إدارة المستندات — نظام إدارة المستندات مع بحث عربي وذكاء اصطناعي

للشركات التي تريد مكانًا واحدًا منضبطًا للعقود وملفات الموارد البشرية والفواتير وأوراق المشاريع بدل المجلدات المشتركة ومرفقات البريد الإلكتروني. يجمع مساحات العمل والمجلدات المتداخلة وسجل الإصدارات وتحرير ملفات Word وExcel وPowerPoint في المتصفح، والبحث داخل الملفات بالإنجليزية والعربية، والمشاركة مع الأشخاص والفرق وعبر روابط خارجية. ويدعم الامتثالَ الحجزُ القانوني وسجلُّ تدقيق لكل فتح وتعديل وسجلٌّ لكل عملية إتلاف، وتُحفظ محتويات الملفات في التخزين الذي تختاره.

آخر تحديث 10 نوفمبر 2026

ابدأ تجربتي المجانية لمدة 30 يوماً احجز عرضاً تجريبياً

دون بطاقة ائتمان · مساحة عملك جاهزة في نحو دقيقة · بياناتك تبقى خاصة

أدلة الاستخدام لكل دور — خطوة بخطوة

139 ميزة في 17 مجالاً · تعمل مع 20 وحدة أخرى · 10 مسارات عمل للفريق

قائمة الميزات الكاملة

مساحات العمل والمجلدات

أين تُحفظ الملفات: مساحة خاصة لكل شخص، ومساحات عمل مشتركة للفرق، ومجلدات بداخلها.

