدرجة قائمة «يحتاج إلى عناية» وإجابات «الأصول المعرّضة للخطر» في مساعد الأصول الذكي وقاعدة الأتمتة الخاصة بالوضع الفني المتدني.لمن: مدير الأصول، مدير القسم
- القسم المالك من الموارد البشرية — اختر القسم المالك للأصل من الأقسام التي تحفظها الموارد البشرية أصلاً، فتُنسب الملكية إلى القائمة نفسها التي يُنسب إليها الموظفون. وتظهر قائمة الاختيار إذا كانت الموارد البشرية ضمن باقتك وكان يحق لك الاطلاع على الأقسام.لمن: مدير الأصول
- المورد من جهات الاتصال — اختر المورد من سجل جهات الاتصال المشترك، بالبحث بالاسم أو برقم التسجيل الضريبي، أو أنشئ مورداً جديداً في مكانه دون مغادرة النموذج إذا كان يحق لك إضافة جهات اتصال.لمن: مدير الأصول
- موقع لكل أصل — انقل الأصل إلى موقع أو غرفة أو سحابة أو موقع بعيد من قائمة مواقعك عبر نموذج «النقل». وتُسجَّل الحركة في سجل العهدة، ويمكنك إضافة موقع ناقص من قائمة الاختيار.لمن: مدير الأصول
- إخراج الأصل من الخدمة مع الاحتفاظ بسجله — أخرج الأصل من الخدمة مع ذكر السبب عند بيعه أو فقده أو انتهاء عمره. فيخرج من القوائم النشطة ويُفرَّغ حامله، وتُطبَّق حالة النوع «متقاعد» أو «مستبعد» أو «مؤرشف» أو «خارج الخدمة» أو «تالف» إن وُجدت، وتبقى حركاته وأوامر عمله وربطه المحاسبي. لا يُحذف شيء، ويُحفظ الإخراج من الخدمة في سجل التدقيق بشكل دائم.لمن: مدير الأصول، مسؤول النظام
- الأصول المتقاعدة في قائمتها الخاصة — فعّل بطاقة «متقاعدة» لترى الأصول المتقاعدة فقط، مع التاريخ والسبب في صفحة كل أصل. ويُرفض إخراج الأصل نفسه من الخدمة مرة ثانية.لمن: مدير الأصول
- أين يقف الأصل في دورة حياته — يعرض خط زمني في كل أصل المراحل: مسجّل، ومسلَّم، ومرسمل، وقيد الإهلاك، ومستبعد. وتحتاج المراحل المالية إلى المحاسبة ضمن باقتك.لمن: مدير الأصول، محاسب
- استيراد الأصول الموجودة من ملف — حمّل مئات الأصول من جدول بيانات في دقائق. يُفحص الملف أولاً وتُذكر كل مشكلة برقم السطر والعمود مع ما يجب إصلاحه دون أن يُكتب شيء؛ ثم يُضاف كل سطر دفعة واحدة بوسمه وموقعه وقيمته، ويُسلَّم كل أصل لحائزه. ويَعُدّ الفحص الأصول التي تتجاوز حد الرسملة، ويُرفض الملف نفسه مرتين، ويمكن التراجع عن الاستيراد خلال 24 ساعة ما دامت أصوله لم تُستخدم.لمن: مدير الأصول، مسؤول المستأجر
- مكوّنات تحت الأصل — ضع أصلاً تحت أصل آخر: المبنى يضم مبرّده والمبرّد يضم ضاغطه. تعرض صفحة الأصل الأب الشجرة كاملة مع تكلفة كل جزء وأعمال الصيانة المفتوحة عليه مجموعة عند كل أب، بمجموع واحد لكل عملة. استبدل مكوّناً بآخر في خطوة واحدة ويُسجَّل ذلك في تاريخ كل جزء. تُرفض الحلقة دائماً، ويحسب جرد المكان المكوّنات الموجودة فيه.لمن: مدير الأصول
- ملصقات QR والمسح بالكاميرا — حدّدوا أصولاً في المكتبة واطبعوا ملصقاتها: 30 ملصقاً في ورقة A4، على كل منها الوسم والاسم ورمز QR يفتح الأصل على عنوان شركتكم نفسه. يُرسم الرمز داخل المتصفح فلا تحتاج الطباعة إلى الإنترنت ولا يذهب شيء إلى خدمة خارجية. امسحوا بتطبيق الكاميرا في الهاتف لفتح الأصل، وداخل الجرد أو في صفحة الأصل امسحوا بالكاميرا من الصفحة حيث يستطيع المتصفح قراءة الرموز (Chrome وEdge، وليس Safari على iPhone). وأي مسح يتم دون إشارة يُحفظ على الهاتف ويُرسل بوقته الحقيقي عند عودة الاتصال.لمن: مدير الأصول، المدقق
التسليم والنقل وتتبّع العهدة
اعرف من يحمل كل أصل الآن، واحتفظ بسجل لكل عملية تسليم.
