المشتريات والمناقصات — برنامج إدارة المشتريات والمناقصات للخليج
للشركات والجهات التي تشتري بحجم كبير. يرفع الموظفون طلبات شراء تُعتمد مقابل الموازنة، ويحوّلها موظفو المشتريات إلى عروض أسعار ومناقصات، ويسجّل الموردون ويقدمون عروضهم عبر بوابتهم، وتُفتح العروض المختومة معًا بنصاب، وتقيّمها لجنة، وتصبح الترسية أوامر شراء في المخزون. وهي تحل محل الجداول ورسائل البريد والمظاريف الورقية بسجل واحد يبيّن من فعل ماذا ومتى.
آخر تحديث
دون بطاقة ائتمان · مساحة عملك جاهزة في نحو دقيقة · بياناتك تبقى خاصة
78 ميزة في 10 مجالات · تعمل مع 9 وحدات أخرى · 4 مسارات عمل للفريق
قائمة الميزات الكاملة
طلبات الشراء
اطلب ما تحتاجه واحصل على الاعتماد قبل أن يبدأ أحد في التوريد.
- طلب شراء في نموذج واحد — صِف ما تحتاجه وأضف البنود بالكمية والسعر التقديري وحدّد تاريخ الحاجة والإدارة أو المشروع. ويُملأ الرقم والعملة والإجماليات تلقائيًا.لمن: مقدّم الطلب، موظف المشتريات
- فحص الموازنة قبل الاعتماد — عند إرسال الطلب يقارنه النظام بموازنة الحساب أو الإدارة أو المشروع مع احتساب ما صُرف وما التُزم به. ويشمل الالتزام أسطر الطلبات المفتوحة والترسيات المعتمدة التي لم يصدر بها أمر شراء بعد وأسطر أوامر الشراء التي لم تُفوتر، على حساب السطر وقبل ضريبة القيمة المضافة، ويُحتسب كل مبلغ مرة واحدة. ويبقى أمر الشراء محتسبًا إلى أن تُظهر تحديثات الموازنة في المحاسبة فاتورته ضمن الفعلي، فلا يغيب المبلغ ولا يُحتسب مرتين. في وضع التنبيه يرى المعتمد التجاوز، وفي وضع المنع لا يمكن إرسال الطلب.لمن: مقدّم الطلب، مدير المشتريات، المراقب المالي
- الاعتماد عبر مصفوفة الموافقات — يفتح الطلب المرسل موافقة في المحاسبة وفق مصفوفة الموافقات لديك. وبدون المحاسبة يُعتمد تلقائيًا ما كان بحدّ مبلغ تحدده، وينتظر الأكبر منه مدير المشتريات.لمن: مقدّم الطلب، مدير المشتريات، المراقب المالي
- لا أحد يعتمد طلبه بنفسه — لا يمكن لمن أنشأ الطلب أن يعتمده بنفسه. القاعدة مفعّلة افتراضيًا ويمكن إيقافها من الإعدادات.لمن: مدير المشتريات، مسؤول النظام
- التعديل وإعادة الإرسال والإلغاء — يعود الطلب المرفوض إلى صاحبه مع السبب، فيعدّله ويرسله من جديد. ويُشترط ذكر السبب عند الإلغاء.لمن: مقدّم الطلب، موظف المشتريات
- قوائم لكل شخص — مرشحات سريعة تعرض مسوداتي وما طلبته وما ينتظر موافقتي والمعتمد للتوريد، فيفتح كل شخص على عمله مباشرة. ويرى مقدّم الطلب طلباته فقط بينما يرى موظف المشتريات الجميع.لمن: مقدّم الطلب، موظف المشتريات، مدير المشتريات
عروض الأسعار والمناقصات
حوّل الطلبات المعتمدة إلى طلب عرض سعر أو مناقصة وأدرها بنزاهة.