مساحة خاصة لكل شخص — يحصل كل شخص على مساحة شخصية باسم «مساحتي» (My drive) أول مرة يفتح فيها وحدة إدارة المستندات. لا يصل إليها إلا صاحبها ومسؤول المستندات، ولا يستطيع زميل يملك صلاحية القراءة على مستوى الشركة تصفّحها. ويراها المسؤول باسم صاحبها، مثل «مساحة مريم».لمن: الموظف، مستخدم المستندات، مدير المستندات
مساحات عمل مشتركة للفرق — يستطيع كل من يملك صلاحية الكتابة على مساحات العمل إنشاء مساحة مشتركة لفريق أو عميل أو مشروع. ويراها فورًا في قائمته كل من يملك صلاحية القراءة على مساحات العمل، ويقرر مسؤول المستندات من يدخلها بعد ذلك.لمن: مدير المستندات، مدير الموارد البشرية، مسؤول المستندات، مسؤول النظام
مساحات عمل للأقسام — يمكن ربط مساحة عمل بأحد أقسام شركتك، فتبقى ملفات القسم مع أصحابها. وتُنشأ اليوم عبر المساعد الذكي أو الموصِّل، وتعرضها المكتبة تحت «الأقسام».تجريبيةتعمل مع: إدارة الموارد البشرية، المساعد الذكيلمن: مدير المستندات، مسؤول المستندات
مساحات عمل جاهزة للموارد البشرية والرواتب والمالية — عندما يشمل الترخيص الموارد البشرية أو الرواتب أو المحاسبة، تظهر مساحات عمل باسم «مستندات الموارد البشرية» و«الرواتب» و«المحاسبة»، ومعها مساحة لإدارة المستندات. ولا تظهر كل منها إلا لمن يملك صلاحية القراءة في وحدتها. لكنها ليست معزولة: فمن يملك صلاحية قراءة المستندات على مستوى الشركة يجد ملفاتها عبر البحث، لذا اجعل مساحة العمل «مقيدة» عندما يجب إغلاقها.تعمل مع: إدارة الموارد البشرية، الرواتب ونظام حماية الأجور، المحاسبة والفوترة الإلكترونيةلمن: مسؤول النظام، مسؤول المستندات
كل مساحة تُظهر مالكها وحجمها — تذكر صفحة المساحات اسم كل مساحة ومالكها مع صورة رمزية. وتظهر المساحة الشخصية لكل شخص باسم «مساحة مريم» مثلًا، ما عدا مريم نفسها التي ترى «مساحتي». وتعرض كل مساحة أيضًا حجمها الإجمالي وعدد الملفات والمجلدات وآخر نشاط وعدد من تُشارَك معهم وعدد الروابط العامة الفعّالة وأنواع الملفات فيها ومزوّد التخزين الذي يحفظ ملفات الشركة.لمن: الموظف، مستخدم المستندات، مدير المستندات، مسؤول النظام
بطاقات أو جدول، مع تصفية وعروض محفوظة — بدّل في صفحة المساحات بين البطاقات والجدول. ابحث باسم المساحة أو المالك، وصفِّ حسب النوع أو المالك أو الحجم أو عدد الملفات أو آخر نشاط، واستخدم التصفية السريعة: المساحات المشتركة، المساحات الشخصية، المميّزة بنجمة، الفارغة. ورتّب أي عمود، وميّز بنجمة المساحات التي تستخدمها أكثر. واحفظ مجموعة التصفية والترتيب كعرض تعود إليه لاحقًا.لمن: مستخدم المستندات، مدير المستندات، مسؤول المستندات
لا ترى إلا المساحات التي تصل إليها — يرى مسؤول المستندات كل مساحة في الشركة. أما الآخرون فيرون مساحتهم الشخصية والمساحات المشتركة التي يملكون الوصول إليها. وتطبّق الخدمة هذه القاعدة بنفسها، فتبقى المساحة المخفية عنك مخفية مهما طلبتها.لمن: مسؤول المستندات، مسؤول النظام، الموظف