- تسليم الأصل لشخص — اختر الشخص بالاسم أو البريد الإلكتروني، وأضف ملاحظة، فيصبح الأصل في عهدته؛ ويحل محل أي حامل سابق يُذكر اسمه في السجل. ويعرض السجل اسمه لا رمزاً، وتنتقل الحالة إلى «منشور» أو «قيد الاستخدام» أو «مسلَّم» أو «نشط» إذا كانت إحدى هذه الكلمات في نوعك.لمن: مدير الأصول، مدير القسم
- استرجاع الأصل — نقرة واحدة تعيد الأصل: يُفرَّغ حامله وتنتقل الحالة إلى «متاح» أو «في المخزون» أو «في المستودع» أو «نشط» إذا كانت إحدى هذه الكلمات في نوعك. ولا تطلب الشاشات ملاحظة عند الاسترجاع.لمن: مدير الأصول، مدير القسم
- أصولي وتأكيد الاستلام — يرى الموظف المعدات المسلَّمة إليه وحدها، مع مكانها ووقت تسليمها، ويضغط «استلمته» ليُعلم الشركة بوصولها. ولا يستطيع دور الموظف تصفّح السجل أو قراءة تسليمات الآخرين أو تسليم أي شيء.لمن: الموظف، مسؤول النظام
- تذكير إن نسيت التأكيد — الأصل المسلَّم إلى حساب شخص والذي بقي بلا تأكيد بعد يوم، افتراضيًا، يرسل لذلك الشخص تذكيرًا واحدًا. أما التسليمات الأقدم من ثلاثين يومًا فلا تُلاحَق.لمن: الموظف
- النقل إلى شخص أو مكان أو حالة — سلّم الأصل لشخص آخر، أو انقله إلى موقع مسجّل، أو ضعه في حالة عهدة مثل «معار» أو «في المستودع» أو «في الحجر»، من نموذج «نقل» واحد مع ملاحظة اختيارية.لمن: مدير الأصول، مدير القسم
- تسجيل الأصول قيد النقل — عندما تنقل أصلاً إلى موقع مع تاريخ وصول متوقع وشركة نقل، تُسجَّل الحركة «قيد النقل» وتظهر في لوحة «قيد النقل» في صفحة الحركات. ولا توجد خطوة وصول منفصلة؛ فالنقل اللاحق إلى مكانه النهائي قيد جديد.لمن: مدير الأصول
- الحجز لشخص أو مكان — اطلب من المساعد الذكي تسجيل حجز لشخص محدد أو لموقع. والحجز ملاحظة ظاهرة على الأصل لا قفل، فلا يمنع شخصاً آخر من استلامه. وتعرض صفحة الحركات الحجوزات؛ ولا يوجد في الشاشات زر للحجز.لمن: مدير الأصول
- سلسلة عهدة لا يعدّلها التطبيق أبداً — تُضاف كل عملية تسليم واسترجاع ونقل وشحن وحجز وتغيير حالة إلى سجل العهدة. ولا يتيح التطبيق أي طريقة لتعديل قيد أو حذفه؛ فالخطأ يُصحَّح بقيد جديد، فيبقى السجل وثيقة صادقة عند النزاع أو التدقيق.لمن: مدير الأصول، مسؤول النظام
- حالات عهدة تحددها أنت — احتفظ في الإعدادات بقائمتك الخاصة من حالات العهدة، مثل «منشور» و«متاح» و«معار» و«في المعرض» و«أمانة» و«في الحجر»، بلون لكل منها.لمن: مسؤول النظام، مدير الأصول
- لوحة التسليمات — صفحة واحدة تجمع الأصول المسلَّمة حسب الشخص الذي يحملها، مع زر «استرجاع» في كل صف، وتعرض الأصول المتاحة للتسليم (أول عشرين) مع زر «تسليم». ويجد البحث الأصل أو الوسم أو الشخص.لمن: مدير الأصول، مدير القسم
- صفحة الحركات — قائمة قابلة للبحث بآخر مئة حركة في الشركة، مع زر «نقل» ولوحات جانبية للأصول قيد النقل والحجوزات.لمن: مدير الأصول، مدير القسم
- سجل كامل لكل أصل — يعرض تبويب «الحركات» في صفحة الأصل آخر خمسين خطوة عهدة بالتاريخ والجهة السابقة والجهة اللاحقة والملاحظة.لمن: مدير الأصول، مدير القسم
- الحالة تتبع العهدة — التسليم أو الاسترجاع يحدّث حالة الأصل بالكلمات التي يحددها نوعك أصلاً، ويترك الحالة كما هي إذا لم يكن في نوعك كلمة مطابقة، فلا يظهر في قوائمك شيء مختلق.لمن: مدير الأصول
- تغييرات العهدة خاضعة للتدقيق — كل تسليم واسترجاع ونقل يكتب قيد تدقيق بالشخص الذي نفّذه والشخص المعني، لأن العهدة تسمّي فرداً بعينه.لمن: مسؤول النظام
- إيقاف العهدة — الشركة التي تريد سجلاً فقط، دون تتبّع التسليمات، تستطيع إيقاف قسم العهدة. وعندها تُرفض عمليات التسليم والاسترجاع والنقل والحجز مع رسالة توضيحية.لمن: مسؤول النظام
- عدّ مكان ومعرفة ما ينقص — ابدأ جردًا لموقع، وامسح وسم كل أصل أو اكتبه وأنت تمشي في المكان، ثم أرسل. وكل ما توقّع السجل وجوده هناك ولم تمسحه يصبح علامة «مفقود»، وكل ما مسحته وهو يخص مكانًا آخر يصبح علامة «غير متوقع». ويعالج المدير العلامات بملاحظة؛ ويبقى الجرد وعلاماته محفوظين. ويمكن إيقافه من الإعدادات » الميزات » الأصول.لمن: مدير الأصول
الصيانة وأوامر العمل
افتح أوامر الإصلاح والفحص وأسندها وأغلقها، واعرف بنظرة ما تأخر منها.
- أوامر العمل على لوحة — تقع أوامر العمل في أعمدة «مفتوح» و«مجدول» و«قيد التنفيذ» و«منجز» و«ملغى»، مع عدد على كل عمود. وانقل البطاقة خطوة واحدة إلى الأمام في كل مرة من البطاقة نفسها؛ وتعرض البطاقة الأولوية والأصل وتاريخ الاستحقاق.لمن: مدير الأصول، مدير القسم
- فتح أمر عمل — أعطه عنواناً، وأصلاً اختيارياً، وأولوية من «حرجة» إلى «منخفضة»، ومكلَّفاً تختاره بالاسم، وتاريخ استحقاق، وملاحظة.لمن: مدير الأصول، مدير القسم
- افتحه من الأصل نفسه — زر «فتح أمر عمل» في صفحة الأصل يفتح النموذج والأصل مختار مسبقاً.لمن: مدير الأصول، مدير القسم
- أعمال لا تخص أصلاً واحداً — الأصل اختياري، فيمكن متابعة عمل عام في المرافق، مثل إعادة طلاء قاعة اجتماعات، على اللوحة نفسها.لمن: مدير الأصول
- أربعة مستويات للأولوية — الأولويات الحرجة والعالية والمتوسطة والمنخفضة متاحة في النموذج وتظهر على كل بطاقة.لمن: مدير الأصول