- إنشاء طلب عرض سعر من الطلبات المعتمدة — اختر بنود طلبات معتمدة وأنشئ طلب عرض سعر أو مناقصة وقد نُسخت البنود. ويظهر في الطلب أنه قيد التوريد.لمن: موظف المشتريات
- أربع طرق للدعوة — دعوة مباشرة أو دعوة محدودة أو مفتوحة لكل مورّد مؤهَّل أو ضمن اتفاقية إطارية. ولكل طريقة حدّ أدنى للمتقدمين تحدده أنت.لمن: موظف المشتريات، مدير المشتريات
- معايير تقييم من قالب — تبدأ المعايير من قالب للدولة بأوزان فنية وسعرية مجموعها 100 وحد أدنى للدرجة الفنية، وبطرق النجاح والرسوب أو الدرجة من 0 إلى 10 أو الأقل سعرًا أو المحتوى المحلي. وتُجمَّد عند نشر الطلب.لمن: موظف المشتريات
- دعوة الموردين المسموح بدعوتهم فقط — لا يظهر في قائمة الدعوة إلا الموردون المؤهلون أو المؤهلون بشروط. أما الموقوف أو المدرج في القائمة السوداء أو المتقدم فلا يمكن دعوته.لمن: موظف المشتريات
- رابط خاص لكل مدعو — يصل كل مورّد مدعو بريد برابط خاص لطلب السعر. وتعرض قائمة المدعوين من أُرسل إليه ومن فتحه ومن اعتذر.لمن: موظف المشتريات، المورّد
- الملاحق والأسئلة المجاب عنها — انشر ملحقًا يغيّر النطاق أو يؤجل موعد الإغلاق فيُبلَّغ كل مدعو ويؤكد قراءته. ويُجاب عن أسئلة الموردين مرة واحدة وتُشارَك مع جميع المتقدمين دون ذكر صاحب السؤال.لمن: موظف المشتريات، المورّد
- لجنة مع إقرارات تعارض المصالح — سمِّ أعضاء الفتح والمقيِّمين والرئيس من قائمة الشركة للأشخاص الذين لهم حساب دخول. ويقرّ كل عضو بأي مصلحة شخصية أو مالية في مورّد مدعو، ولا يستطيع العضو المتعارض فتح العروض ولا تقييمها.لمن: موظف المشتريات، عضو لجنة المناقصة، رئيس لجنة المناقصة
- يُغلق تلقائيًا عند الموعد — عند موعد الإغلاق يُغلق الطلب من تلقائه. وإذا لم يحصل على عدد كافٍ من العروض يمكن إعادة فتحه بموعد جديد أو إعلان فشله مع ذكر السبب.لمن: موظف المشتريات
- نطاق بلغتين وترقيم تلقائي — يمكن كتابة العنوان والنطاق بالإنجليزية والعربية. وتُرقَّم الطلبات والمناقصات والترسيات والاتفاقيات وطلبات التوريد وفق أنماط تحددها، مثل RFQ-2026-00001.لمن: موظف المشتريات، مسؤول النظام
- الشروط التجارية المطلوبة من كل متقدم — اطلب شرط تسليم من إنكوترمز 2020 مع مكانه، وشروط دفع تُختار من قائمة المحاسبة، وتاريخ الحاجة إلى البضاعة وحدًّا أدنى للضمان، على الطلب وعلى كل بند. تُجمَّد عند نشر الطلب، ويراها الموردون في البوابة.لمن: موظف المشتريات
- مسودة مناقصة من حزمة إنشائية — حين يرسل مدير الإنشاءات حزمة عمل إلى المناقصة تظهر مسودة مناقصة في قائمتك تلقائيًا: الغرض مقاول باطن، وبند لكل بند في الحزمة بسعر ميزانية المدير تقديرًا لك، والحزمة مصدرًا لها. لا يُنشر شيء ولا يُرسل؛ تختار أنت الموردين وتنشر. وإذا سحب المدير المناقصة قبل إغلاق العروض سُحبت مع ذكر السبب. وبعد الإرساء تُنشئ الإنشاءات عقد المقاول من الباطن ببند الحزمة وبند جدول الكميات لكل بند.لمن: المشتري، مدير الإنشاءات
العروض المختومة وجلسة الفتح
تبقى العروض غير مقروءة إلى أن تفتحها اللجنة معًا، مع سجل يثبت عدم تغيير أي شيء.
- تشفير العروض لحظة إرسالها — يُختم كل عرض بمفتاح خاص بذلك الطلب وحده. ولا يستطيع أحد، حتى موظف المشتريات والمسؤولون، قراءة أي مبلغ قبل الفتح.لمن: المورّد، موظف المشتريات
- إيصال يثبت ما تم ختمه — يحصل المورّد على رقم إيصال هو بصمة SHA-256 للعرض المختوم. وهو يثبت بدقة ما أُرسل ووقت إرساله.لمن: المورّد
- عروض ورقية تُدخل وتُختم — يُدخل العرض الورقي بوقت وصوله الفعلي الذي لا يجوز أن يكون في المستقبل ولا بعد الموعد، ويُختم فورًا كأي عرض آخر.لمن: موظف المشتريات
- رفض العروض المتأخرة بساعة الخادم — يُرفض أي عرض يصل بعد الموعد بحسب ساعة الخادم لا ساعة المورّد، ويُغلق كذلك سحب العرض أو استبداله بعد الموعد.لمن: المورّد
- الفتح يتطلب نصابًا ورمزًا ثانيًا — لا تُفتح العروض إلا بعد وقت الفتح وبعد تأكيد عدد كافٍ من أعضاء اللجنة، كلٌّ برمز جديد من تطبيق المصادقة. ولا يملك موظف المشتريات المشرف على المناقصة صلاحية الفتح.لمن: عضو لجنة المناقصة، رئيس لجنة المناقصة
- محضر مع سلسلة إيصالات — ينتج عن الفتح محضر قابل للطباعة: من فتح ومن أكّد ومتى، وكل عرض مع إيصاله، ورمز سلسلة يتغير إذا عُدّل أي عرض أو استُبعد. وتُدرج العروض المتأخرة المرفوضة.لمن: رئيس لجنة المناقصة، مدير المشتريات
- مناقصات المظروفين — يُفتح المظروف الفني ويُقيَّم أولًا، ولا يُفتح المظروف المالي إلا للعروض التي تجتاز الفني، فلا تؤثر الأسعار على الدرجات الفنية.لمن: موظف المشتريات، عضو لجنة المناقصة
- إمكانية إيقاف الختم — يمكن للمنشأة التي لا تحتاج القفل الزمني والنصاب والرمز الثاني في الطلبات البسيطة أن توقفها، وتظل العروض مشفّرة حتى الفتح.لمن: مسؤول النظام
- أسعار صرف للعروض بعملات أجنبية — يُقارَن العرض بعملة أخرى بسعر صرف في تاريخ الفتح أو قبله وبعمر لا يتجاوز الحد الذي تضعه. وإن لم يوجد سعر يدخله من يفتح العروض ويُحفظ مع الفتح.لمن: عضو لجنة المناقصة، مدير المشتريات
التقييم والترسية
قيّم العروض ورتّبها ورسِّ على الأفضل وأصدر أوامر الشراء.