مجلدات متداخلة — أنشئ مجلدات داخل مجلدات من مستعرض الملفات، ويبيّن لك مسار التنقل أين أنت. ويتطلب إنشاء مجلد صلاحية الكتابة على المجلد الأعلى منه، أو صلاحية «الإدارة» على مساحة العمل إن كان المجلد في المستوى الأول.لمن: مدير المستندات، مسؤول المستندات
مستعرض ملفات بلوحتين — شجرة المجلدات في جانب وقائمة الملفات في الجانب الآخر، مع مبدّل لمساحات العمل وخانة تصفية، ورفع بالسحب والإفلات مباشرة إلى المجلد الذي تعرضه.لمن: مستخدم المستندات، مدير المستندات
إعادة تسمية المجلدات ونقلها وأرشفتها واستعادتها — عبر المساعد الذكي أو الموصِّل يمكنك إعادة تسمية مجلد ونقله تحت مجلد آخر وأرشفته ثم إعادته. والأرشفة تُخفي المجلد نفسه لا الملفات التي بداخله، وتُرفض ما دام المجلد أو مجلد تحته أو ملف بداخله تحت حجز قانوني. ولا توجد أزرار لهذه العمليات في مستعرض الملفات بعد.تجريبيةتعمل مع: المساعد الذكيلمن: مدير المستندات، مسؤول المستندات
إعادة تسمية الملفات ونقلها بأمان — أعد تسمية ملف أو انقله إلى مجلد أو مساحة عمل أخرى، دون إمكانية تغيير امتداده. وإذا عدّل زميل الملف قبل لحظات، يُرفض تعديلك بدل أن يحلّ محل تعديله دون علم أحد. ويعطيك «نسخ الرابط» عنوان صفحة الملف، ولا تُفتح إلا لمن يملك الوصول إليه أصلًا.لمن: مستخدم المستندات، مدير المستندات
كشف الأسماء المكررة — يُرفض حفظ ملف نشط ثانٍ بالاسم نفسه في المجلد نفسه برسالة واضحة، فلا تجتمع نسختان من Contract.docx جنبًا إلى جنب بالخطأ.لمن: الموظف، مستخدم المستندات، مدير المستندات
صفحة رئيسية لبداية اليوم — تعرض الصفحة الرئيسية للمستندات عدد الملفات التي يمكنك فتحها، والتخزين المستخدم عبر كل الإصدارات، والملفات المضافة في آخر سبعة أيام، وأعداد ملفات الاحتفاظ والحجز القانوني، والملفات المحدّثة مؤخرًا، ومساحات عملك، ولوحة «يحتاج إلى متابعة» للمحذوفات التي تنتظر التفريغ والملفات المحجوزة والملفات غير المصنّفة في مجلد. وتُحسب الأرقام من أحدث الملفات تعديلًا، بحد أقصى 500 ملف.لمن: الموظف، مستخدم المستندات، مدير المستندات، مسؤول المستندات
«مشاركة معي» و«الأخيرة» — تعرض «مشاركة معي» الملفات التي شاركها معك زميل مباشرة أو عبر فريق، ولا تضيف مشاركةُ مجلد أو مساحة عمل كاملة صفوفًا إليها. وتعرض «الأخيرة» آخر 20 ملفًا تغيّرت مما يمكنك فتحه. ولا يظهر بند «مشاركة معي» في القائمة إلا لمن يملك صلاحية القراءة على مستوى الشركة.لمن: مستخدم المستندات، مدير المستندات، المدير
إعداد موجَّه عند البدء — ترى الشركة التي لا تملك ملفات بعد ثلاث خطوات: أنشئ مساحة عمل، وارفع أول ملف، ثم افتح الإعدادات لضبط التخزين والاحتفاظ.لمن: مسؤول النظام، مسؤول المستندات