- أرقام الموثوقية (متوسط الزمن بين الأعطال ومتوسط زمن الإصلاح وزمن التوقف) — تعدّ صفحة «الأصول ← الموثوقية» أوامر العطل المكتملة (تصحيحي، عطل، إصلاح، طارئ) في فترة وتعرض عددها، ومتوسط الأيام بين عطلين لأصل واحد (MTBF)، ومتوسط الساعات من البدء إلى الإنجاز (MTTR)، وإجمالي ساعات التوقف. وتعيد كل بطاقة ترتيب الأصول العشرة الأسوأ بحسب رقمها، ويعطي جدول الأرقام نفسها لكل نوع أصل.لمن: مدير الأصول
- أعداد المتأخر وما يستحق قريباً — تعدّ النظرة العامة أوامر العمل المفتوحة، والمتأخرة منها، وما يستحق خلال عدد الأيام الذي تختاره، وتفتح البطاقة لوحة الصيانة.لمن: مدير الأصول
- أوامر العمل لكل أصل — تعرض صفحة كل أصل أوامر العمل المفتوحة عليه بحالتها وأولويتها وتواريخ استحقاقها، فيبقى سجل الخدمة بجانب الأصل.لمن: مدير الأصول، مدير القسم
- فتح أمر العمل قد يشغّل قاعدة — فتح أمر عمل يشغّل أي قاعدة أتمتة مبنية على هذا الحدث، مثل قاعدة تعلّم الأصل أو تُبلغ مدير الأصول.لمن: مدير الأصول، مسؤول النظام
- إيقاف الصيانة — أوقف قسم الصيانة للشركة التي تدير الإصلاحات في مكان آخر. وتبقى أوامر العمل الموجودة قابلة للقراءة والتحريك، ويُرفض فتح أوامر جديدة.لمن: مسؤول النظام
- الإبلاغ عن مشكلة في أصل بحوزتك — يبلّغ حامل الأصل من صفحة «أصولي» عمّا يعطّله — بكلماته ودرجة الاستعجال وحتى ثلاث صور. يرى فريق الأصول البلاغ في قائمة فيقبله (فيُنشأ أمر عمل ويُربط) أو يرفضه بسبب، ويرى الشخص الإجابة في الصفحة نفسها ويستطيع سحب بلاغ لم يُبتّ فيه. لا يبلّغ المرء إلا عن أصل بحوزته ما لم يملك الصلاحية الأوسع.لمن: موظف، مدير الأصول
- الضمان وعقود الخدمة — سجّل ضمان كل مورّد أو عقد خدمته مع الأصول التي يغطيها وتواريخه ووقت الاستجابة الموعود ومن يجب الاتصال به. يذكر أمر العمل على أصل مغطّى «تحت العقد — اتصل بالمورّد» مع هاتفه وتاريخ الانتهاء، فيتصل الفني قبل أن يفتح صندوق أدواته. والعقد المنتهي لا يظهر هناك لكنه يبقى في القائمة، والعقد الذي يوشك على الانتهاء يمكن أن يشغّل أتمتة.لمن: مدير الأصول، الفني
- خطط الصيانة الوقائية وفق تقويم — صيانة الأصل كل بضعة أشهر أو أيام دون أن يتذكر أحد: كل صباح يُرفع أمر العمل قبل موعده بعدد محدد من الأيام مع قائمة تحقق الخطة. ويُحسب الموعد التالي من يوم إنجاز الأمر أو يتبع تقويماً ثابتاً، ولا يُرفع أمر ثانٍ ما دام السابق مفتوحاً. وتتوقف خطة الأصل المستبعد.لمن: مدير الأصول، مسؤول المستأجر
- قطع الغيار تُصرف من الرف بتكلفتها الحقيقية — اختر صنفًا مخزّنًا كقطعة في أمر العمل فيصرفه المخزون من الرف الذي يحمل أكبر كمية منه بتكلفة الصنف نفسه (الوارد أولًا يُصرف أولًا، أو المتوسط المرجّح، أو التكلفة المعيارية). وتُحسب تكلفة أمر العمل بهذا الرقم، وتنقص الكمية في المخزون، وتوضح القطعة التي لا يستطيع المخزون صرفها السبب.لمن: مدير الأصول، الفني
- رموز الأعطال في كل أمر عمل — رموز قصيرة خاصة بشركتك لما تعطّل وسببه وما أصلحه. يسجّل الفني واحدًا من كل نوع عندما يكون أمر العمل قيد التنفيذ أو منجزًا؛ والرموز الموقوفة لا تُعرض بعد ذلك لكنها تبقى على أوامر العمل التي استخدمتها.لمن: مدير الأصول، الفني
النظرة العامة على الأصول
نظرة يومية على ما تملكه، وكم يساوي، وما يحتاج إلى عناية.
- إجمالي الأصول المادية والرقمية — تعدّ البطاقة الأولى كل الأصول وتقسمها إلى مادية ورقمية. انقرها لفتح المكتبة.لمن: مدير الأصول، مسؤول النظام
- القيمة الدفترية — تعرض القيمة الدفترية للأصول بعملة شركتك، باستخدام الرقم بعد الإهلاك من المحاسبة للأصول المسجلة في سجل الأصول الثابتة، والتكلفة لما سواها، وتذكر عدد الأصول المرسملة. انقرها لفتح «دورة الحياة».لمن: مدير الأصول، محاسب، مسؤول النظام
- نسبة الاستخدام — تعرض نسبة الأصول المادية العاملة المسلَّمة لأحد. وتُحسب من سجلات العهدة، لا تُدخل يدوياً.لمن: مدير الأصول
- أوامر العمل المفتوحة مع عدد المتأخر — تعرض عدد الأعمال المفتوحة، وكم منها متأخر، وكم يستحق في الأيام القادمة.لمن: مدير الأصول
- الأصول حسب النوع — توزيع لعدد الأصول في كل نوع، وكل بطاقة تفتح المكتبة مصفّاة على ذلك النوع.لمن: مدير الأصول
- قائمة «يحتاج إلى عناية» — تعرض حتى خمسة أصول وضعها الفني أدنى من الحد الذي حددته، أو تدل حالتها على مشكلة مثل «منتهٍ» أو «مفقود» أو «مسحوب» أو «قيد الإصلاح» أو «تالف»، أو علّمتها قاعدة للاستبدال. انقر أياً منها لفتحه.لمن: مدير الأصول
- جملة تلخص حال الأصول — جملة بسيطة تعدّ الأعمال المتأخرة والأعمال المستحقة قريباً والأصول ذات الوضع الفني المتدني والأصول غير المسلَّمة، أو تقول إنه لا شيء يحتاج إلى إجراء. وهي حساب على سجلاتك، لا توقّع.لمن: مدير الأصول
- أشرطة المادي مقابل الرقمي — شريطان يعرضان مزيج الأصول المادية والرقمية لديك.لمن: مدير الأصول
- إضافة أصل أو ضبط الأنواع من النظرة العامة — أزرار في النظرة العامة تسجّل أصلاً جديداً أو تنتقل إلى إعدادات الأنواع، فيبدأ المسؤول الجديد من مكان واحد.لمن: مدير الأصول، مسؤول النظام
دورة الحياة والتجديدات والمالية
شاهد التكلفة والقيمة الدفترية بجانب كل أصل، وأرسله إلى سجل الأصول الثابتة من صفحته، وتابع تواريخ الضمان والتراخيص.