- مصفوفة تقييم لكل مقيِّم — يقيّم كل مقيِّم كل عرض على كل معيار في شبكة واحدة، ولا يرى إلا درجاته إلى أن يعتمد الرئيس المرحلة.لمن: عضو لجنة المناقصة، رئيس لجنة المناقصة
- درجة السعر محسوبة تلقائيًا — يحصل أقل سعر مقيَّم على 100 والبقية بالنسبة. وتُدمج الدرجتان الفنية والسعرية بأوزان الطلب في درجة كلية واحدة.لمن: رئيس لجنة المناقصة، موظف المشتريات
- ميزة المحتوى المحلي — حيث ينطبق نظام المحتوى المحلي تُقارَن العروض ذات المحتوى المحلي بسعر مقيَّم مخفَّض ضمن سقف تحدده، ولا يتغير السعر المدفوع فعليًا.لمن: رئيس لجنة المناقصة، مسؤول النظام
- شهادات القيمة الوطنية المضافة (ICV) — تُحفظ شهادة القيمة الوطنية المضافة للمورد الإماراتي في سجله مع النسبة المعتمدة والجهة المصدِّقة وتاريخ انتهائها، ويتحقق منها المشتري، ويُنبَّه إليها قبل انتهائها. ويمكن لطلب عروض الأسعار أن يزن القيمة الوطنية المضافة كمعيار — ونموذج جاهز يحتسب السعر 75 % والقيمة الوطنية المضافة 25 % — ويحصل المورد الذي انتهت شهادته أو لم يُتحقَّق منها على صفر، مع عرض السبب بجانب الترتيب. وتحصل مساحة العمل السعودية على شهادة المحتوى المحلي (LCGPA) بدلًا منها.لمن: رئيس لجنة المناقصة، مسؤول النظام
- تنبيهات تستدعي المراجعة — يشير الترتيب إلى الأسعار المنخفضة بشكل غير طبيعي والمجاميع المتطابقة والمقيِّمين المختلفين بخمس درجات فأكثر، لتسأل اللجنة قبل الترسية.لمن: رئيس لجنة المناقصة، مدير المشتريات
- اعتماد المرحلة وتثبيت الترتيب — لا يعتمد الرئيس المرحلة إلا بعد أن ينتهي كل المقيِّمين. وعندها تُقفل الدرجات ويُثبَّت الترتيب ويُحفظ كسجل.لمن: رئيس لجنة المناقصة
- ترسية على الأفضل أو تقسيم الطلب — يُحدَّد أفضل عرض لكل بند. غيّر بندًا إلى مورّد آخر لتقسيم الترسية، ويتحقق النظام من الكميات والعملة ومن أهلية كل مورّد.لمن: موظف المشتريات
- اذكر سبب مخالفة الترتيب — إذا لم تكن الترسية على العرض الأول ترتيبًا فالتوصية المكتوبة مطلوبة ويقرؤها المعتمد بجانب الترتيب.لمن: موظف المشتريات، مدير المشتريات، المراقب المالي
- اعتماد الترسية وفحص الموازنة — تُرسل الترسية للاعتماد عبر مصفوفة موافقات المحاسبة مع فحص للموازنة، ولا يعتمدها من أعدّها.لمن: موظف المشتريات، المراقب المالي، مدير المشتريات
- أوامر الشراء تُصدر تلقائيًا — تطلب الترسية المعتمدة من المخزون أمر شراء لكل مورّد، ويُحدَّد تاريخ استحقاق الأمر بعد طلبه بعدد الأيام نفسه، وفق أطول مدة توريد عُرضت لبنوده (أو أطول مدة تسليم وعدت بها العروض)، وبدون أي منهما لا يكون له تاريخ استحقاق؛ ويعود رقم الأمر إلى بند الترسية. وبدون المخزون تتوقف الترسية عند الاعتماد وتطبع مستند أمر الشراء.لمن: موظف المشتريات، مدير المخزون
- كل متقدم يعرف النتيجة — يصل كل متقدم بريد بنتيجته: ترسية أو ترسية جزئية أو شكر. وتظهر الترسية مع رقم أمر الشراء كذلك في بوابة الموردين.لمن: المورّد، موظف المشتريات
- الانحرافات تظهر بجانب السعر — بعد الفتح تضع المقارنة ما عرضه كل عرض بجانب المطلوب وتشير إلى اختلاف شرط التسليم أو المكان أو شروط الدفع، أو وصول متأخر، أو ضمان أقل، أو صلاحية أقصر. لا يُستبعد عرض بسبب انحراف؛ ويعرض الترسيخ الشروط المقبولة وينقلها أمر الشراء مع تاريخ الحاجة كتاريخ متوقع.لمن: عضو لجنة المناقصة، رئيس لجنة المناقصة
تأهيل الموردين
اعرف من يحق دعوته والترسية عليه، وأبقِ مستنداتهم سارية.
