أوامر البيع والتنفيذ — برنامج إدارة أوامر البيع وتنفيذ الطلبات
أوامر البيع هي الجانب التنفيذي من عملية البيع. تأخذ ما اتفق عليه العميل في CRM أو اشتراه من متجرك الإلكتروني، وتمرره عبر فحص الائتمان وحجز المخزون والتسليمات والمرتجعات والفوترة. تناسب شركات التجارة والتوزيع والتجزئة في الخليج التي تتابع الطلبات في جداول إكسل أو صندوق بريد مشترك. يُثبَّت مع CRM والمخزون والمحاسبة وسجل العملاء والمنتجات والمتجر الإلكتروني، لأن كل طلب يعتمد على هذه الخمسة.
آخر تحديث
دون بطاقة ائتمان · مساحة عملك جاهزة في نحو دقيقة · بياناتك تبقى خاصة
أدلة الاستخدام لكل دور — خطوة بخطوة
101 ميزة في 12 مجالاً · تعمل مع 13 وحدة أخرى · 5 مسارات عمل للفريق
قائمة الميزات الكاملة
إنشاء الطلبات وتسعيرها
اكتب طلباً لعميل في نموذج واحد، مع تعبئة الأسعار والضرائب والفرع البائع تلقائياً.
- إنشاء أمر بيع يدوياً — اختر العميل وأضف بنداً واحداً أو أكثر ثم احفظ. يبدأ الطلب بحالة «قيد الانتظار». لا يُحفظ النموذج دون عميل وبند واحد على الأقل، وتوضح الرسالة ما ينقص. العملة والفرع والملاحظات اختيارية.لمن: موظف أوامر البيع، مسؤول CRM، مدير المبيعات، مسؤول حسابات
- اختيار العميل بالاسم أو الرمز أو الرقم الضريبي — ابحث في سجل العملاء المشترك بالاسم (بالعربية أو الإنجليزية) أو الرمز أو رقم التسجيل الضريبي. عند اختيار العميل تُعبَّأ عملته ويُربط بحسابه في CRM، فتُطبَّق قوائم أسعار الحساب إن وُجدت.لمن: موظف أوامر البيع، مسؤول CRM
- إضافة عميل غير موجود دون مغادرة النموذج — إذا لم يكن العميل في القائمة بعد، أضفه من أداة الاختيار (الاسم، والرقم الضريبي إن عُرف) وأكمل الطلب. يظهر هذا الخيار فقط لمن يملك صلاحية إنشاء العملاء.لمن: موظف أوامر البيع
- اختيار المنتجات بالاسم مع المتغيرات — ابحث في كتالوج المنتجات واختر المتغير المطلوب بالضبط، مثل الأحمر بالمقاس الكبير. يحتفظ البند باسم المنتج ورمزه كما كانا عند كتابة الطلب. تحتاج أداة الاختيار إلى صلاحية عرض المنتجات، ويمكن لمن يملك صلاحية إنشاء المنتجات إضافة منتج منها.لمن: موظف أوامر البيع، مسؤول CRM
- الأسعار تُعبَّأ من الكتالوج — عند اختيار المنتج يطلب النظام من محرك الأسعار في الكتالوج السعر الذي يدفعه هذا العميل عبر قناة أوامر البيع، فتُطبَّق قوائم أسعار العميل وخصوماته دون إعادة كتابة.لمن: موظف أوامر البيع، مسؤول CRM
- اعرف القاعدة التي سعّرت كل بند — يعرض كل بند ما حدد سعره: قائمة أسعار مسمّاة، أو السعر الأساسي، أو عرض السعر الذي جاء منه، أو المتجر الإلكتروني، أو «يدوي». يُحفظ سعر القائمة بجانب السعر المحتسب، فيبقى الخصم ظاهراً لاحقاً.لمن: موظف أوامر البيع، مدير المبيعات
- اكتب سعرك بنفسك عند الحاجة — السعر الذي تكتبه يُحفظ ويُوسم «يدوي». إذا تعذّر رد الكتالوج يُقبل السعر المكتوب، أما البند بلا سعر إطلاقاً فيُرفض مع بيان السبب.لمن: موظف أوامر البيع، مسؤول CRM
- خصومات البنود — يحتفظ الطلب المنشأ من عرض سعر بخصم كل بند، ويمكن لـ المساعد الذكي أو واجهة البرمجة (API) تحديد نسبة خصم على البند، ويُخصم قبل الضريبة. لا يتضمن نموذج الطلب على الشاشة حقل خصم حالياً، لذا اكتب السعر الصافي فيه.لمن: موظف أوامر البيع
- الضريبة من قائمة ضرائبك — اختر ضريبة المبيعات للبند من الضرائب المعدّة في المحاسبة، أو اترك الضريبة الافتراضية للمنتج؛ وإن لم تُعدّ قائمة ضرائب بعد فاكتب النسبة. تُنسخ النسبة إلى البند، فلا تغيّر تعديلات الضرائب اللاحقة أي طلب قديم.لمن: موظف أوامر البيع، مسؤول CRM
- الإجمالي الفرعي والضريبة والإجمالي تُحسب لك — تُعاد الإجماليات من البنود كلما أضفت بنداً أو حذفته، بتقريب إلى خانتين عشريتين وبعملة الطلب.لمن: موظف أوامر البيع، مدير المبيعات
- أضف بنوداً أو احذفها ما دام الطلب قيد الانتظار — يمكن تعديل الطلبات قيد الانتظار بنداً بنداً وتتبعها الإجماليات. بعد تأكيد الطلب تُقفل بنوده.لمن: موظف أوامر البيع، مسؤول CRM
- العملة تتبع العميل — يستخدم الطلب الجديد عملة العميل المختار، وإلا عملة الشركة الأساسية، ويمكنك كتابة عملة أخرى. يحتفظ كل طلب برمز عملته.لمن: موظف أوامر البيع، مسؤول CRM
- أرقام تلقائية للطلبات والتسليمات والمرتجعات — تُرقَّم الطلبات بصيغة SO-السنة-ستة أرقام (مثل SO-2026-000123)، والتسليمات DLV-السنة-ستة أرقام، والمرتجعات RMA-السنة-ستة أرقام، حيث RMA هو إذن إرجاع البضاعة. يُتخطى الرقم المستخدم، فلا يفشل حفظ الطلب بسبب تكرار. لا يمكن تغيير الصيغة من الإعدادات.لمن: موظف أوامر البيع
- ابدأ طلباً من صفقة رابحة — في الصفقة الرابحة بـ CRM يفتح «إنشاء طلب» نموذج الطلب الجديد وفيه الصفقة والحساب والعملة معبأة؛ اختر العميل وأضف البنود واحفظ. إذا كان للصفقة طلب سابق يتحول الزر إلى «عرض أمر البيع».لمن: موظف أوامر البيع، مسؤول CRM
- رقم أمر شراء العميل والعناوين والإنكوترمز في الطلب — يحمل كل طلب رقم أمر الشراء الخاص بالعميل وتاريخه، وشروط الدفع (تُحدَّد مسبقًا شروط العميل نفسه وإلا الشروط الافتراضية للشركة)، وعنوان فوترة وعنوان شحن، ومصطلح إنكوترمز مع مكانه المحدد، ومن يستلم البضاعة. باختيار العميل يمتلئ عنوانا الفوترة والشحن من عنوانيه الافتراضيين للفوترة والشحن؛ ويمكنك تغيير عنوان الشحن إلى موقع لمرة واحدة دون المساس بسجل العميل. وتعرض صفحة التسليم وجهة الشحن وجهة الاتصال ورقم أمر الشراء، ويصبح رقم أمر الشراء مرجع الفاتورة التي تعدّها المحاسبة، وشروط الدفع شروطها.لمن: موظف الطلبات، مدير المبيعات
- اشتراط رقم أمر شراء العميل قبل التأكيد — مفتاح على مستوى الشركة (الإعدادات، التجارة) يرفض تأكيد طلب بلا رقم أمر شراء للعميل ويبيّن السبب؛ وتُحفظ الطلبات المسودة بدونه. وينطبق على كل العملاء؛ أما قاعدة لعميل بعينه فلم تُبنَ بعد.لمن: مدير المبيعات، مسؤول النظام
طلبات تصل من تلقاء نفسها
يمكن أن تتحول عروض الأسعار المقبولة والصفقات الرابحة وطلبات المتجر المدفوعة إلى أوامر بيع دون أن يعيد أحد كتابتها.