- التكلفة والقيمة الدفترية ونسبة الإهلاك — جدول يعرض كل أصل له قيمة مع تكلفته، وقيمته الدفترية حسب آخر إهلاك، ونسبة ما أُهلك منه، وشارة لوضعه المحاسبي.لمن: مدير الأصول، محاسب
- الإهلاك يُحسب مرة واحدة في المحاسبة — يعرض السجل الأرقام التي ترحّلها المحاسبة ولا يحسب أرقامه الخاصة أبداً، فتتفق قائمة الأصول ودفتر الأستاذ وسجل الأصول الثابتة. ويمكنك إيقاف متابعة السجل للمحاسبة من الإعدادات.لمن: محاسب، مسؤول النظام
- الرسملة من صفحة الأصل — اضغط «رسملة» على الأصل، وأكّد التكلفة وتاريخ دخوله الخدمة، ورمز فئة محاسبية اختيارياً، فيذهب الطلب إلى المحاسبة. ويظهر الأصل في سجل الأصول الثابتة بعد أن تنشئه المحاسبة؛ وإذا لم تكن في المحاسبة فئة أصول مُعدّة فلا يُنشأ شيء.لمن: محاسب، مدير الأصول
- فحوص الرسملة بكلمات بسيطة — تُرفض الرسملة مع سبب واضح إذا كانت التكلفة صفراً، أو كان الأصل في السجل أصلاً، أو كان متقاعداً أو مستبعداً، أو كان تاريخ دخوله الخدمة قبل تاريخ شرائه، أو لم تكن المحاسبة ضمن باقتك.لمن: محاسب، مدير الأصول
- الرسملة التلقائية فوق حد معيّن — حدّد حداً للقيمة، 5,000 افتراضياً، فيُرسل الأصل المسجَّل بقيمة تساويه أو تزيد عليه إلى المحاسبة دون أي نقرة. أما الأصل الذي تُرفع قيمته لاحقاً فيُرسمل بزر «رسملة». ومفتاح المحاسبة الخاص بذلك مفعّل افتراضياً.لمن: مسؤول النظام
- بطاقة محاسبية في كل أصل — تعرض صفحة الأصل التكلفة والقيمة الدفترية وما أُهلك حتى الآن وتاريخ الاحتساب، وجملة واحدة تشرح لماذا يُعرض زر «رسملة» أو لا يُعرض.لمن: مدير الأصول، محاسب
- إعادة التقييم والاستبعاد تنعكسان تلقائياً — عندما تعيد المحاسبة تقييم الأصل الثابت أو تستبعده، يحدّث السجل بنفسه قيمته والإهلاك المتراكم ووضعه المحاسبي وتاريخ استبعاده. والاستبعاد في المحاسبة لا يُخرج الأصل من الخدمة في السجل؛ أخرجه منفصلاً.لمن: محاسب
- بطاقات مالية تصفّي — بطاقات «القيمة الدفترية» و«للرسملة» و«مستبعدة» تصفّي الجدول، وبطاقة «تجديدات مستحقة» تنتقل إلى قائمة التجديدات.لمن: مدير الأصول، محاسب
- قائمة التجديدات والانتهاء — تواريخ نهاية الضمان وتجديد التراخيص وانتهائها تواريخ حقيقية على كل أصل، فتُرتَّب الأقرب أولًا مع الأيام المتبقية أو المتأخرة، بصف لكل تاريخ (الأصل الذي له تجديد وضمان يظهر مرتين). اختر شهرًا واحدًا لترى ما يقع فيه فقط. تُستثنى الأصول المسحوبة والمتصرَّف بها، وأي تاريخ كُتب كنص وليس تاريخًا يُذكر في الصفحة مع رابط إلى الأصل لتصحيحه.لمن: مدير الأصول
- تواريخ الضمان والترخيص حسب الحقل — أعطِ النوع حقل تاريخ مفتاحه renews أو expiry أو warranty، فتنضم أصوله إلى قائمة التجديدات وإلى قاعدة الانتهاء.لمن: مسؤول النظام، مدير الأصول
- إيقاف عرض الإهلاك — تستطيع الشركة التي لا تستخدم السجل لأغراض مالية إيقاف جدول الإهلاك.لمن: مسؤول النظام
الأتمتة
صِف القاعدة في شقّين، «عندما يحدث هذا فافعل ذاك»، ودع السجل ينجز العمل الروتيني.
- قواعد «عندما... إذن» دون برمجة — ابنِ القاعدة باختيار حدث وإجراء من قوائم بلغة بسيطة. ولكل قاعدة اسم، ويمكن تشغيلها أو إيقافها، وتعرض عدد مرات تشغيلها وآخر مرة شُغّلت فيها.لمن: مسؤول النظام، مدير الأصول
- تسعة أحداث مُطلِقة — تنطلق القاعدة عند تسجيل أصل جديد، أو تغيّر الحالة، أو هبوط الوضع الفني تحت 50 بالمئة، أو صيرورة الأصل بلا حامل، أو التسليم، أو الاسترجاع، أو فتح أمر عمل جديد، أو تأخر أمر عمل، أو اقتراب موعد ضمان أو ترخيص أو تجديد. ويعمل حدثا التأخر واقتراب الموعد عندما يضغط أحد «شغّل الفحوص اليومية الآن».لمن: مسؤول النظام، مدير الأصول
- فتح أمر عمل تلقائياً — تستطيع القاعدة فتح أمر عمل بعنوان (يمكن إدراج اسم الأصل فيه) وأولوية وعدد أيام حتى الاستحقاق. ولا تفتح عملاً مفتوحاً ثانياً مطابقاً للأصل نفسه.لمن: مسؤول النظام، مدير الأصول
- تعيين حالة الأصل تلقائياً — تستطيع القاعدة أن تضع الأصل في حالة من قائمة نوعه، وتذكر في سجل التشغيل إن لم تكن الكلمة موجودة لذلك النوع بدل أن تخمّن.لمن: مسؤول النظام، مدير الأصول
- تعليم الأصل لمراجعة الاستبدال — تستطيع القاعدة تعليم الأصل بعبارة «يُقترح استبداله» مع السبب. وتظهر العلامة في صفحة الأصل وتضعه في قائمة «يحتاج إلى عناية».لمن: مسؤول النظام، مدير الأصول
- إبلاغ الحامل أو المدير أو الفريق — تستطيع القاعدة تسمية حامل الأصل أو مدير الأصول أو الفريق كله جمهوراً لرسالة، ويسجّل سجل التشغيل ما قيل. ولا يُرسل اليوم تنبيه في الجرس ولا بريد إلكتروني، فهذا يسجّل النية فقط.لمن: مسؤول النظام
- سجل لما فعلته كل قاعدة — افتح القاعدة لترى سجل تشغيلها: أي أصل، وما الذي فُعل، ومتى، مع شرح بسيط عندما تعذّر التنفيذ.لمن: مسؤول النظام، مدير الأصول
- تشغيل الفحوص المرتبطة بالتواريخ عند الطلب — زر واحد يشغّل القواعد المرتبطة بالوقت الآن: أوامر العمل المتأخرة، وتواريخ الضمان والترخيص القادمة، والوضع الفني المتدني. ولا يشغّلها شيء وفق جدول زمني، فاضغطه متى أردت إجراء الفحوص. ولا تنطلق القاعدة مرتين للأصل نفسه ضمن فترة التطلع.لمن: مسؤول النظام، مدير الأصول
- اختيار مدى التطلع إلى الأمام — حدّد عدد الأيام التي تتطلع إليها الفحوص، 14 يوماً افتراضياً. والرقم نفسه يحدد أعداد «يستحق قريباً» في النظرة العامة.لمن: مسؤول النظام
- إيقاف الأتمتة — يستطيع مسؤول النظام لديك أو مشغّل المنصة إيقاف الأتمتة. وتبقى القواعد الموجودة محفوظة لكنها تتوقف عن الانطلاق.لمن: مسؤول النظام
- مواعيد الإرجاع والإعارات المتأخرة — سلّموا الأصل مع موعد إرجاع. إذا لم يعد في الموعد يُبلَّغ حامله ومن أعاره مرة واحدة داخل التطبيق، وتعمل أي أتمتة على «تجاوز أصل مُسلَّم موعد إرجاعه». ولا يمكن تسليم أصل يحمله شخص إلى آخر بتسليم جديد — تطلب الشاشة نقله — ويُرفض الأصل المتقاعد. ويُحفظ الحامل والحالة وقيد السجل معاً أو لا يُحفظ شيء. ويرى الحامل الموعد في «أصولي»، وتظهر علامة حمراء بعد التأخر.لمن: مدير الأصول، الموظف
مساعد الأصول الذكي والمساعد الذكي
اطرح الأسئلة بكلمات بسيطة، ودع المساعد الذكي ينفذ المهام الروتينية بعد أن يطلب تأكيدك قبل تغيير أي شيء.