- المورّد سجل مورّد واحد — يُربط المورّد بسجل مورّد في السجل المشترك للعملاء والموردين، فيشير أمر الشراء والفاتورة وطلب السعر إلى الشركة نفسها.لمن: موظف المشتريات، مدير المشتريات
- مسار تأهيل واضح — ينتقل المتقدم إلى المراجعة ثم يُؤهَّل أو يُؤهَّل بشروط أو يُرفض. ويمكن إعادة تأهيل المورّد المؤهل أو إيقافه أو إدراجه في القائمة السوداء، ويستطيع المرفوض التقدم من جديد.لمن: موظف المشتريات، مدير المشتريات
- المستندات المطلوبة تمنع التأهيل — تحدد أنواع المستندات المرحلة التي تلزم فيها: للتقدم أو للتأهيل أو للمشاركة أو للترسية. ولا يُؤهَّل المورّد وفي ملفه مستند مطلوب ناقص.لمن: مدير المشتريات، مسؤول النظام
- تذكيرات انتهاء المستندات — يُبلَّغ المورّد والمشتريات باقتراب انتهاء الرخصة أو شهادة التأمين في الأيام التي تحددها، ويحصي مركز المشتريات المستندات القريبة من الانتهاء.لمن: موظف المشتريات، المورّد
- إيقاف وإدراج في القائمة السوداء بسبب — لا يمكن دعوة المورّد الموقوف أو المدرج في القائمة السوداء ولا الترسية عليه، وتُبلَّغ الوحدات الأخرى فيُنبَّه عند أي أمر شراء أو فاتورة له. ورفع الإدراج يعيده إلى المراجعة لا إلى التأهيل مباشرة.لمن: مدير المشتريات
- إعادة التأهيل الدورية — يُحفظ تاريخ مراجعة لكل مورّد، وافتراضيًا كل اثني عشر شهرًا، ويعرض مرشح سريع من حان موعدهم.لمن: موظف المشتريات، مدير المشتريات
- الأداء من الاستلام الفعلي — يضيف كل استلام بضاعة في المخزون سجل أداء لكل مورّد خاضع للتقييم، في الموعد أو متأخرًا مقارنةً بتاريخ استحقاق الأمر إن وُجد، لتتخذ الترسية القادمة وأمامك التاريخ.لمن: موظف المشتريات، مدير المشتريات
- مراجعة طلبات التسجيل — تنتظر الطلبات الواردة من النموذج العام في قائمة. اعتمد الطلب بربطه بمورّد موجود أو بإنشاء مورّد جديد، أو ارفضه أو أغلقه كمكرر يشير إلى المورّد الحقيقي.لمن: موظف المشتريات، مدير المشتريات
- تلميح ذكي لتكرار الطلبات — عند تفعيله وإعداد مزوّد ذكاء اصطناعي يُنبَّهك إلى الطلب الذي يشبه شركة موجودة. التلميح استشاري والقرار لك.لمن: موظف المشتريات
- تقييم التوريد في الموعد بيوم الوصول الفعلي — يُقيَّم الاستلام المُدخَل متأخرًا بيوم وصول البضاعة الفعلي (تاريخ «وصلت في» عند استلام البضاعة)، فلا يُحتسب التوريد في موعده متأخرًا لأنه أُدخل في اليوم التالي.لمن: مشتري، مدير المشتريات
- نسبة التوريد لكل استلام — يُقيَّم الاستلام مقابل بنود الأمر التي يحملها، وتُعرض الاستلامات الجزئية بالمستلم إلى المطلوب لكل منها مع المجموع الجاري للأمر بجانبها.لمن: مشتري، مدير المشتريات
- استبيانات تؤهّل المورد — يبني المدير استبيانًا لكل فئة موردين، بأسئلة نعم/لا واختيار واحد ورقم ونص حر، ووزن لكل سؤال ودرجة نجاح. يجيب عنه المورد في البوابة وتُحتسب درجته فورًا. تُبقي الإجابة الإلزامية الراسبة المورد قيد المراجعة مع ذكر السبب في سجله، ويبيّن زر التأهيل بالضبط أي سؤال قصّر فيه. ويبقى الاستبيان الناجح صالحًا طوال مدة مراجعة الموردين ثم يظهر مستحقًا من جديد.لمن: Procurement manager، Buyer، Supplier
بوابة الموردين
يسجّل الموردون ويدخلون برمز ويقدمون عروضهم من صفحتهم، بالعربية أو الإنجليزية.