- عرض السعر المقبول يصبح طلباً ببنوده — عند قبول عرض سعر في CRM، سواء سجّل المندوب القبول أو قبله العميل في بوابة العملاء، يظهر طلب «قيد الانتظار» ببنود العرض وأسعاره وخصوماته وضرائبه والعميل والفرع البائع. يُسجَّل من سجّل القبول بصفته منشئ الطلب.لمن: موظف أوامر البيع، مدير المبيعات
- لا يُحوَّل عرض السعر نفسه مرتين — تكرار قبول عرض السعر أو إعادة محاولته يعيد الطلب الموجود أصلاً. والطلب المنشأ يدوياً من العرض نفسه والمسار التلقائي يشتركان في سجل واحد لما تم تحويله.لمن: موظف أوامر البيع
- بنود الإيجار والاشتراك تذهب إلى وحداتها — إذا تضمن عرض السعر بنود إيجار أو اشتراك وكنت تملك الإيجارات أو الاشتراكات، تُترك هذه البنود لها ويحمل الطلب الباقي. أما عرض السعر الذي يبيع إيجارات أو اشتراكات فقط فلا ينشئ طلباً.لمن: موظف أوامر البيع
- مسودة طلب عند ربح الصفقة — اختيارياً، يُنشئ تعليم الصفقة كرابحة طلباً «قيد الانتظار» بالحساب والعملة، ويضيف الموظف البنود. هذا الخيار متوقف افتراضياً؛ ويفعّله مسؤول النظام من الإعدادات ثم المبيعات والفوترة.لمن: مسؤول النظام، موظف أوامر البيع
- الطلب الإلكتروني المدفوع يصبح طلباً مؤكداً — عندما يسجّل المتجر الإلكتروني الطلب كمدفوع (أو الدفع عند الاستلام مضموناً) يُنشأ أمر بيع «مؤكد» ببنود المنتجات والمتغيرات والأسعار الصافية والضرائب، جاهز للتجهيز والشحن، ويحجز المخزون المخزون له. رسوم الشحن ليست بنود طلب، ولا يجري فحص ائتمان لأن العميل دفع أو تعهّد بالدفع.لمن: موظف أوامر البيع، مستخدم المستودع
- إلغاء الطلبات الإلكترونية يبقى متزامناً — إذا ألغى المتجر طلباً وصل إلى أوامر البيع ولم يُسلَّم بعد، يُلغى أمر البيع ويُفرج عن مخزونه المحجوز. وإلغاء أمر البيع لطلب إلكتروني يلغي طلب المتجر أيضاً. لا يُردّ مال في أي من الاتجاهين: صاحب المتجر هو من يردّ المبلغ للعميل.لمن: موظف أوامر البيع
- الطلبات عبر الإنترنت تصل منسوبة — يتحوّل الطلب المدفوع من المتجر الإلكتروني إلى أمر بيع مؤكَّد بالفرع الذي يبيع منه المتجر والمستودع الذي تخرج منه البضاعة ومسؤول طلبات المتجر وتاريخ تسليم موعود هو اليوم زائد مدة التجهيز لدى الشركة (يومان حتى تُغيَّر من الإعدادات ← المبيعات والفوترة). وتُصدر مسودة الفاتورة على الفرع نفسه. أما المتجر الذي بلا فرع أو مستودع أو مسؤول فيواصل البيع، وتعرضه نظرة الطلبات العامة على أنه يحتاج إلى إعداد مع رابط إلى المتجر إلى أن يصل طلب مكتمل.لمن: موظف أوامر البيع، مدير المبيعات، مسؤول النظام
التأكيد والرقابة الائتمانية والإلغاء
الخطوة التي يصبح فيها الطلب التزاماً: يُفحص الائتمان ويُحجز المخزون ويُقفل الطلب.
- تأكيد الطلب — ينقل التأكيد الطلب من «قيد الانتظار» إلى «مؤكد»، ويسجّل الوقت، ويطلب من المخزون حجز كمية لكل بند مرتبط بصنف مخزني. يكون زر «تأكيد» معطلاً مع ذكر السبب ما دام الطلب بلا بنود. لا يراه إلا من يملك صلاحية التأكيد.لمن: مدير المبيعات، موظف أوامر البيع، مسؤول CRM
- فحص الائتمان عند التأكيد — قبل التأكيد تُسأل المحاسبة هل العميل ضمن حده الائتماني أم عليه إيقاف، وتسجّل القرار. عند تجاوز الحد يحسم إعداد فريق المالية: إما تحذير مسجَّل (الافتراضي) أو منع يُبقي الطلب «قيد الانتظار». لا يجري الفحص إلا إذا كان للطلب عميل من السجل وكان من يؤكد يملك صلاحية عرض معلومات الائتمان.لمن: مدير المبيعات، موظف أوامر البيع
- الوضع الائتماني ظاهر على الطلب — يعرض رأس الطلب الوضع الائتماني للعميل مقابل مبلغ هذا الطلب، لكل من يملك صلاحية عرض معلومات الائتمان.لمن: مدير المبيعات، موظف أوامر البيع
- العميل الموقوف ائتمانياً لا يُؤكَّد طلبه — العميل الموقوف ائتمانياً يمنع التأكيد كلما جرى فحص الائتمان: تذكر الرسالة السبب وتبيّن أين تستطيع المالية رفع الإيقاف أو زيادة الحد. يبقى الطلب «قيد الانتظار».لمن: مدير المبيعات
- المبيعات تستمر إذا تعذّر الوصول إلى المحاسبة — إذا تعذّر الوصول إلى خدمة الائتمان يُؤكَّد الطلب ويُسجَّل السبب، فلا يوقف عطل في المالية عمل المبيعات.لمن: مدير المبيعات
- إلغاء طلب لم يُسلَّم — يوقف الإلغاء الطلب ويفرج عن أي مخزون ما زال محجوزاً له. يطلب مربع حوار تأكيدك ويتيح «إبقاء»، فلا يُلغى طلب بنقرة خاطئة. لا يظهر الزر بعد أن يصبح الطلب مسلَّماً أو مدفوعاً أو مقفلاً أو ملغى أو مفوتراً، ويرفض الخادم أيضاً طلباً شُحن جزء منه؛ سجّل مرتجعاً أو أصدر إشعاراً دائناً للفاتورة بدل ذلك.لمن: مدير المبيعات، موظف أوامر البيع، مسؤول CRM
- مسار حالات الطلب الذي يمكنك تتبعه — عملياً ينتقل الطلب من «قيد الانتظار» إلى «مؤكد» ثم «تم الشحن» (عند إرسال أول تسليم) ثم «تم التسليم» ثم «مدفوع» عند سداد فاتورته؛ و«ملغى» هو المخرج الآخر. يعرض الخط الزمني واللوحة أيضاً «قيد التجهيز» و«قيد التغليف»، لكن لا يوجد إجراء ينقل الطلب إليهما حالياً.لمن: موظف أوامر البيع، مدير المبيعات، مستخدم المستودع
التجهيز والشحن والتسليم
قسّم الطلب إلى شحنة واحدة أو عدة شحنات وتابع كل واحدة من المستودع إلى العميل.