قوائم الملفات وعروضها

قائمة واحدة لكل مجموعة ملفات، مع تصفية وترتيب وعرض بطاقات وإجراءات على كل ما يطابق.

قائمة ملفات واحدة في كل مكان — المجلد و«كل الملفات» و«ملفاتي» و«المميّزة بنجمة» و«الملفات الكبيرة» و«الملفات الراكدة» كلها تستخدم القائمة نفسها، فما تتعلمه في واحدة يصلح في غيرها. وتعرض كل منها الملفات التي يحق لك فتحها فقط؛ وبالنسبة للمسؤول تشمل «كل الملفات» الشركة كلها.لمن: الموظف، مستخدم المستندات، مدير المستندات، مسؤول المستندات
أعمدة تجيب عن الأسئلة المعتادة — اطّلع بنظرة واحدة على الاسم والنوع والحجم والمالك ومكان الملف والوسوم وآخر تحديث والحالة وتاريخ الانتهاء. وتظهر الحالة: نشط أو ينتهي قريبًا أو منتهٍ أو تحت الحجز القانوني. ويمكن إضافة عمودَي «آخر فتح» و«مميّز بنجمة»، وتُعرض كل قائمة أيضًا كبطاقات.لمن: الموظف، مستخدم المستندات، مدير المستندات، مسؤول المستندات
بحث وتصفية وترتيب في مكان واحد — ابحث في أسماء الملفات، وصفِّ حسب النوع والمالك والحجم والوسم وتاريخ التعديل والحالة، ورتّب حسب أي عمود. واحفظ المجموعة كعرض لتفتحه بنقرة واحدة.لمن: الموظف، مستخدم المستندات، مدير المستندات، مسؤول المستندات
تصفية سريعة بنقرة واحدة — أزرار «المميّزة بنجمة» و«كبيرة (25 ميغابايت فأكثر)» و«تنتهي قريبًا» و«تحت الحجز القانوني» تُظهر عدد الملفات المطابقة وتضيّق القائمة عند النقر عليها.لمن: الموظف، مستخدم المستندات، مدير المستندات، مسؤول المستندات
حدّد كل ما يطابق — حدّد مربع العنوان ثم اختر «تحديد كل المطابق» لتشمل كل ملف يطابق التصفية وليس فقط ما يظهر على الشاشة. وتتسع القائمة لما يصل إلى 2000 ملف، وتنبّهك عندما يزيد المطابق عمّا تستطيع عرضه.لمن: مستخدم المستندات، مدير المستندات، مسؤول المستندات
تنزيل ملفات كثيرة أو تمييزها أو نقلها أو وسمها أو مشاركتها دفعة واحدة — بعد تحديد الملفات يمكنك تنزيلها كملف مضغوط، أو تمييزها بنجمة أو إلغاء التمييز، أو نقلها إلى مجلد أو مساحة أخرى، أو إضافة وسوم، أو مشاركتها مع شخص واحد بصلاحية عرض أو تعليق أو تنزيل أو تعديل. ويظهر كل إجراء لمن يملك صلاحيته فقط، ويُطبَّق التنزيل والنقل والمشاركة على الملفات التي يسمح بها مستوى وصولك فقط.لمن: مستخدم المستندات، مدير المستندات، مسؤول المستندات
طلب مراجعة وحجز قانوني ونقل إلى المهملات لملفات كثيرة دفعة واحدة — أرسل الملفات المحددة إلى مراجعيها، أو ضعها تحت الحجز القانوني أو ارفعه عنها، أو انقلها إلى المهملات. والنقل إلى المهملات يؤرشف الملفات ويمكنك استعادتها من المهملات؛ ولا يُحذف شيء نهائيًا. ويبيّن الملخص عدد ما نجح وسبب تعثّر الباقي.لمن: مدير المستندات، مسؤول المستندات، HR manager
اعثر على الملفات الكبيرة والراكدة — تعرض «الملفات الكبيرة» كل ملف يحق لك فتحه من الأكبر إلى الأصغر، لتعرف ما يملأ مساحة التخزين. وتعرض «الملفات الراكدة» الملفات التي لم يفتحها أحد ولم تتغير خلال آخر 180 يومًا، الأقدم استخدامًا أولًا، كمرشّحة للأرشفة.لمن: مدير المستندات، مسؤول المستندات، مسؤول النظام
ميّز الملفات والمساحات بنجمة — ميّز ملفًا أو مساحة بنجمة لتجده بسهولة. والنجمة إشارة خاصة بك: لا يرى أحد غيرك اختيارك ولا تمنح أحدًا وصولًا، والملف المميّز الذي لم يعد بإمكانك فتحه يختفي ببساطة.لمن: الموظف، مستخدم المستندات، مدير المستندات، مسؤول المستندات

رفع الملفات وإنشاؤها

إدخال الملفات بأمان، وبدء ملفات جديدة دون مغادرة الصفحة.