- اسأل عن أصولك بكلمات بسيطة — اكتب سؤالاً مثل: ما التراخيص التي تنتهي قريباً، أو ما الأجهزة الخاملة، أو ما المعرّض للخطر، أو ما الأعلى قيمة. فتحصل على إجابة قصيرة وحتى خمسة أصول مطابقة.لمن: مدير الأصول، مدير القسم
- الإجابات من سجلاتك أنت — يعمل مساعد الأصول الذكي بقواعد ثابتة على سجلك الحي. ولا يرسل بيانات الأصول إلى مزوّد ذكاء اصطناعي خارجي، فيصلح أيضاً للشركات التي يجب أن تبقي بياناتها داخلها.لمن: مسؤول النظام
- أربعة أنواع من الأسئلة — يتعرف على الكلمات المتعلقة بالتجديد والانتهاء، والأجهزة الخاملة، والأصول المعرّضة للخطر بسبب تدني الوضع الفني أو حالة تدل على مشكلة، والأعلى قيمة. وأي سؤال آخر يحصل على قائمة الأعلى قيمة. ولا يفهم الأسئلة ذات الأخطاء الإملائية أو المعقدة.لمن: مدير الأصول
- المساعد الذكي يقرأ السجل — يستطيع المساعد الذكي الاطلاع على ملخص الأصول، والأصول، والتجديدات، والحركات، وأوامر العمل، والإهلاك، والقوائم، وقواعد الأتمتة وسجلات تشغيلها، وقائمة الأشخاص، بصلاحيات من يسأل.لمن: مدير الأصول، مسؤول النظام
- المساعد الذكي ينجز العمل الروتيني — اطلب من المساعد الذكي تسليم أصل، أو فتح أمر عمل، أو رسملة أصل أو إخراجه من الخدمة، أو إدارة حالات نوع، أو تشغيل الفحوص المرتبطة بالتواريخ. ويعرض ما سيفعله ويطلب التأكيد قبل تغيير أي شيء. ولا يستطيع تسجيل أصل جديد؛ استخدم النموذج لذلك.لمن: مدير الأصول
- المساعد الذكي ينقل الأصول ويسترجعها ويعدّلها — يستطيع المساعد الذكي أيضاً استرجاع أصل ونقله وحجزه وتعديله، مثل تغيير حالته، مع التأكيد كذلك. وتقبل هذه الأدوات حقولاً أكثر مما تحتاج، لذا قد يحتاج الطلب إلى إعادة المحاولة.لمن: مدير الأصول
- المساعد الذكي يُعدّ الوحدة — يستطيع المسؤولون أن يطلبوا من المساعد الذكي إنشاء الأنواع والحقول، وإضافة حالات العهدة، وتعديل القوائم والإعدادات، وإنشاء قواعد الأتمتة وتغييرها وتشغيلها أو إيقافها.لمن: مسؤول النظام
- ربط مساعدي الذكاء الاصطناعي الخارجيين — تتيح الوحدة أدواتها لمساعدي الذكاء الاصطناعي الخارجيين عبر بروتوكول سياق النموذج (MCP)، مع فحوص الصلاحيات نفسها التي في الشاشات.لمن: مسؤول النظام
قوائم وإعدادات تتحكم فيها
ما قد تريد الشركة تغييره هو إعداد أو قائمة يعدّلها المسؤول، لا شيء ثابت في المنتج.