- إنشاء تسليم بكميات محددة — افتح «تنفيذ الطلب» (أو «تسليم جديد» في تبويب التسليمات)، وحدد كمية كل بند مفتوح في هذه الشحنة، وأضف شركة النقل ورقم التتبع والملاحظات، ثم احفظ. يُعبَّأ كل بند بالمتبقي ولا يمكن تجاوزه في النموذج. يحصل كل تسليم على رقم DLV-السنة-رقم.لمن: موظف أوامر البيع، مستخدم المستودع
- طلبات بانتظار التسليم — من أوامر البيع ثم بانتظار التسليم تظهر كل الطلبات المؤكدة التي ما زالت لها بضاعة تُرسل، الأقرب موعدًا أولًا، مع العميل والمستودع الذي تخرج منه، وهل هي متأخرة أو موقوفة، وما بقي من كل بند، دون أي سعر. يطلب زر بدء التسليم الكميات الخارجة الآن ويفتح التسليم الجديد، فلا يحتاج المستودع إلى صفحة الطلب نفسها. تظهر لكل من يحق له إنشاء التسليمات.لمن: مستخدم المستودع، موظف الطلبات
- شحنات جزئية عبر عدة تسليمات — اشحن ما لديك الآن والباقي لاحقاً. يتتبع كل بند الكمية الموضوعة في التسليمات مقابل الكمية المطلوبة، ويبقى المتبقي ظاهراً.لمن: موظف أوامر البيع، مستخدم المستودع
- إرسال التسليم — يسجّل تعليم التسليم «تم الإرسال» الوقت وينقل الطلب إلى «تم الشحن». وحيث يحجز المخزون كمية للطلب تخرج البضاعة من المخزون بتكلفتها. لا يستطيع ذلك إلا من يملك صلاحية الشحن.لمن: مستخدم المستودع، موظف أوامر البيع
- تعليم التسليم كمُسلَّم — حين تصل البضاعة إلى العميل علّم التسليم «تم التسليم». وبعد أن تصبح الكمية الكاملة لكل بند في تسليمات، يجعل تعليم تسليم كمُسلَّم الطلب كله «تم التسليم» ويحيله إلى الفوترة.لمن: مستخدم المستودع، موظف أوامر البيع
- صفحة لكل تسليم — لكل تسليم صفحته الخاصة بشركة النقل والتتبع وأوقات الإرسال والتسليم والبنود المشحونة مقابل الكمية المطلوبة، إضافة إلى الإجراءات المتاحة لدورك.لمن: موظف أوامر البيع، مستخدم المستودع
- تنقّل بين تسليمات الطلب — تنقلك أسهم السابق والتالي بين تسليمات الطلب الواحد مع عدّاد للموضع، دون العودة إلى الطلب.لمن: موظف أوامر البيع، مستخدم المستودع
- شريط تقدم التسليم في كل طلب — يعرض رأس الطلب نسبة الوحدات المطلوبة الموضوعة في تسليمات، فيرى المدير مدى تقدم الطلب بنظرة واحدة.لمن: مدير المبيعات، موظف أوامر البيع
- خط زمني للطلب عبر الوحدات — تعرض صفحة الطلب خطاً زمنياً واحداً من «قيد الانتظار» إلى «تم التسليم»، وحيث تملك الوحدات وصلاحية عرضها: المخزون المحجوز، وخروج المخزون من المستودع، والفوترة، والسداد، وكل خطوة تفتح سجلها. الخطوة من وحدة لا تملكها تظهر «ليست في باقتك».لمن: موظف أوامر البيع، مدير المبيعات
- جولة السائق على الهاتف — تعرض واجهة الهاتف تسليمات كل الطلبات معًا، مع رقم الطلب واسم العميل وهاتفه والموعد الموعود وعدد البنود. وجولة السائق نفسه هي ما بقي عليه من موعده الموعود فصاعدًا، فلا يضيع تسليم متأخر، إضافة إلى ما انتهى في ذلك اليوم. وتستطيع الشركة التي لا تستخدم الأسطول أن تكتب اسم السائق فقط فيجد الهاتف جولته.لمن: مستخدم المستودع، موظف أوامر البيع
تغطية المخزون والنقص
اعرف قبل أن تعد بموعد شحن هل يستطيع المستودع تسليم الطلب فعلاً.
- المخزون ظاهر مقابل كل بند — يعرض كل بند ما يستطيع المستودع الالتزام به (الموجود والمحجوز والمتاح)، فيظهر النقص أثناء مراجعة الطلب. تظهر أرقام المخزون لمن يملك صلاحية عرض أصناف المخزون، مثل مستخدمي المستودع ومديري المخزون ومسؤولي الشركة. ومن لا يحق لدوره عرض أصناف المخزون لا يرى عمود المخزون، ولا تطلب صفحة الطلب أي بيانات مخزون.لمن: مستخدم المستودع، مدير المخزون، مسؤول النظام
- تقرير التنفيذ لكل طلب — لكل بند: المطلوب والمحجوز والمشحون وقيد النقل والمسلَّم والمرتجع والمتأخر، مع حالة: مكتمل أو مشحون أو جزئي أو مفتوح أو ناقص، وإجماليات بنسبة المسلَّم. ويُضاف رصيد الصنف الموجود والمتاح لمن يملك صلاحية عرض أصناف المخزون.لمن: مدير المبيعات، موظف أوامر البيع، مستخدم المستودع
- تصدير تقرير التنفيذ والفحص — نزّل تقرير التنفيذ لكل بند، أو فحص الطلبات المفتوحة، كملف جدول بيانات لترسله إلى عميل أو مورّد.لمن: مدير المبيعات، موظف أوامر البيع
- فحص التنفيذ لكل الطلبات المفتوحة — بنقرة واحدة تُعرض الطلبات المؤكدة التي ينقصها مخزون، أو فيها مخزون غير محجوز بانتظار الحجز، أو غير مرتبطة بصنف مخزني، أو مضت عليها أيام دون شحن تحددها أنت (3 افتراضياً). ولمن لا يملك صلاحية عرض أصناف المخزون يظهر كل بند «غير مرتبط بصنف مخزني».لمن: مستخدم المستودع، مدير المبيعات
- حل المخزون تلقائياً — من الفحص، احجز المخزون المتاح لكل بند يتوفر له دفعة واحدة. تُسمّى حالات النقص الحقيقية وتُترك لاقتراحات إعادة الطلب في المخزون. يظهر لمن يملك صلاحية إنشاء الحجوزات، مثل مستخدمي المستودع ومديري المخزون.لمن: مستخدم المستودع، مدير المخزون
- أين يوجد المخزون — للبنود القابلة للحجز يعرض الفحص موقع المستودع الذي يقترح المخزون التجهيز منه.لمن: مستخدم المستودع
- المخزون يُحجز عند التأكيد ويُفرج عنه عند الإلغاء — يحجز تأكيد الطلب مخزون كل بند في المخزون، ويفرج عنه الإلغاء. البنود غير المرتبطة بصنف مخزني لا تُحجز؛ ويذكرها الفحص بالاسم.لمن: مستخدم المستودع
- النقص ينشئ مسودة أمر شراء — عندما يترك طلب مؤكد صنفاً ناقصاً، ينشئ المخزون مسودة أمر شراء للكمية الناقصة، مسودة لكل مورّد ومجموعة لكل طلب، ليراجعها موظف المشتريات. مفعّل افتراضياً، ويمكن إيقافه من إعداد الشركة.لمن: موظف المشتريات، مدير المخزون
- تقييم سلامة الطلب في صفحته — تقيّم صفحة الطلب مخاطره بـ منخفضة أو متوسطة أو عالية بحسب ما شُحن ومدة بقائه قيد الانتظار، وتغطية المخزون لمن يملك صلاحية عرض أصناف المخزون، وتسرد الأسباب. هو حساب مباشر وليس حكماً من الذكاء الاصطناعي.لمن: مدير المبيعات، موظف أوامر البيع
المرتجعات والمبالغ المستردة (RMA)
استرجع البضاعة بمسار اعتماد واضح، وصحّح المخزون، وأصدر إشعاراً دائناً للعميل.