سحب وإفلات عدة ملفات دفعة واحدة — أفلِت عدة ملفات على مجلد أو استخدم زر «رفع» في الصفحة الرئيسية. تُحسب بصمة كل ملف ثم يُرفع ويُحفظ في المجلد الذي اخترته.لمن: الموظف، مستخدم المستندات، مدير المستندات
رفع يكشف أي عبث — يحسب المتصفح بصمة رقمية فريدة (SHA-256) لكل ملف ويرفعه مباشرة إلى تخزينك، الذي يرفض أي بيانات لا تطابقها. ويتحقق الخادم أيضًا من الحجم المخزَّن قبل قبول الملف.لمن: مستخدم المستندات، مدير المستندات
قبول أنواع الملفات الآمنة فقط — يُسمح بملفات Word وExcel وPowerPoint (بالصيغ القديمة والجديدة) وOpenDocument وPDF وRTF وZIP والصور الشائعة والنصوص وCSV وMarkdown وJSON، ويُفحص المحتوى مقابل النوع المعلَن. وتُحظر صفحات الويب وصور SVG لأنها قد تحمل نصوصًا برمجية.لمن: مسؤول النظام، مسؤول المستندات
حد لحجم الرفع — تُرفض الملفات التي تتجاوز الحد قبل تخزين أي شيء. والحد الافتراضي 50 ميغابايت، وهو إعداد على مستوى الشركة لكن لا توجد له شاشة في الإعدادات بعد.لمن: مسؤول النظام، مسؤول المستندات
إنشاء ملف جديد من الصفر — ابدأ مستندًا فارغًا أو جدول بيانات أو عرضًا تقديميًا أو ملفًا نصيًا أو ملاحظة Markdown أو ملف CSV وافتحه في المحرر الإلكتروني. وعندما تكون لغة الشركة العربية، تبدأ ملفات Office الجديدة من اليمين إلى اليسار بخط عربي افتراضي. ويتطلب ذلك خدمة المحرر الإلكتروني.لمن: مدير المستندات، مدير الموارد البشرية
التنزيل بصلاحية مستقلة — التنزيل مستوى وصول منفصل عن العرض. فلا يُصدَر رابط التنزيل قصير الأجل إلا لمن يملك صلاحية التنزيل، ويمكن تنزيل أي إصدار سابق أيضًا. ومن يملك صلاحية العرض فقط لا يحصل على رابط تنزيل، وإن كان يرى الملف على الشاشة بطبيعة الحال.لمن: مستخدم المستندات، مدير المستندات
رسالة صريحة عند غياب الملف — إذا وُجد السجل لكن ملفه لم يكتمل رفعه، يوضح زر «تنزيل» ذلك بكلمات بسيطة ويطلب إعادة الرفع بدل عرض صفحة خطأ من التخزين.لمن: مستخدم المستندات، مدير المستندات
اختيار مستند موجود من شاشات أخرى — تتيح أداة اختيار مشتركة للمالية اختيار فاتورة أو إيصال ممسوح ضوئيًا، وللأسطول اختيار محضر تسليم، بالبحث في أسماء الملفات ومحتوياتها. ويُستخدم الملف نفسه بدل إنشاء نسخة ثانية.تعمل مع: المحاسبة والفوترة الإلكترونية، إدارة الأسطوللمن: مستخدم المستندات، مدير المستندات
الصور الملصقة في حقول النص المنسّق — الصورة التي تُلصق في وصف بنص منسّق في أي مكان آخر من المنظومة تُحفظ في إدارة المستندات مع فحص البصمة المعتاد، وتُعرض داخل النص.لمن: الموظف

المعاينة والتحرير الإلكتروني

افتح الملفات وعدّلها في المتصفح، مع عمل عدة أشخاص على الملف نفسه في الوقت نفسه.