- قائمة المواقع — احتفظ بالمواقع والغرف والمواقع السحابية والبعيدة في الإعدادات؛ أضف موقعاً بالاسم وحدّد نوعه عند تعديله. تظهر المواقع كقوائم اختيار أينما نقلت أصلاً، ويمكنك إنشاء موقع في مكانه. لا يمكن حذف موقع تستخدمه أصول: يذكر كم أصلاً يستخدمه ويعرض أرشفته (يُخفى من القوائم ويمكن استعادته) أو دمجه في موقع آخر بخطوة واحدة، فتنتقل كل الأصول والمواقع الفرعية ويُسجَّل النقل على كل أصل.لمن: مسؤول النظام، مدير الأصول
- شاشة الإعدادات — شاشة واحدة تعرض إعدادات الوحدة بمفاتيح للخيارات التي تُشغَّل أو تُوقف ومحررات للأرقام، مثل حد الرسملة ومستوى الوضع الفني الذي يستدعي العناية وفترة التطلع. ولا يغيّرها إلا مسؤول يحق له تغيير إعدادات الشركة.لمن: مسؤول النظام
- تشغيل كل قسم أو إيقافه — لكل من العهدة، والصيانة، ودورة الحياة والمالية، والأتمتة، ومساعد الأصول الذكي، والشركاء الخارجيين مفتاح خاص لشركتك. ويستطيع مشغّل المنصة أيضاً إيقاف قسم للجميع.لمن: مسؤول النظام
- مفاتيح متابعة الدفاتر — اختر ما إذا كان السجل يتبع أرقام الإهلاك في المحاسبة، وما إذا كانت معدات الموظف المغادر تُحال إلى قائمة مهام إنهاء الخدمة في الموارد البشرية. وللموارد البشرية مفتاحها المقابل الخاص.لمن: مسؤول النظام
- حد العناية — اختر درجة الوضع الفني التي يظهر الأصل تحتها في قائمة «يحتاج إلى عناية»، 60 افتراضياً.لمن: مسؤول النظام
- تسجيل الشركاء الخارجيين — عبر المساعد الذكي، احتفظ بقائمة الجهات الخارجية مثل معرض فني أو تاجر أو مدقق خارجي، وعلّم الأصل بأنه مشترك واربط شريكاً به بصفته أمين العهدة. وهذا يسجّل الترتيب فقط؛ فلا توجد شاشات للشركاء ولا تسجيل دخول لهم، ولا تعرض شاشة الإعدادات هذه القائمة.لمن: مسؤول النظام، مدير الأصول
- عملة الشركة — تُسعَّر الأصول الجديدة بعملة الشركة: الدرهم لشركة في الإمارات والريال لشركة سعودية. تعرض الإعدادات هذه العملة وعدد الأصول النشطة المسعّرة بعملة أخرى، وإذا كانت المحاسبة تقيّد بعملة تختلف عن عملة الشركة فإنها تقترح تصحيحاً بنقرة واحدة.لمن: مدير الأصول، مدير النظام
الوصول والتدقيق واللغة
يرى الأشخاص المناسبون الأشياء المناسبة ويغيّرونها، ويُسجَّل كل تغيير حساس، وتعمل الشاشات الرئيسية بالعربية.
- صلاحيات دقيقة — صلاحيات منفصلة للاطلاع والتغيير في الأصول والعهدة والصيانة والمالية والأتمتة ومساعد الأصول الذكي والقوائم والإعدادات والأدوار. ولا تظهر كل شاشة وكل زر إلا لمن يملك الصلاحية المقابلة.لمن: مسؤول النظام
- أدوار جاهزة — يملك مسؤول النظام كل شيء. ويدير مدير الأصول السجل يومياً، بما في ذلك إخراج الأصول من الخدمة، ويستطيع قراءة أقسام الموارد البشرية وجهات الاتصال. ويستطيع مدير القسم تسجيل الأصول وتعديلها وتسليمها وصيانتها وسؤال مساعد الأصول الذكي. ويرى الموظف الأصول التي في عهدته وحدها ويؤكد استلامها. ويستطيع المحاسب قراءة البيانات المالية والرسملة. ويمكن تعديل الأدوار لكل شركة.لمن: مسؤول النظام
- القائمة الجانبية تعرض ما يحق لك استخدامه فقط — لا تظهر كل صفحة في الوحدة في القائمة إلا لمن يحق له فتحها، ويُرفض الرابط المباشر لمن لا يملك الصلاحية.لمن: مدير الأصول، الموظف
- سجل تدقيق للبيانات الشخصية — تسجيل الأصل وتعديله وتسليمه واسترجاعه ونقله ورسملته وإخراجه من الخدمة، كلٌّ منها يكتب قيد تدقيق يذكر من قام به ومن يتأثر به. ويُحتفظ بعمليات الإخراج من الخدمة بشكل دائم.لمن: مسؤول النظام
- أسماء لا رموز — تعرض قوائم الاختيار والقوائم في الوحدة الأشخاص والمواقع والأقسام والموردين بأسمائهم. فلا يحتاج أحد إلى معرفة معرّف داخلي أو لصقه لتسليم أصل.لمن: مدير الأصول، الموظف
- بيانات منفصلة لكل شركة — تُحفظ أصول كل شركة بمعزل عن أصول كل شركة أخرى، ولا يمكن الوصول إلى الوحدة إلا للشركات التي تشمل باقتها إدارة الأصول؛ أما غيرها فترى دعوة إلى الترقية.لمن: مسؤول النظام
- العربية والعرض من اليمين إلى اليسار — القائمة وصفحة الأصل ونافذة «رسملة» والخط الزمني للأصل بالعربية، ويتحول التخطيط إلى اليمين إلى اليسار. وما زالت عدة شاشات أخرى، مثل النظرة العامة والمكتبة والإعدادات والأتمتة، تعرض جزءاً من نصوصها بالإنجليزية.لمن: مدير الأصول، الموظف
- قائمة الصلاحيات في الإعدادات — تبويب في الإعدادات يعرض كل صلاحية تحددها الوحدة مع وصف قصير، فيرى المسؤول ما تسمح به كل منها قبل منحها لدور.لمن: مسؤول النظام
- من غيّر ماذا، على كل أصل وأمر عمل — لصفحة الأصل تبويب «السجل»، وتعرض ورقة أمر العمل سجله: كل تغيير في صاحب العهدة والحالة والموقع والقيمة وتواريخ الشراء والتقاعد، وفي أمر العمل خطوات حالته وأولويته وتاريخ استحقاقه والمسؤول عنه — مع ما كان وما أصبح ومتى واسم الشخص. تسجّله قاعدة البيانات نفسها، فتظهر عمليات التسليم والتقاعد وإعادة تسمية الحالات والأتمتة أيًّا كانت الشاشة أو الأداة التي أجرتها.لمن: مسؤول النظام
- مديرو الأقسام يرون أصول أقسامهم فقط — يرى مدير القسم الأصول التي يديرها قسمه فقط ويعدّلها ويسحبها من الخدمة، في المكتبة والأعداد والترقيم وسهمي السابق والتالي. ويُرفض أي أصل يتبع قسماً آخر برسالة واضحة. أما من يملك قراءة السجل كاملاً فيرى كل شيء.لمن: مسؤول النظام
تعمل مع بقية أعمالك
سجل الأصول ليس جزيرة معزولة: فهو يلتقي بالمال والأشخاص والموردين وتذاكر الدعم.