- إنشاء مرتجع على طلب — في تبويب المرتجعات اختر البنود والكميات العائدة (بحد أقصى ما شُحن) وأدخل رمز السبب وملاحظة. يُحفظ طلب الإرجاع بحالة «قيد الانتظار» برقم RMA-السنة-رقم.لمن: موظف أوامر البيع، مدير المبيعات
- فحص المرتجع مقابل الطلب — لا يمكن أن يتجاوز بند المرتجع ما سلّمه الطلب مطروحًا منه ما سُجّل في مرتجع آخر، ويذكر رفض الطلب كم سُلِّم وكم أُرجع حتى الآن. يُعلَّم المرتجع الذي يأتي بعد مهلة الإرجاع (30 يومًا ما لم تغيّرها) بأنه متأخر ويحتاج إلى مدير يملك صلاحية اعتماد المرتجعات المتأخرة. وتُحتجز نسبة رسوم إعادة التخزين على المرتجع بسبب تغيير الرأي من مبلغ الاسترداد ومن الإشعار الدائن، ويحدد كل بند مصير البضاعة (عودة إلى المخزون أو إتلاف) من قائمة النتائج الخاصة بشركتك، ولا يمكن أن يتجاوز الاسترداد قيمة الطلب.لمن: موظف أوامر البيع، مدير المبيعات
- المدير يعتمد أو يرفض — يعتمد مدير المبيعات المرتجع المعلّق أو يرفضه. لا يستطيع موظفو أوامر البيع ومستخدمو المستودع الاعتماد، وهذا يضمن مراجعة ثانية لأي مال يعود إلى العميل.لمن: مدير المبيعات
- خطوة استلام البضاعة — بعد الاعتماد، يعلّم الموظف أو مستخدم المستودع المرتجع «مستلم» (قيد المعالجة) عندما تعود البضاعة فعلياً.لمن: موظف أوامر البيع، مستخدم المستودع
- الإتمام بمبلغ الاسترداد وطريقته — يُنهي المدير المرتجع بإدخال مبلغ الاسترداد وطريقة دفعه. يُغلق المرتجع ويُبلَّغ المخزون والمحاسبة. تسجّل أوامر البيع الاسترداد ولا تدفع للعميل.لمن: مدير المبيعات
- المخزون المرتجع يعود أو يُتلف — يعيد المرتجع المكتمل البضاعة إلى المستودع بالتكلفة التي خرجت بها. أما البنود المسجلة تالفة أو معيبة فتُنقل إلى موقع الإتلاف؛ ولا يلتقط نموذج المرتجع على الشاشة الحالة بعد، لذا ينطبق هذا على المرتجعات المدخلة عبر واجهة البرمجة (API).لمن: مستخدم المستودع
- إشعار دائن يُنشأ كمسودة في المحاسبة — عندما فُوتر الطلب من المحاسبة، ينشئ المرتجع المكتمل مسودة إشعار دائن على تلك الفاتورة بالكميات المرتجعة، ليراجعه المحاسب ويرحّله. وإن لم تكن للطلب فاتورة بعد فلا تُنشأ مسودة.لمن: مدير المبيعات، محاسب
- الخطوات غير المسموحة تُرفض — لا ينتقل المرتجع إلا من «قيد الانتظار» إلى «معتمد» أو «مرفوض»، ومن «معتمد» إلى «قيد المعالجة»، ومن «قيد المعالجة» إلى «مكتمل». أي خطوة أخرى تُرفض برسالة تذكر الحالة الحالية.لمن: مدير المبيعات، موظف أوامر البيع
- صفحة لكل مرتجع — لكل مرتجع صفحته الخاصة بالبنود المرتجعة وحالتها إن سُجلت والاسترداد والقرارات التي يمكنك اتخاذها، مع أسهم السابق والتالي بين مرتجعات الطلب.لمن: مدير المبيعات، موظف أوامر البيع
- يمكن إيقاف المرتجعات — إعداد ضمن الإعدادات ثم الميزات يوقف المرتجعات للشركة؛ وعند إيقافه يختفي تبويب المرتجعات وتُرفض الإجراءات. ويمكن لمشغّل المنصة أيضاً إيقافها لكل الشركات.لمن: مسؤول النظام
- إشعار بإتمام المرتجع — عند إتمام مرتجع يُبلَّغ من يملك صلاحية عرض المرتجعات، عدا من أتمّه، عبر الجرس والبريد الإلكتروني برقم المرتجع ومبلغ الاسترداد وطريقته.لمن: مدير المبيعات، موظف أوامر البيع
- قائمة واحدة للمرتجعات من كل الطلبات — من أوامر البيع ثم المرتجعات تظهر كل المرتجعات التي يحق لك التعامل معها في مكان واحد، وما ينتظر القرار منها أولًا، مع الطلب والعميل وعدد الأصناف العائدة. تعرض البطاقات ما ينتظر القرار، وما اعتُمد وينتظر استلام البضاعة، وما اكتمل، ويجد البحث المرتجع برقمه أو برقم الطلب أو باسم العميل. ويرى المستودع كل مرتجع معتمد ويستلمه من هنا حتى لو لم يكن الطلب طلبه، وتذكر الصفحة الأصناف دون فتح الطلب.لمن: موظف الطلبات، مدير المبيعات، مستخدم المستودع
- قائمة المرتجعات على الهاتف — يعرض الهاتف مرتجعات كل الطلبات في مكان واحد، وما ينتظر منها أولًا، فيعمل من يعتمد على القائمة دون فتح كل طلب. وهي تتبع مفتاح المرتجعات.لمن: مدير المبيعات
من التسليم إلى الفاتورة والسداد
يسلّم الطلب نفسه إلى المحاسبة ثم يعرض متى فُوتر ومتى سُدّد.
- فاتورة العميل تُنشأ كمسودة من الطلب المسلَّم — عندما يُسلَّم الطلب كاملاً، تنشئ المحاسبة مسودة فاتورة العميل ببنود الطلب وأسعاره وضرائبه، وتاريخ استحقاق من شروط دفع العميل أو الافتراضي للشركة. يراجعها المحاسب ويرسلها؛ وتُنشأ المسودة مرة واحدة حتى لو تكررت الرسالة.لمن: محاسب، مدير المبيعات
- اختر متى تُنشأ مسودة الفاتورة — يتيح الإعداد إنشاء مسودة الفاتورة عند تسليم الطلب (فاتورة واحدة)، أو عند إرسال كل تسليم (فاتورة لكل شحنة)، أو عدم إنشائها تلقائياً.لمن: مسؤول النظام
- الطلب يعرض «مفوتر» و«مدفوع» — فور أن تنشئ المحاسبة مسودة الفاتورة يعرضها الطلب، وعند سدادها ينتقل الطلب من «تم التسليم» إلى «مدفوع» تلقائياً.لمن: موظف أوامر البيع، مدير المبيعات
- إلغاء الفاتورة يعيد الطلب — إذا أُلغيت الفاتورة يعود الطلب إلى «تم التسليم» وغير مفوتر، فلا يدّعي شيء دفعة لم تعد قائمة.لمن: موظف أوامر البيع، مدير المبيعات
- يمكن إيقاف تبعية الطلب لفاتورته — إعداد يمنع الطلب من أخذ حالتي «مفوتر» و«مدفوع» من المحاسبة، للشركات التي تفضّل إدارة الفاتورة بالكامل من جهة المحاسبة.لمن: مسؤول النظام
- تاريخ التوريد ينتقل إلى الفاتورة — ينتقل تاريخ إرسال البضاعة أو تسليمها إلى الفاتورة، فيطابق تاريخ التوريد في الفاتورة ما جرى فعلاً حيث تكون الفوترة الإلكترونية معدّة.لمن: مدير المبيعات
- الخط الزمني للصفقة يحصل على ملاحظة تسليم — عند تسليم الطلب تُضاف ملاحظة منجزة برقم الطلب وإجماليه إلى صفقة CRM وحسابه المرتبطين، فيراها مندوب المبيعات حيث يعمل. ويمكن إيقافها من إعداد في CRM.لمن: مسؤول حسابات، مدير المبيعات
الفروع والضريبة لدول الخليج
تأكد أن كل طلب يُباع ويُفوتر من الفرع الصحيح، مع حفظ الضريبة على كل بند.