- دخول برمز لمرة واحدة — يدخل المورّد البريد الذي سجّلته له ويصله رمز من ستة أرقام يعمل لدقائق. لا توجد كلمة مرور تُنسى أو تُسرَّب، ويُحرق الرمز بعد محاولات خاطئة قليلة.لمن: المورّد
- سجّل شركتك عبر الإنترنت — نموذج عام يجمع اسم الشركة بلغتين وأرقام السجل والضريبة والفئات وجهة اتصال والمستندات التي تطلبها. ولا يُنشأ شيء إلا بعد اعتماد المشتريات. وهو متوقف افتراضيًا.لمن: المورّد، موظف المشتريات
- ادعُ مورّدًا للتقدم — أرسل للمورّد رابطًا خاصًا لنموذج تقدم قصير بياناته معبأة. ويعمل حتى لو كان النموذج العام متوقفًا.لمن: موظف المشتريات، المورّد
- قراءة الطلب وطرح الأسئلة — يرى المورّد النطاق والبنود وخطابات الضمان وموعد الإغلاق وكل الملاحق، ويؤكد قراءتها، ويسأل ويقرأ الإجابات المشتركة. ويستطيع إبلاغ المشتريات بأنه لن يتقدم.لمن: المورّد
- إرسال العرض أو استبداله أو سحبه — سعّر كل بند مع الضريبة ومدة التوريد وبديل اختياري، وأرفق نشرات فنية وضمانات، وراجع الملخص ثم أرسل. وحتى موعد الإغلاق يمكن استبدال العرض مع حفظ النسخة السابقة أو سحبه.لمن: المورّد
- أبقِ مستنداتك سارية — يرفع المورّد الرخص والشهادات بتواريخ انتهائها، ويرى عدد الأيام المتبقية لكل منها وما يزال مطلوبًا قبل أن يتقدم.لمن: المورّد
- رفع ملفات آمن — تذهب الملفات مباشرة إلى تخزينك بحجم حتى 25 ميغابايت وبصيغ PDF والصور وWord وExcel فقط. ويُتحقق من الحجم من الملف نفسه لا مما يعلنه المتصفح.لمن: المورّد، مسؤول النظام
- عربي من اليمين إلى اليسار مع التاريخ الهجري — تُعرض البوابة كلها بالعربية من اليمين إلى اليسار، ويمكن إظهار التواريخ بالتقويم الهجري.لمن: المورّد
- الأبواب المغلقة لا تكشف شيئًا — الرابط المنتهي والشركة المجهولة والشركة بلا الوحدة والبوابة الموقوفة كلها تعطي الصفحة نفسها، فلا يتسرب شيء عن هوية مورديك.لمن: مسؤول النظام، المورّد
- اعرض شروطك في العرض — في المظروف المسعَّر يجيب المورد عن شرط التسليم والمكان وشروط الدفع والضمان بجانب الأسعار، مع إظهار طلب المشتري تحت كل خانة. اترك الخانة فارغة لقبولها كما طُلبت. تُختم الإجابات مع العرض.لمن: المورّد
الاتفاقيات الإطارية وطلبات التوريد وعطاءاتنا
اشترِ بأسعار متفق عليها دون مناقصة جديدة كل مرة، وتابع المناقصات التي تتقدم لها لدى الآخرين.
- اتفاقيات إطارية بسقف — اتفق مع مورّد على الأسعار والكميات القصوى لفترة وبسقف قيمة صافية. ويخبرك المركز عندما تُستهلك الاتفاقية بنسبة 80 بالمئة أو تقترب من الانتهاء.لمن: مدير المشتريات
- طلب توريد ضمن الحدود — يُصدر موظف المشتريات طلب توريد على الاتفاقية ويتحقق النظام من التواريخ والبنود المتفق عليها والكمية القصوى لكل بند والسقف بدقة. ويعيد الطلب الملغى مبلغه.لمن: موظف المشتريات
- طلبات التوريد تتحول إلى أوامر شراء — يطلب طلب التوريد المؤكد أمر الشراء من المخزون ويستلم رقمه.لمن: موظف المشتريات، مدير المخزون
- تابع العطاءات التي تتقدم لها — سجّل المناقصات المنشورة لدى الآخرين (اعتماد وتجاري ووزارة المالية الإماراتية وأبوظبي وغيرها) بالمرجع والرابط والقيمة وموعد الإغلاق، وانقلها من المتابعة إلى الإعداد فالتقديم فالفوز أو الخسارة.لمن: مدير العطاءات، مدير المشتريات
- شروط تُتفق مرة وتُطلب بها كل مرة — تحمل الاتفاقية الإطارية شرط التسليم (Incoterm) ومكان التسليم وشروط الدفع والضمان المتفق عليها مع المورّد، إما مكتوبة يدويًا أو مأخوذة من العرض الفائز عند إنشاء الاتفاقية من ترسية. ويحمل أمر الشراء لكل أمر سحب هذه الشروط مع تاريخ التوريد الخاص بأمر السحب، فيقرأ أمر المخزون كما تقرأ الاتفاقية.لمن: مدير المشتريات، موظف المشتريات
ضمانات الموردين
احتفظ بكل ضمان بنكي في سجل واحد: من قدّمه، وكم قيمته، وحتى متى يسري، ومن يحق له إعادته.