- معدات المغادر في قائمة مهام إنهاء الخدمة — عندما تبدأ الموارد البشرية إنهاء خدمة موظف، يظهر كل أصل يحمله المغادر مهمة «إرجاع» في القائمة، واسترجاع الأصل في السجل يؤشّر على المهمة تلقائياً. ويحتاج الموظف إلى حساب دخول مرتبط بسجله في الموارد البشرية.لمن: مدير الأصول
- الأصول الثابتة في المحاسبة — الأصل الذي يُرسمل من السجل يصبح أصلاً ثابتاً في المحاسبة، ويعود الإهلاك وإعادة التقييم والاستبعاد في المحاسبة قيماً دفترية محدّثة.لمن: محاسب، مدير الأصول
- موردون مشتركون مع جهات الاتصال — مورد الأصل سجل في سجل جهات الاتصال المشترك، فيُدخل المورد مرة واحدة ويُستخدم أينما تُستخدم جهات الاتصال.لمن: مدير الأصول
- أقسام مشتركة مع الموارد البشرية — القسم في الأصل هو قسم الموارد البشرية نفسه، فيمكن إعداد التقارير عن الأصول والأشخاص على القائمة نفسها.لمن: مدير الأصول
- تذكرة الدعم الفني تحمل مرجع أصل — تستطيع تذكرة في مركز الدعم الفني حفظ رمز مرجع الأصل ضمن «السجلات المرتبطة». ويُلصق الرمز دون التحقق منه، ولا تعرض إدارة الأصول التذاكر.لمن: موظف مكتب الدعم
- تنبيه داخل التطبيق عند تسجيل أصل جديد — عند تسجيل أصل، يتلقى كل من يحق له الاطلاع على السجل إشعاراً داخل التطبيق بالوسم. أما الموظفون العاديون، الذين لا يرون إلا أصولهم، فلا يتلقونه.لمن: مدير الأصول، مدير القسم
- حزمة تقارير المرافق — مجموعة تقارير جاهزة للمرافق في وحدة «التحليلات — ذكاء الأعمال والتطبيقات» تعدّ الأعمال المفتوحة، والأعمال حسب الحالة والأولوية، والأعمال المفتوحة كل شهر، والأصول حسب الحالة والموقع، والقيمة حسب القسم، والحركات حسب الشهر.لمن: مدير الأصول، مسؤول النظام
تعلّمه داخل التطبيق
جولة إرشادية داخل الأصول تعلّمك العمل بأن تنفّذه بنفسك.
- جولة إرشادية عملية — 5 فصول قصيرة (ابحث عن أصل وافتحه؛ أضف الأصول؛ اعرف ما في عهدة كل شخص؛ حافظ على جاهزية الأصول؛ القيمة والجرد) تبدأ تلقائياً عند أول فتح لتطبيق الأصول. تنتظر كل خطوة أن تنفّذها فعلياً، مثل فتح قائمة أو حفظ أول سجل، ويمكن إيقاف أي فصل مؤقتاً أو متابعته أو إعادته من آخر سطر في قائمة الأصول أو من «الجولات» في قائمة الحساب.لمن: مسؤول النظام، مدير الأصول، مدير القسم، محاسب، مسؤول المستأجر، المدقق
تعمل مع وحدات أخرى
سجل الأصول ودفتر الأستاذ يتشاركان أصلاً واحداًالأصل المسجَّل بقيمة تساوي الحد أو تزيد عليه، أو الذي يرسمله شخص، يُرسل إلى المحاسبة باسمه ووسمه وتكلفته وعملته وتاريخ دخوله الخدمة. ويعود الإهلاك وإعادة التقييم والاستبعاد في المحاسبة قيمةً دفترية للأصل وإهلاكاً متراكماً ووضعاً محاسبياً.المساعد الذكي يعمل على سجل الأصولعندما يطلب المستخدم، يقرأ المساعد الذكي السجل، وبعد التأكيد ينفذ إجراءات العهدة والصيانة والمالية والإعداد بصلاحيات الطالب نفسه.التذكرة تشير إلى المعدّة التي تخصهاتستطيع التذكرة حفظ مرجع لسجل أصل، فيعرف الموظف الجهاز الذي يخصه الطلب. والمرجع رمز يُلصق: لا يُتحقق منه ولا يفتح الأصل.الأصول تنتمي إلى أقسام الموارد البشريةتُقرأ قائمة الأقسام التي يعرضها نموذج الأصل من الموارد البشرية، ويُحفظ القسم المختار في الأصل.متابعة معدات المغادر تلقائياًبدء إنهاء الخدمة في الموارد البشرية يرسل هوية المغادر إلى السجل؛ فيرد السجل بقائمة الأصول التي يحملها؛ واسترجاع أي منها يؤشّر على المهمة المقابلة.حزمة تقارير المرافق تقرأ السجلتغذي أوامر العمل والحركات والأصول تقارير المرافق الجاهزة، في حدود ما يحق للمشاهد رؤيته.تسجيل الأصل يُبلغ الفريقعند تسجيل أصل، يُرسل إشعار داخل التطبيق بوسمه إلى كل من يحق له الاطلاع على السجل. أما الموظفون العاديون، الذين لا يرون إلا أصولهم، فلا يتلقونه.الموردون من جهات الاتصال المشتركةتبحث قائمة اختيار المورد في الأصل في سجل جهات الاتصال المشترك، والمورد الجديد الذي يُنشأ من النموذج يُحفظ هناك لكل الوحدات.أصول المغادرين تظهر في قائمة مهام إنهاء الخدمةعندما تبدأ الموارد البشرية إنهاء خدمة شخص، تُرسل قائمة الأصول التي يحملها إلى الموارد البشرية مهامَّ إرجاع؛ واسترجاع الأصل يؤشّر على المهمة.الأصول تصبح أصولاً ثابتة بقيم دفتريةطلب الرسملة (أو تسجيل أصل فوق الحد) يجعل المحاسبة تنشئ أصلاً ثابتاً؛ ويعود الإهلاك وإعادة التقييم والاستبعاد في المحاسبة إلى الأصل.المساعد الذكي يعمل على سجل الأصوليقرأ المساعد الذكي الأصول والعهدة وأوامر العمل والأنواع والقواعد، وبعد التأكيد يغيّرها.اختر الآلة من سجل الأصولتعرض يومية الموقع الآلات من سجل أصولك برقمها واسمها وحالتها، فتكون المعدات في الموقع سجلًا واحدًا لا نصًا مكتوبًا. وبدون الأصول توصف المعدات بالكلمات.
يُنجزها أكثر من شخص
تسليم المعدات لموظف واستعادتهامهمة إصلاح تنتقل من مدير الأصول إلى الفنيتسجيل أصل وإدراجه في الدفاترموظف مغادر يعيد معدات الشركةقاعدة أتمتة تفتح عملاً ويتولاه شخصالمسؤول يعرّف نوعاً ومدير الأصول يسجّل أصولاً به
ماذا يحصل عليه كل دور
- مدير الأصول — يدير الأصول يوماً بيوم: يسجّل الأصول ويعدّلها، ويسلّمها ويسترجعها، وينقلها بين الأشخاص والمواقع وحالات العهدة، ويحجزها عبر المساعد الذكي، ويفتح أوامر عمل الصيانة ويغلقها. ويقرأ جدول الإهلاك وقائمة تجديدات التراخيص والضمانات ليخطط مسبقاً، ويستطيع أن يسأل مساعد الأصول الذكي أسئلة بلغة طبيعية مثل «ما الخامل؟» أو «ما المعرّض للخطر؟» فيجيبه مباشرة من بيانات الأصول الحية.