- الفرع البائع في كل طلب — في الشركات التي لها أكثر من فرع نشط يسأل نموذج الطلب الجديد عن الفرع البائع؛ اتركه فارغاً لاستخدام فرعك الافتراضي. وحيث تكون الفوترة الإلكترونية معدّة يحدد الفرع من يُصدر الفاتورة وبالتالي أي هيئة ضريبية تتلقاها، مثل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) في السعودية أو الهيئة الاتحادية للضرائب في الإمارات.لمن: موظف أوامر البيع، مسؤول CRM
- قاعدة واحدة لاختيار الفرع — الفرع الذي تحدده هو الأول؛ وفي الطلب من عرض سعر يكون فرع قائمة أسعار العرض؛ وإلا الفرع الافتراضي لمنشئ الطلب؛ وإلا تقرر المحاسبة عند إنشاء مسودة الفاتورة.لمن: موظف أوامر البيع
- الفروع المؤرشفة أو المجهولة تُرفض — اختيار فرع مؤرشف أو ليس من فروع الشركة يُرفض برسالة تطلب منك اختيار فرع نشط.لمن: موظف أوامر البيع
- التصفية والتصدير بحسب الفرع — عندما تبيع من عدة فروع تظهر في القائمة تصفية وعمود للفرع، ويدخل اسم الفرع في الملف المصدَّر.لمن: مدير المبيعات، موظف أوامر البيع
- المستودع الذي تخرج منه البضاعة — يمكن للطلب المنشأ عبر المساعد الذكي أو واجهة البرمجة (API) تسمية المستودع الذي يُشحن منه، ويرافق هذا المستودع أحداث الطلب. لا يسأل نموذج الطلب على الشاشة عنه بعد.لمن: مستخدم المستودع
- الإشعار الدائن يتبع فرع الفاتورة — حيث تكون الفوترة الإلكترونية معدّة، يصدر الإشعار الدائن المنشأ من مرتجع عن الفرع نفسه الذي أصدر الفاتورة المصحَّحة، فيُبلَّغ إلى الهيئة الضريبية نفسها.لمن: مدير المبيعات
- الضريبة محفوظة على كل بند — تُحفظ الضريبة لكل بند بنسبة، وبرمز ضريبة عند اختيارها من قائمة المحاسبة، فتنتقل ضريبة القيمة المضافة بنسبة 5 أو 15 بالمئة إلى الفاتورة كما هي.لمن: موظف أوامر البيع
- إثبات التصدير ومهلة التسعين يومًا — يُعلَّم الطلب الموجّه إلى عميل في الخارج ببنود بنسبة ضريبة صفر على أنه تصدير تلقائيًا، أما الحركة إلى منطقة محددة أو منها فتُحدَّد يدويًا ولا تُعدّ تصديرًا أبدًا. ومنذ أول إرسال يحتفظ الطلب برقم البيان الجمركي وبوليصة الشحن الجوي وتاريخ الخروج والملفات، وتعرض نظرة الطلبات العامة الصادرات التي حان موعد إثباتها من اليوم 80؛ وفي اليوم 90 يظهر أن خضوعها لنسبة الصفر في خطر ما لم يُسجَّل الخروج أو يوجد تمديد. ويمكن رفع الأوراق مباشرة من الطلب، وفي كل صباح يُبلَّغ من يسجّلون إثباتات التصدير مرة واحدة عندما يحين موعد طلب ما ومرة واحدة عندما يصبح خضوعه لنسبة الصفر في خطر. أما عدد الأيام والإثبات المطلوب فيأتيان من قواعد البلد (حزمة الإمارات: 90 يومًا وتنبيه عند اليوم 80 ورقم بيان جمركي وتاريخ خروج) ويمكن للشركة تحديد قواعدها. يمكن إيقافه من الإعدادات ← الميزات.لمن: موظف أوامر البيع، مدير المبيعات
البحث والتصفية والتصدير والتقارير
اعرف ما هو مفتوح وما هو متعثر وكم بلغت الطلبات دون مغادرة قائمة الطلبات.
- قائمة الطلبات بالبحث والتصفية — ابحث برقم الطلب أو العملة أو الحالة، وصفِّ بالحالة أو الفرع، ورتّب بالأحدث أو الأعلى قيمة. تُحفظ التصفيات في شريط العنوان، فيعرض التحديث أو الرابط المشترك القائمة نفسها. والقائمة مقسّمة إلى صفحات وتعرض رقم الطلب والعميل والحالة والموعد الموعود والمسؤول والعملة والإجمالي ونسبة ما سُلّم، إضافة إلى الفرع متى صار للشركة أكثر من فرع.لمن: موظف أوامر البيع، مدير المبيعات
- عرض اللوحة بحسب الحالة — بدّل من القائمة إلى أعمدة «قيد الانتظار» و«مؤكد» و«قيد التجهيز» و«تم الشحن»، لكل منها عدده وقيمته.لمن: مدير المبيعات، موظف أوامر البيع
- بطاقات تتحرك عند النقر — فوق القائمة: الطلبات المفتوحة وإجمالي قيمة الطلبات ومتوسط قيمة الطلب ونسبة المسلَّم أو المدفوع. كل بطاقة اختصار: «الطلبات المفتوحة» تعرض الطلبات المؤكدة، وإجمالي القيمة يمسح التصفية، ومتوسط القيمة يرتّب بالقيمة، و«المسلَّم» يعرض الطلبات المسلَّمة.لمن: مدير المبيعات
- تصدير الطلبات إلى جدول بيانات — نزّل الطلبات المعروضة بالرقم والحالة والفرع والعملة والإجمالي وتواريخ التأكيد والشحن والتسليم والإنشاء.لمن: مدير المبيعات، موظف أوامر البيع
- تنقّل بين الطلبات بالأسهم — تنقلك أسهم السابق والتالي في صفحة الطلب، ومفتاحا السهم الأيسر والأيمن، بين الطلبات من الأحدث دون العودة إلى القائمة. وهي لا تتبع تصفيات القائمة.لمن: موظف أوامر البيع، مدير المبيعات
- ما باعه المنتج في آخر 90 يوماً — يعرض تبويب «المخزون والمبيعات» في المنتجات والمتجر الإلكتروني عدد الطلبات وعدد الوحدات والإيراد المباع خلال آخر 90 يوماً، من الطلبات غير الملغاة.لمن: مدير المبيعات، مسؤول حسابات
- حزمة تقارير «الطلبات والتنفيذ» الجاهزة — تأتي وحدة التحليلات بحزمة تقارير فيها مسار الطلبات، والأموال في طلبات لم تُشحن بعد، وقيمة الطلبات بالشهر، والتسليمات والمرتجعات بحسب الحالة، وشحنات المستودع بالشهر، وقيمة الفواتير بالشهر.لمن: مدير المبيعات
الإعدادات والصلاحيات والتدقيق
حدد من يستطيع فعل ماذا، وأي الخطوات التلقائية تعمل، واحتفظ بسجل لكل خطوة.