- سجل لضمانات العرض وحسن التنفيذ والدفعة المقدمة والاحتجاز — سجّل البنك ورقم الضمان لدى البنك والمبلغ وتاريخي الإصدار والانتهاء وما يخصه الضمان. لا يُسجَّل رقم الضمان نفسه لدى البنك نفسه مرتين، ويعرض السجل ما هو محتجز وما ينتهي خلال 30 يومًا وما ينتظر الإفراج.لمن: موظف المشتريات، مدير المشتريات، مدير العطاءات
- التمديد أو الإفراج أو المطالبة، بالأشخاص المناسبين — سجّل تمديدًا بتاريخ لاحق، أو اطلب الإفراج عن ضمان، أو سجّل مطالبة للبنك مع السبب. من طلب الإفراج لا يفرج بنفسه: يقوم به شخص ثانٍ يملك صلاحية الإفراج.لمن: موظف المشتريات، مدير المشتريات، المراقب المالي
- الترسية تنتظر ضمان حسن التنفيذ — عندما يطلب طلب العروض ضمان حسن تنفيذ وتكون المنشأة قد فعّلت هذه القاعدة، لا تطلب الترسية أمر الشراء حتى يكون لدى كل مورد مُرسى عليه ضمان محتجز لا تقل قيمته عن تلك النسبة. تعرض تبويبة الضمانات في الترسية ما هو محتجز، وتسجيل الضمان يمضي بأمر الشراء تلقائيًا.لمن: موظف المشتريات، مدير المشتريات
- تنبيه قبل انتهاء الضمان — لكل ضمان مسؤول يُبلَّغ مرة واحدة قبل انتهائه بعدد من الأيام (30 افتراضيًا، وهو إعداد)، ومرة أخرى إذا انتهى وهو لا يزال محتجزًا.لمن: موظف المشتريات، مدير المشتريات
الإعدادات والصلاحيات والرقابة
كل ما تريد المنشأة تغييره هو إعداد، وكل إجراء مسجَّل.
- الحدود إعدادات لا برمجة — نمط الموازنة وحد الاعتماد والحد الأدنى للمتقدمين لكل طريقة ونصاب الفتح ونسبتا ضمان العرض والأداء وحد السعر المنخفض وعمر سعر الصرف وأيام التذكير وعمر رمز البوابة كلها إعدادات.لمن: مسؤول النظام، مدير المشتريات
- مفاتيح الميزات — شغّل أو أوقف العروض المختومة ومناقصات المظروفين وبوابة الموردين والتسجيل الذاتي والاتفاقيات الإطارية والعطاءات الخارجية وسجل الضمانات وتقييم المحتوى المحلي والمساعدين الذكيين من الإعدادات.لمن: مسؤول النظام
- أدوار تفصل المهام — تأتي خمسة أدوار جاهزة: مقدّم الطلب ومدير المشتريات ولجنة المناقصة ورئيسها ومدير العطاءات، إلى جانب موظف المشتريات والمراقب المالي. فلا يفتح موظف المشتريات العروض ولا يقيّمها المدير ولا يجلس معتمد الترسية في اللجنة.لمن: مسؤول النظام، مدير المشتريات
- سجل التغييرات على كل سجل — يعرض كل طلب وعرض سعر وترسية ومورّد واتفاقية ومناقصة من غيّر ماذا ومتى، وتُكتب كل عملية على بيانات شخصية في سجل التدقيق.لمن: مدير المشتريات، المراقب المالي
- مركز يعرض ما ينتظر — تحصي الصفحة الأولى الطلبات التي تنتظرك والعروض المنتظرة للفتح وما يُغلق هذا الأسبوع والتقييمات الجارية والترسيات المنتظرة للاعتماد وطلبات التسجيل والمستندات المنتهية قريبًا والاتفاقيات الموشكة على النفاد، وتفتح كل بطاقة قائمتها.لمن: موظف المشتريات، مدير المشتريات
- تقارير الإنفاق ومدة الدورة — اطّلع على ما التزمت به المنشأة تجاه الموردين حسب المورد والفئة والفرع والشهر بعملتك الأساسية، مع سعر الصرف وتاريخه خلف كل تحويل، والوفر مقابل التقديرات المعتمدة، وعدد الأيام التي يستغرقها الشراء من الطلب إلى أمر الشراء.لمن: موظف المشتريات، مدير المشتريات
- اطلب من المساعد الذكي تنفيذه — كل إجراء في الوحدة متاح كذلك للمساعد الذكي وواجهة المطورين وأدوات الذكاء الاصطناعي الخارجية، بالصلاحيات نفسها لمن يطلب.لمن: موظف المشتريات، مدير المشتريات
- العربية والإنجليزية في كل مكان — شاشات الموظفين وبوابة الموردين ورسائل البريد للموردين مكتوبة بالإنجليزية والعربية.لمن: موظف المشتريات، المورّد
تعلّمه داخل التطبيق
جولة إرشادية داخل المشتريات والمناقصات تعلّمك العمل بأن تنفّذه بنفسك.