- الموظف — يرى المعدات المسلَّمة إليه في «أصولي»، مع مكانها ووقت تسليمها، ويضغط «استلمته» للتأكيد. ويتلقى تذكيرًا واحدًا إن بقي تسليم إلى حسابه بلا تأكيد يومًا. ولا يستطيع تصفّح السجل ولا رؤية تسليمات الآخرين ولا الأسعار ولا تسليم شيء أو استرجاعه: فدور الموظف المدمج لا يحمل سوى صلاحيتي عهدته الشخصية.
- مسؤول النظام — يبني البنية التي تعمل عليها الوحدة كلها، أي أنواع الأصول والحقول المخصصة والحالات، من شاشة الإعدادات دون الحاجة إلى مطوّر. ويضبط حالات العهدة وقائمة المواقع، وعبر المساعد الذكي قائمة الشركاء الخارجيين، ويحدد حد الرسملة وما إذا كان السجل يتبع أرقام الإهلاك في المحاسبة، ويعرّف قواعد الأتمتة دون برمجة، ويتحكم في مفاتيح الوحدة لكل قسم، مثل الصيانة ومساعد الأصول الذكي والشركاء الخارجيين.
الأسئلة الشائعة
هل يتتبع النظام المعدات المادية وتراخيص البرمجيات معاً؟
نعم. يُعلَّم كل نوع أصل بأنه مادي أو رقمي، وله حقوله وحالاته، فتجتمع الحواسيب المحمولة والأثاث ومقاعد البرمجيات والنطاقات والشهادات في سجل واحد. وتغذي تواريخ التجديد والانتهاء والضمان المحفوظة في حقول مفاتيحها renews أو expiry أو warranty قائمة تجديدات واحدة.
هل يحسب إهلاك الأصول الثابتة؟
يُحسب الإهلاك مرة واحدة في المحاسبة، ويعرض سجل الأصول القيمة الدفترية التي ترحّلها المحاسبة. وترسمل الأصل من صفحته، أو يُرسل تلقائياً عند تسجيله بقيمة تساوي الحد الذي حددته أو تزيد عليه، فيصبح أصلاً ثابتاً في المحاسبة. ويتطلب ذلك وحدة المحاسبة والفوترة الإلكترونية ضمن باقتك وفئة أصول مُعدّة في المحاسبة.
كيف نستعيد معدات الشركة عندما يغادر موظف؟
عندما تبدأ الموارد البشرية إنهاء الخدمة، يُضاف كل أصل يحمله الشخص إلى قائمة المهام مهمة «إرجاع» لقسم تقنية المعلومات. وعندما تُسترجع المعدات في السجل، يُؤشَّر على المهمة تلقائياً. ويحتاج الموظف إلى حساب دخول مرتبط بسجله في الموارد البشرية.
هل يمكنه تتبّع مركباتنا؟
المركبات ذات اللوحات والسائقين وبطاقات التسجيل وانتهاء التأمين مكانها وحدة إدارة الأسطول. أما سجل الأصول فلكل ما تملكه غير ذلك، ويمكنك إنشاء نوع شبيه بالمركبة إذا كنت تحتاج إلى قائمة بسيطة فقط.
هل سجل الأصول متاح بالعربية؟
جزئياً. القائمة وصفحة الأصل ونافذة «رسملة» والخط الزمني بالعربية ويتحول التخطيط إلى اليمين إلى اليسار، لكن عدة شاشات أخرى ما زالت تعرض بعض النصوص بالإنجليزية. وتظهر المبالغ بعملة شركتك، مثل الدرهم الإماراتي أو الريال السعودي.
هل يرسل مساعد الأصول الذكي بيانات أصولنا إلى خدمة ذكاء اصطناعي خارجية؟
لا. يجيب مساعد الأصول الذكي من سجلك الحي بقواعد ثابتة، فلا تغادر أي بيانات أصول المنصة لأجله. ويفهم أربعة أنواع من الأسئلة: التجديدات، والأجهزة الخاملة، والأصول المعرّضة للخطر، والأعلى قيمة. أما المساعد الذكي فمنفصل ويتبع إعدادات الذكاء الاصطناعي في شركتك.
هل يمكننا استيراد الأصول من إكسل أو تصديرها أو مسح الباركود؟
لا يوجد اليوم في شاشات الأصول زر لاستيراد جداول البيانات أو تصديرها؛ وتُسجَّل الأصول واحداً تلو الآخر. ويحفظ نوع حقل الباركود قيماً مكتوبة، ولا يتضمن النظام تطبيقاً للمسح بالهاتف.
هل يمكننا جدولة صيانة وقائية متكررة؟
يمكنك فتح أوامر عمل بتواريخ استحقاق، وتستطيع الأتمتة فتح أمر عمل عند اقتراب موعد ضمان أو ترخيص أو تجديد أو عند تدني الوضع الفني لأصل. وتعمل الفحوص المرتبطة بالتواريخ عندما يضغط أحد «شغّل الفحوص اليومية الآن»، ولا يوجد تقويم متكرر ثابت، مثل كل ثلاثة أشهر.
من يستطيع رؤية الأصول وتغييرها؟
يتبع الوصول الصلاحيات. يستطيع مسؤولو النظام ومديرو الأصول فعل كل شيء في الوحدة، ويستطيع مديرو الأقسام تسجيل الأصول وتعديلها وتسليمها وصيانتها، ويرى الموظفون المعدات التي في عهدتهم وحدها ويؤكدون استلامها، ويستطيع المحاسبون قراءة البيانات المالية والرسملة. ويمكن للشركات تعديل الأدوار.
ماذا يحدث لسجل العهدة عند إخراج معدّة من الخدمة وهي بعهدة شخص؟
يُنهي إخراجها من الخدمة عهدة ذلك الشخص في السجل: استلام منه باسمه إلى حالة الإخراج من الخدمة، ثم سطر الحالة. ولا يقبل الأصل المُخرَج من الخدمة مهمة أو عدّاداً جديداً، ويبقى تاريخه محفوظاً.
جزء من منصة واحدة
إدارة الأصول واحدة من 59 وحدة (36 وحدة أعمال و23 معياراً من معايير الآيزو) تشترك في تسجيل الدخول نفسه والموظفين أنفسهم والعملاء أنفسهم والمساعد الذكي نفسه. اطّلع على كل الوحدات أو كيف تقارن Tarleaks ERP بأنظمة Odoo وERPNext وZoho.