- وحدة مرخّصة — تُباع أوامر البيع كوحدة، ويُفحص كل طلب مقابل ترخيصك. تُثبَّت مع CRM والمخزون والمحاسبة وسجل العملاء والمنتجات والمتجر الإلكتروني التي تعتمد عليها.لمن: مسؤول النظام
- صلاحيات دقيقة — عرض الطلبات وإنشاؤها وتعديلها وتأكيدها وإلغاؤها؛ ورؤية كل الطلبات أيًّا كان مالكها؛ وعرض التسليمات وإنشاؤها وتعديلها وشحنها؛ وعرض المرتجعات وإنشاؤها واعتمادها ومعالجتها واستردادها. تُمنح كل صلاحية على حدة، فتقرر من يؤكد ومن يكتفي بالعرض.لمن: مسؤول النظام
- أدوار جاهزة — موظف أوامر البيع ينشئ الطلبات ويعدلها ويؤكدها ويلغيها، وينشئ التسليمات ويرسلها، وينشئ المرتجعات ويعلّم استلام البضاعة. مدير المبيعات يعرض الطلبات وينشئها ويعدلها ويؤكدها ويلغيها ويتولى المرتجعات من إنشائها حتى الاسترداد. مستخدم المستودع يعرض الطلبات وينشئ التسليمات ويرسلها ويستلم البضاعة المرتجعة. مسؤول حساب العملاء يعرض الطلبات والتسليمات والمرتجعات ويستطيع إنشاء الطلبات وتعديلها، ولا يستطيع التأكيد أو الشحن أو الإلغاء. مسؤول CRM ومسؤول النظام يملكان كل صلاحيات الطلبات؛ وفي الشركة القائمة قبل إضافة صلاحية رؤية كل الطلبات تُمنح هذه الصلاحية وحدها من الإعدادات ثم الأدوار.لمن: مسؤول النظام
- الأزرار المخفية تطابق الصلاحية — أزرار مثل «تأكيد» و«تنفيذ» و«اعتماد» و«إتمام» لا تظهر إلا لمن يملك الصلاحية المقابلة، ويرفض الخادم الإجراء حتى لو جرّبه أحد مباشرة. ومن لا يملك صلاحية عرض الطلبات ويفتح قائمة الطلبات أو الصفحة الرئيسية للوحدة أو طلبًا أو تسليمًا تظهر له رسالة تفيد بأنه لا يملك صلاحية الوصول إلى هذا القسم بدل قائمة يتعذّر تحميلها؛ أما صفحة المرتجع الواحد فلا تشملها هذه الرسالة.لمن: مسؤول النظام
- سجل تدقيق يُحفظ سبع سنوات — إنشاء الطلب وتأكيده وإلغاؤه، وإنشاء التسليم وتسليمه، وكل خطوة في المرتجع، تُكتب في سجل التدقيق مع من فعلها ومتى، وتُحفظ سبع سنوات.لمن: مسؤول النظام
- إعدادات المبيعات والفوترة — تتيح صفحة إعدادات لمسؤول النظام اختيار وقت إنشاء الفاتورة، وهل يتبع الطلب الفاتورة، وهل يتحول عرض السعر المقبول إلى طلب، وهل تنشئ الصفقة الرابحة طلباً، دون أي نشر تقني. لمسار طلبات المتجر الإلكتروني إعداد أيضاً لكن بلا مفتاح على الشاشة بعد.لمن: مسؤول النظام
- العملاء المدمجون يحتفظون بطلباتهم — عند دمج عميلين مكررين في سجل العملاء تنتقل طلباتهما إلى العميل المتبقي.لمن: مسؤول النظام، موظف أوامر البيع
- العربية والتخطيط من اليمين إلى اليسار — يتحول التطبيق إلى التخطيط من اليمين إلى اليسار لمستخدمي العربية، وتحمل شاشات الطلب الجديد والتسليم والمرتجع والتقارير نصوصاً عربية. أما كثير من العناوين وأسماء الأعمدة والأزرار في قائمة الطلبات وصفحة الطلب، ومنها أسماء الحالات و«تأكيد» و«إلغاء الطلب»، فما زالت تظهر بالإنجليزية.لمن: موظف أوامر البيع، مدير المبيعات
- مساعدو الذكاء الاصطناعي الآخرون يستخدمون أدوات الطلبات — تتيح الوحدة أدوات الطلبات نفسها لمساعدي الذكاء الاصطناعي الخارجيين المعتمدين عبر اتصال قياسي، وبصلاحيات الشخص المسجّل دخوله نفسه.لمن: مسؤول النظام
- مندوبو المبيعات يرون طلباتهم فقط — مفعّل للشركات التي تُنشأ بعد هذا الإصدار، ومتوقف للشركات القائمة حتى يشغّله مسؤول النظام ويمنح الأدوار المناسبة صلاحية رؤية كل الطلبات. وعند تشغيله يرى مندوب المبيعات في أوامر البيع الطلبات التي يتولى مسؤوليتها فقط: فلا يُفتح له طلب زميل، وتتبع ذلك قائمة الطلبات واللوحة والأسهم والسجل والملاحظات وإعدادات رابط المشاركة في الطلب وفحص التنفيذ. ولا يضيّق هذا الإعداد CRM ولا المحاسبة ولا التقارير ولا الرابط الذي يتابعه العميل. وتبقى أرقام الطلبات على مستوى الشركة لمن يحق له رؤية كل الطلبات. ومن يملك هذه الصلاحية يرى كل شيء، ويحتفظ موظفو المستودع بالتسليمات التي يعملون عليها.لمن: مسؤول النظام، مدير المبيعات، مسؤول حسابات
الذكاء الاصطناعي والمساعد الذكي
اطلب من المساعد الذكي أن يبحث عن الطلبات وينشئها وينقلها بلغة عادية، مع تأكيد منك قبل أن يغيّر أي شيء.
- خبير أوامر البيع في المساعد الذكي — يتعرف المساعد الذكي على أسئلة الطلبات والتسليمات والمرتجعات والتنفيذ بالعربية والإنجليزية، ويجيب بحسب قواعد مكتب الطلبات نفسها.لمن: مدير المبيعات، موظف أوامر البيع
- البحث عن الطلبات وقراءتها بالمحادثة — اسأل المساعد الذكي عن الطلبات المفتوحة، أو طلب واحد ببنوده، أو تسليمات طلب، دون فتح الشاشة.لمن: مدير المبيعات، موظف أوامر البيع
- إنشاء الطلبات وتأكيدها وإلغاؤها وإضافة البنود بالمحادثة — يستطيع المساعد الذكي إنشاء طلب أو إضافة بند أو تأكيد الطلب أو إلغاءه، لكن كلاً منها تغيير، فيعرض بطاقة لتعتمدها أولاً. ويستخدم صلاحياتك أنت لا صلاحيات خاصة به.لمن: موظف أوامر البيع، مدير المبيعات
- إنشاء التسليمات ونقلها بالمحادثة — اطلب إنشاء تسليم أو إرساله أو تعليمه كمُسلَّم؛ وتنطبق الصلاحية نفسها المطلوبة لنقر الزر.لمن: موظف أوامر البيع، مستخدم المستودع
- اعتماد المرتجعات بالمحادثة — اعرض المرتجعات وافتحها، واعتمد المرتجع المعلّق أو ارفضه، مع التحقق من صلاحية اعتماد المدير. أما إنشاء المرتجع وتعليم استلام البضاعة وإتمامه فيتم على الشاشة.لمن: مدير المبيعات
- تقرير التنفيذ والطلبات المعرضة للخطر ومبيعات المنتج بالمحادثة — اسأل أي الطلبات ينقصها مخزون، أو ما تبقى لشحنه في طلب، أو ما باعه منتج مؤخراً، فيعيد المساعد الذكي الأرقام نفسها التي تعرضها الشاشات.لمن: مدير المبيعات
تعلّمه داخل التطبيق
جولة إرشادية داخل أوامر البيع تعلّمك العمل بأن تنفّذه بنفسك.