- جولة إرشادية عملية — 5 فصول قصيرة (اطلب ما تحتاجه؛ احصل على العروض والعطاءات؛ رسِّ واطلب؛ نظّم شؤون الموردين؛ اعرف حجم إنفاقك) تبدأ تلقائياً عند أول فتح لتطبيق المشتريات والمناقصات. تنتظر كل خطوة أن تنفّذها فعلياً، مثل فتح قائمة أو حفظ أول سجل، ويمكن إيقاف أي فصل مؤقتاً أو متابعته أو إعادته من آخر سطر في قائمة المشتريات والمناقصات أو من «الجولات» في قائمة الحساب.لمن: مقدّم الطلب، موظف المشتريات، مدير المشتريات، المراقب المالي، مسؤول النظام، المورّد
تعمل مع وحدات أخرى
الطلبات والترسيات تُعتمد حيث تعتمد الماليةيفتح الطلب أو الترسية المرسلة موافقة في المحاسبة وفق مصفوفتك، ويعود القرار إلى المشتريات. وترسل المحاسبة كذلك موازناتها ومعدلات الضريبة وأسعار الصرف وشروط الدفع، فيستخدم فحص الموازنة والضريبة ومقارنة العملات أرقامك الفعلية ويمكن لطلب العروض أن يطلب شروط دفع من قائمتك.الترسيات تصبح أوامر شراء والاستلام يقيّم المورّدتطلب الترسية أو طلب التوريد المعتمد من المخزون أمر شراء لكل مورّد، ويعود رقم الأمر إلى بند الترسية. وترجع عمليات استلام البضاعة إلى المشتريات كأداء للمورّد، ويمكن تسجيل الأسعار المرسّاة كأسعار موردين للصنف. ويحمل كل سطر في أمر الشراء حساب الموازنة الخاص بسطر الطلب، فيُحتسب الأمر التزامًا على تلك الموازنة إلى أن تُرحَّل فاتورة المورّد في المحاسبة.الدعوات والملاحق والنتائج والتذكيرات تُرسل نيابة عنكترسل المشتريات للموردين دعوة وإشعار ملحق ونتيجة وتذكيرًا بانتهاء مستند ورمز دخول، وترسل لفريقك إشعارات، بالإنجليزية والعربية، عبر إعدادات الإشعارات القائمة لديك.المورّد سجل مورّد في السجل المشتركيُربط المورّد بسجل مورّد في الأطراف، واعتماد الطلب يربطه بمورّد موجود أو ينشئ واحدًا هناك. وتحتفظ المشتريات بنسخة للقراءة من الأسماء وجهات الاتصال، فلا تُكتب الشركة مرتين.الترسيات والاتفاقيات الإطارية تُوقَّع عبر العقودتطلب المشتريات من العقود جمع التوقيعات على خطاب ترسية معتمد أو اتفاقية إطارية وتُبلَّغ حين يكتمل الطلب أو يُرفض أو ينتهي أو يُسحب. ويُحفظ المستند الموقّع كذلك في سجل العقود.العطاءات المختومة غير المفتوحة تؤجّل النقل إلى خادمك الخاصما دامت مناقصة تضم عطاءات مختومة لم تُفتح بعد، تذكرها صفحة النقل ولا يمكن إنشاء رمز نقل، لأن هذه العطاءات لا تُفتح إلا بمفتاح سحابة تارليكس.
يُنجزها أكثر من شخص
ماذا يحصل عليه كل دور
- مقدّم الطلب — أي موظف يحتاج إلى شراء شيء. يرفع طلب شراء ببنوده ويرسله ويتابع اعتماده، ولا يرى إلا طلباته. ويستطيع تعديل الطلب المرفوض وإلغاء ما لم يعد مطلوبًا.
- موظف المشتريات — يدير مكتب التوريد. يحوّل الطلبات المعتمدة إلى عروض أسعار ومناقصات ويدعو الموردين ويجيب عن أسئلتهم وينشر الملاحق ويدخل العروض الورقية ويعدّ الترسيات ويرسلها ويصدر أوامر الشراء ويضع طلبات التوريد ويحفظ ملفات الموردين وطلباتهم. ولا يفتح العروض ولا يقيّمها ولا يؤهّل مورّدًا ولا يعتمد شيئًا.
- مدير المشتريات — يرأس المشتريات. يعتمد طلبات الشراء والترسيات ويؤهّل الموردين ويوقفهم ويدرجهم في القائمة السوداء، ويدير الاتفاقيات الإطارية والعطاءات الخارجية ويملك إعدادات الوحدة. ويملك كل الصلاحيات عدا فتح العروض وتقييمها واعتماد التقييم، فلا يجلس المعتمِد في اللجنة.
- عضو لجنة المناقصة — يفتح العروض المختومة مع الآخرين بتأكيد برمز من تطبيق المصادقة، ويقيّمها وفق المعايير. ويقرّ أولًا بأي تعارض مصالح، ولا يرى إلا درجاته حتى يعتمد الرئيس.