- جولة إرشادية عملية — 4 فصول قصيرة (سجّل طلباً؛ أكّد الطلب وسلّمه؛ تابع دفتر الطلبات؛ الأسعار والاتفاقيات) تبدأ تلقائياً عند أول فتح لتطبيق أوامر البيع. تنتظر كل خطوة أن تنفّذها فعلياً، مثل فتح قائمة أو حفظ أول سجل، ويمكن إيقاف أي فصل مؤقتاً أو متابعته أو إعادته من آخر سطر في قائمة أوامر البيع أو من «الجولات» في قائمة الحساب.لمن: موظف أوامر البيع، مسؤول CRM، مدير المبيعات، مسؤول حسابات، موظف الطلبات، مسؤول النظام
تعمل مع وحدات أخرى
الطلب المسلَّم ينشئ فاتورة عميله بنفسهعندما يُسلَّم الطلب (أو يُرسل كل تسليم إن اخترت ذلك)، تتلقى المحاسبة البنود والأسعار والضرائب والفرع والتواريخ وتنشئ الفاتورة كمسودة. ثم تخبر المحاسبة الطلب متى توجد الفاتورة أو تُسدَّد أو تُلغى.يُفحص الائتمان قبل تأكيد الطلبعندما يؤكد أحدهم طلباً، تسأل أوامر البيع المحاسبة عن قرار ائتمان العميل لهذا المبلغ. العميل الموقوف يُمنع؛ وعند تجاوز الحد يحسم إعداد المحاسبة بين تحذير مسجَّل (الافتراضي) ومنع.المرتجع المكتمل ينشئ إشعاراً دائناًعند إتمام مرتجع تذهب البنود المرتجعة والفرع البائع إلى المحاسبة، فتنشئ مسودة إشعار دائن على الفاتورة التي أُنشئت للطلب، بالكميات المرتجعة.ضرائب المبيعات تأتي من قائمة ضرائب المحاسبةتُحدَّث ضرائب المبيعات التي أعددتها في المحاسبة أولاً بأول في مكتب الطلبات، فتكون أداة اختيار الضريبة في بند الطلب هي قائمة ضرائبك الفعلية.عرض السعر المقبول يصبح طلباً قيد الانتظارعند قبول عرض سعر في CRM، من المندوب أو من العميل، تنشئ أوامر البيع طلباً قيد الانتظار ببنود العرض وأسعاره وخصوماته وضرائبه والعميل والفرع البائع.الصفقة الرابحة قد تفتح مسودة طلبعند تفعيل الإعداد، تُنشئ الصفقة المعلَّمة رابحة طلباً فارغاً قيد الانتظار يحمل الحساب والعملة. وفي الحالتين، يفتح زر «إنشاء طلب» في الصفقة الرابحة نموذج الطلب معبأً. الإعداد متوقف افتراضياً.الخط الزمني للصفقة يعرض التسليمعند تسليم الطلب، يضيف CRM ملاحظة منجزة برقم الطلب والعملة والإجمالي إلى الصفقة والحساب.الطلب الإلكتروني المدفوع يُنفَّذ من أوامر البيععندما يسجّل المتجر الإلكتروني طلباً كمدفوع، تنشئ أوامر البيع طلباً مؤكداً ويحجز المخزون المخزون. ويُعكس الإرسال والتسليم والإلغاء على الطلب إلى المتجر، فتتبعه صفحة حالة طلب العميل. ويرتبط الطلب بالفاتورة الضريبية التي أصدرتها المحاسبة عند الدفع، ولا يُصدر تسليمه فاتورة ثانية.المنتجات والمتغيرات والأسعار تأتي من الكتالوجعندما يختار الموظف منتجاً، تسأل أوامر البيع الكتالوج عن سعر هذا العميل على قناة أوامر البيع، مع الضريبة والوحدة والصنف المخزني. إذا تعذّر رد الكتالوج يُقبل السعر المكتوب.المخزون يتبع الطلبيحجز تأكيد الطلب مخزونه، وإذا نقص صنف تُنشأ مسودة أمر شراء للكمية الناقصة. ويفرج الإلغاء عن الحجز، وإرسال التسليم يُخرج البضاعة بالتكلفة، والمرتجع المكتمل يعيدها أو يتلفها. كما تقرأ أوامر البيع المتاح من المخزون لعمود المخزون والفحص.العملاء يأتون من سجل العملاء المشتركتشير الطلبات إلى عميل في السجل المشترك، وتنقل المكررات المدمجة طلباتها إلى العميل المتبقي.العميل يقبل عرض السعر في البوابة ويتبعه الطلبعندما يقبل العميل عرض سعر في بوابة العملاء، تنشئ أوامر البيع الطلب بالطريقة نفسها المتبعة عند قبول المندوب.بنود الإيجار في عرض السعر تذهب إلى الإيجاراتعندما يجمع عرض السعر بين بضائع وإيجارات وتملك الإيجارات، يحمل الطلب البنود الأخرى فقط وتُترك بنود الإيجار لتلتقطها الإيجارات.بنود الاشتراك في عرض السعر تذهب إلى الاشتراكاتعندما يتضمن عرض السعر بند اشتراك وتملك الاشتراكات، يحمل الطلب البنود الأخرى وتنشئ الاشتراكات الاشتراك.الطلبات تغذي حزمة تقارير التحليلاتتقرأ حزمة تقارير «الطلبات والتنفيذ» الطلبات والتسليمات والمرتجعات، وتعرض مسار الطلبات، والأموال في طلبات لم تُشحن بعد، وقيمة الطلبات الشهرية، والتسليمات والمرتجعات بحسب الحالة، وشحنات المستودع، وقيمة الفواتير.المساعد الذكي يدير مكتب طلباتكيستطيع المساعد الذكي البحث عن الطلبات وإنشاءها وتأكيدها وإلغاءها، والتعامل مع التسليمات والبتّ في المرتجعات، بصلاحيات من يسأله وبطلب اعتماد قبل أي تغيير.الأشخاص يُبلَّغون عند إتمام مرتجعيرسل المرتجع المكتمل إشعاراً في الجرس وبالبريد الإلكتروني برقم المرتجع ومبلغ الاسترداد وطريقته إلى من يملك صلاحية عرض المرتجعات، عدا من أتمّه.عرض السعر المقبول يصبح أمر بيععندما يقبل العميل عرض سعر في البوابة يُنشأ منه أمر بيع ببنود العرض.أوامر البيع تغذي تقارير التنفيذ والعملاءتُقرأ الطلبات وتقدمها عبر التجهيز والشحن والفوترة لحزمتي «الطلبات والتنفيذ» و«العميل 360».الطلبات تستخدم عملاء السجلتحمل أوامر البيع الجهة وتعرض اسمها الحالي.
يُنجزها أكثر من شخص
الموظف يجهّز الطلب والمدير يؤكدهمكتب الطلبات يسلّم الشحنة إلى المستودعمرتجع العميل يُعتمد ويُستلم ويُسترد مبلغهالمستودع والمشتريات يعالجان نقص المخزونالمستودع يجهّز الطلب الإلكتروني ويشحنه
ماذا يحصل عليه كل دور
- موظف أوامر البيع — يدير مكتب الطلبات من البداية إلى النهاية: يضيف بنود المنتجات إلى الطلب الوارد من عرض سعر أو المُنشأ يدوياً، ويؤكده فيُفحص ائتمان العميل ويُحجز المخزون، وينشئ التسليمات بكميات دقيقة لكل بند ويتابعها حتى الإرسال والتعليم كمُسلَّم؛ وبعد تسليم كل البنود بالكامل تصيغ المحاسبة افتراضياً فاتورة العميل ليراجعها محاسب ويرسلها. ويتعامل مع الشحنات الجزئية عبر عدة تسليمات دون أن يفقد أثر ما لا يزال مستحقاً، ويستطيع إنشاء مرتجع (إذن إرجاع البضاعة RMA) على طلب شُحن، وتسجيل استلام البضاعة بعد عودتها فعلياً. أما اعتماد المرتجعات والاسترداد فيبقيان لمدير المبيعات، لتبقى مراجعة ثانية على أي مال يخرج من الشركة.
- مدير المبيعات — يؤكد الطلبات الجاهزة للشحن، فيُفحص ائتمان العميل ويُحجز المخزون، ويلغي الطلب الذي تعثّر قبل التسليم؛ ويستطيع موظفو أوامر البيع التأكيد والإلغاء أيضاً. ويعتمد المرتجعات أو يرفضها، وهو ما لا يستطيعه موظفو أوامر البيع ومستخدمو المستودع، ويُتمّها بمبلغ الاسترداد وطريقته، فتسجّل أوامر البيع الاسترداد دون أن تدفعه. ويتابع الطلبات على لوحة الحالات وتقرير التنفيذ وفحص الطلبات المفتوحة التي ينقصها مخزون، وعند تسليم الطلب تُضاف ملاحظة إلى السجل الزمني لصفقة CRM المرتبطة. ويستطيع كذلك إنشاء الطلبات وتعديلها؛ وفي شركة تحصر المندوبين بطلباتهم لا يرى كل الطلبات إلا إذا كان دوره يملك صلاحية رؤية كل طلبات المبيعات.
- مسؤول النظام — يحدد مسار الطلبات من الإعدادات ثم المبيعات والفوترة: هل ينشئ عرض السعر المقبول أو الصفقة الرابحة طلباً، وهل تُصاغ الفاتورة عند التسليم أو عند كل إرسال أو لا تُصاغ تلقائياً، وهل يتبع الطلب فاتورته إلى حالتي مفوتر ومدفوع. ويستطيع إيقاف المرتجعات، ويمنح الأشخاص أدوار موظف أوامر البيع ومدير المبيعات والمستودع، وتُمنح كل صلاحية على حدة. ويملك كل صلاحيات الطلبات (وفي الشركة القائمة قبل إضافة صلاحية رؤية كل الطلبات تُمنح هذه الصلاحية وحدها من الإعدادات ثم الأدوار)، فيستطيع التدخل في أي طلب، وإن كان مكتب الطلبات هو من يديرها عادةً. ويستطيع كذلك أن يقرر هل يرى مندوبو المبيعات طلباتهم فقط، ثم يمنح الأدوار المناسبة صلاحية رؤية كل الطلبات.
الأسئلة الشائعة
هل يتحول عرض السعر المقبول إلى أمر بيع تلقائياً؟
نعم. عند قبول عرض سعر في CRM، من المندوب أو من العميل في البوابة، يُنشأ طلب قيد الانتظار ببنود العرض وأسعاره وضرائبه. يُنشأ مرة واحدة مهما تكرر القبول. ويستطيع مسؤول النظام إيقاف ذلك.
هل يمكنني الفوترة عند الإرسال بدل التسليم في الشحنات الجزئية؟
نعم. تتيح الإعدادات إنشاء مسودة الفاتورة عند تسليم الطلب كاملاً، أو عند إرسال كل تسليم (فاتورة لكل شحنة)، أو عدم إنشائها تلقائياً. والفاتورة مسودة يراجعها المحاسب ويرسلها.
هل يعمل مع ZATCA أو الفوترة الإلكترونية في الإمارات؟
يسجّل كل طلب الفرع البائع، وهو يحدد أي فرع يصدر الفاتورة حيث تكون الفوترة الإلكترونية معدّة. أما التوقيع والإرسال فيتمان في المحاسبة متى فُعّلت الفوترة الإلكترونية فيها؛ ولا توقّع أوامر البيع الفواتير.
هل يستطيع منع طلب لعميل تجاوز حده الائتماني؟
نعم، إذا كان من يؤكد الطلب يملك صلاحية عرض معلومات الائتمان وكان للطلب عميل من سجل العملاء. العميل الموقوف ائتمانياً يُمنع. وعند تجاوز الحد يحسم إعداد المالية: تحذير مسجَّل افتراضياً، أو منع. وإذا تعذّر الوصول إلى المحاسبة يمضي الطلب ويُسجَّل السبب.
هل يتعامل مع مرتجعات العملاء والإشعارات الدائنة؟
نعم. ينتقل المرتجع من «قيد الانتظار» إلى «معتمد» ثم «قيد المعالجة» و«مكتمل»، أو يُرفض. يعيد إتمامه المخزون المرتجع وينشئ مسودة إشعار دائن ليرحّله المحاسب إذا كان الطلب مفوتراً من المحاسبة. والاعتماد والاسترداد صلاحيتان منفصلتان عن إنشاء المرتجع.
هل أستطيع تغيير بادئة رقم الطلب؟
ليس بعد. تُرقَّم الطلبات SO-السنة-رقم، والتسليمات DLV-السنة-رقم، والمرتجعات RMA-السنة-رقم. لا يوجد إعداد لتغيير الصيغة.
هل هو متاح بالعربية؟
جزئياً. يتحول التطبيق إلى التخطيط من اليمين إلى اليسار، وتحمل شاشات الطلب الجديد والتسليم والمرتجع والتقارير نصوصاً عربية. أما كثير من العناوين وأسماء الأعمدة والأزرار في قائمة الطلبات وصفحة الطلب، ومنها أسماء الحالات، فما زالت تظهر بالإنجليزية.
هل أستطيع طباعة تأكيد الطلب أو إشعار التسليم؟
ليس كمستند مدمج حالياً. يمكنك تصدير قائمة الطلبات وتقرير التنفيذ وفحص التنفيذ إلى ملف جدول بيانات.
هل أستطيع استخدام أوامر البيع دون CRM أو المخزون؟
تُثبَّت أوامر البيع مع CRM والمخزون والمحاسبة وسجل العملاء والمنتجات والمتجر الإلكتروني، لأن الطلبات تعتمد على كل منها. ولا يلزمك استخدام كل واحدة يومياً. وإذا تعذّر الوصول إلى المحاسبة عند تأكيد طلب يمضي الطلب.
هل تعرض قائمة الطلبات كل الطلبات والعميل؟
نعم. القائمة مقسّمة إلى صفحات وفيها عمود للعميل. ويمكن للشركة حصر مندوبي المبيعات بالطلبات التي يتولون مسؤوليتها، فتضم قائمة المندوب طلباته هو فقط.
جزء من منصة واحدة
أوامر البيع والتنفيذ واحدة من 59 وحدة (36 وحدة أعمال و23 معياراً من معايير الآيزو) تشترك في تسجيل الدخول نفسه والموظفين أنفسهم والعملاء أنفسهم والمساعد الذكي نفسه. اطّلع على كل الوحدات أو كيف تقارن Tarleaks ERP بأنظمة Odoo وERPNext وZoho.