- رئيس لجنة المناقصة — يفعل ما يفعله عضو اللجنة ويعتمد كل مرحلة فيقفل الدرجات ويثبّت الترتيب، ويستطيع استبعاد عرض مع ذكر السبب.
- المراقب المالي — خطوة المالية في الترسية. يقرأ البنود والتوصية والموازنة ثم يعتمد أو يرفض، ولا يعدّ الترسيات ولا يرى العروض.
- المورّد — شركة تبيع لك. تسجّل وتدخل برمز وتُبقي مستنداتها سارية وتقرأ طلب السعر وملاحقه وتسأل وترسل عرضًا مختومًا أو تستبدله أو تسحبه وتقرأ ترسيتها، ولا تحتاج إلى حساب في منشأتك.
- مسؤول النظام — يمنح الأدوار ويشغّل المفاتيح أو يوقفها ويضبط الحدود والترقيم ويحدد المستندات المطلوبة من الموردين ويتأكد من توفر التخزين والبريد والدخول بتطبيق المصادقة.
- مدير العطاءات — يتابع المناقصات المنشورة لدى الآخرين التي تتقدم لها الشركة، من المتابعة إلى الإعداد والتقديم والفوز أو الخسارة.
الأسئلة الشائعة
هل يستطيع أي شخص، حتى المسؤول، قراءة عرض قبل الفتح؟
لا. يُشفَّر كل عرض لحظة إرساله بمفتاح خاص بذلك الطلب وحده. ولا تصبح المبالغ مقروءة إلا عند الفتح بعد وقته وبعد تأكيد عدد كافٍ من أعضاء اللجنة برمز ثانٍ. وإذا أوقفت العروض المختومة تبقى العروض مشفّرة حتى يفتحها موظف المشتريات.
هل يصلح لمناقصات الجهات الحكومية في الخليج؟
صُمم حول الخطوات التي تحتاجها تلك المناقصات: عروض مختومة وفتح بنصاب وإقرارات تعارض المصالح وتقييم بمظروفين ومحاضر وترتيب منشور وسجل لكل تغيير. وتقييم المحتوى المحلي متاح كخيار. وعليك مراجعة لائحتك الخاصة لأي أمر آخر كإلزامك بمنصة معينة.
هل يحتاج الموردون كلمة مرور أو حسابًا؟
لا. يدخل المورّد برمز من ستة أرقام يصله على البريد الذي سجّلته له. لا شيء يُنشأ ولا شيء يُحفظ.
هل يحتاج إلى المحاسبة والمخزون؟
لا. بدون المحاسبة يُعتمد تلقائيًا ما كان بحدّ مبلغك وينتظر الأكبر مدير المشتريات، وتظهر الموازنة "لم تُفحص". وبدون المخزون تتوقف الترسية المعتمدة عند الاعتماد وتطبع مستند أمر الشراء. ومع الربط تتبع الموافقات مصفوفتك وتظهر أوامر الشراء في المخزون تلقائيًا.
هل يمكن تقسيم الترسية بين عدة موردين؟
نعم. يُحدَّد أفضل عرض لكل بند ويمكنك تغيير أي بند إلى مورّد آخر، ويحصل كل مورّد على أمر شراء مستقل. وإذا خالفت الترسية الترتيب فالسبب المكتوب مطلوب.
هل يوجد مزاد إلكتروني؟
لا. تعمل المشتريات بعروض الأسعار والمناقصات المختومة والاتفاقيات الإطارية وطلبات التوريد، ولا يوجد مزاد مباشر ولا مفتاح له.
هل يعتمد فحص الميزانية على الميزانية الفعلية؟
نعم. تُنسخ ميزانيات المحاسبة المعتمدة إلى المشتريات وتُحدَّث كل ثلاث ساعات بما أُنفق حتى الآن، فيُفحص طلب الشراء على ما تبقّى لا على رقم يوم اعتماد الميزانية.
هل يمكن اعتماد إرساء يخالف الترتيب دون ذكر السبب؟
لا. الإرساء الذي يمنح بندًا لمورّد غير الأول في الترتيب يحتاج إلى توصية مكتوبة لا تقل عن عشرة أحرف، ويقرؤها المعتمِد قبل أن يقرّر.
جزء من منصة واحدة
المشتريات والمناقصات واحدة من 59 وحدة (36 وحدة أعمال و23 معياراً من معايير الآيزو) تشترك في تسجيل الدخول نفسه والموظفين أنفسهم والعملاء أنفسهم والمساعد الذكي نفسه. اطّلع على كل الوحدات أو كيف تقارن Tarleaks ERP بأنظمة Odoo وERPNext وZoho.
أدلة عن المشتريات والمناقصات
الفوترة الإلكترونية للمشترين في الإمارات: دور الذمم الدائنة
الفوترة الإلكترونية في الإمارات تلزم المشتري أيضاً: واجبات المستلم، وجدول الغرامات، وخطة للذمم الدائنة: مزوّد واحد، واستلام XML، ومطابقة، ومنع التكرار.