معاينة كل الملفات تقريبًا — تُفتح ملفات PDF والصور والفيديو والصوت وMarkdown وجداول CSV والنصوص العادية والشيفرات البرمجية داخل الصفحة. وتُفتح ملفات Word وExcel وPowerPoint في عارض للقراءة فقط.لمن: الموظف، مستخدم المستندات، قارئ المستندات
تحرير Word وExcel وPowerPoint في المتصفح — افتح ملفًا بصيغة docx أو xlsx أو pptx (والصيغ الأقدم doc وxls وppt) في محرر بملء الشاشة في تبويب مستقل. وتحتاج إلى صلاحية تعديل الملف وصلاحية الكتابة في المستندات. وإذا فتح شخصان الإصدار نفسه من الملف للتحرير انضمّا إلى جلسة واحدة وظهرت تعديلات كل منهما للآخر أثناء الكتابة.لمن: مدير المستندات، مدير الموارد البشرية
عدة أشخاص يحررون معًا — يستطيع الزملاء العمل في الملف نفسه في اللحظة نفسها، ويرى كل منهم تعديلات الآخرين أثناء الكتابة.يشترك فيها شخصان أو أكثرلمن: مدير المستندات، مدير الموارد البشرية
كل حفظ يصبح إصدارًا — عندما يحفظ المحرر، تُخزَّن النتيجة إصدارًا جديدًا مرقّمًا ببصمته في موقع تخزين خاص به، فلا تُستبدل نسخة سابقة أبدًا. والحفظ التلقائي والحفظ الإجباري كلاهما ينشئ إصدارًا.لمن: مدير المستندات، مدير الموارد البشرية
الملفات المحجوزة وملفات PDF والملفات المؤرشفة — يُفتح الملف الخاضع لحجز قانوني وأي ملف PDF في وضع العرض فقط، أيًا كان ما طلبه المستخدم. أما الملف الموجود في المحذوفات فلا يُفتح في المحرر ولا في العارض إطلاقًا.لمن: مستخدم المستندات، مدير المستندات
معاينة إصدار أقدم — اطّلع على أي إصدار سابق في العارض دون استعادته، ثم قرر هل تعيده.لمن: مستخدم المستندات، مدير المستندات
التعليقات داخل المحرر — يستطيع المراجعون ترك تعليقات في ملفات Word وExcel وPowerPoint. ورابط المشاركة المضبوط على «يمكنه التعليق» يتيح لمراجع من خارج الشركة التعليق دون أن يستطيع تغيير النص.لمن: مستخدم المستندات، مدير المستندات
تبويب الذكاء الاصطناعي داخل المحرر — يمكن أن يعرض المحرر تبويبًا للذكاء الاصطناعي يحاور ويلخّص ويترجم ويدقق القواعد والإملاء باستخدام مزوّد ذكاء اصطناعي أعدّته شركتك. وهو مفعّل افتراضيًا، ولا يظهر إلا عندما يكون لدى الشركة مزوّد ذكاء اصطناعي، ويمكن إيقافه لكل شركة.اختيارية — فعّلها من الإعداداتلمن: مدير المستندات، مدير الموارد البشرية، مسؤول النظام
خطوط عربية مدمجة في المحرر — تُعرض المستندات العربية بخطوط عربية حقيقية بدل خط لاتيني بديل. وتُستبدل بعض الخطوط المملوكة مثل Sakkal Majalla بخط عربي مشابه.لمن: الموظف، مستخدم المستندات، مدير المستندات
رفع خطوطك الخاصة — يستطيع المسؤولون رفع خطوط العلامة التجارية، فتُحفظ وتُعرض في الإعدادات. وفي الخدمة السحابية المستضافة قد لا يظهر الخط المرفوع في المحرر بعد، لذا تعامل معها كميزة مبكرة.تجريبيةلمن: مسؤول النظام، مسؤول المستندات

الإصدارات والسجل

كل تغيير محفوظ، فيمكن التراجع عن الخطأ والإجابة عن أي سؤال.

سجل إصدارات كامل — كل رفع وكل حفظ من المحرر إصدار مرقّم يبيّن من أنشأه ومتى وحجمه، الأحدث أولًا، مع معاينة وتنزيل لكل إصدار.لمن: مستخدم المستندات، مدير المستندات، مدير الموارد البشرية
استعادة إصدار قديم — أعد أي إصدار سابق ليصبح الأحدث. لا يُحذف شيء، فتصبح الاستعادة نفسها جزءًا من السجل. وتُرفض الاستعادة للملف الخاضع لحجز قانوني أو الموجود في المحذوفات.لمن: مدير المستندات، مدير الموارد البشرية
إرسال ملف PDF للتوقيع — اطلبوا من حتى عشرة أشخاص، من داخل الشركة أو خارجها، التوقيع على ملف PDF عبر رابط خاص لا يحتاج إلى حساب. ويمكن إرسال الرابط لكل شخص بالبريد الإلكتروني، حسب الدور عند التوقيع بالترتيب. يوقّعون بالترتيب أو بأي ترتيب برسم التوقيع أو كتابة الاسم، ويُسجَّل كل توقيع بوقته وعنوان الشبكة وبصمة. وعند اكتمال التوقيعات يُضاف إصدار «نسخة موقّعة» مثبّت يحمل تذييلاً على كل صفحة وصفحة توقيعات بالعربية والإنجليزية، ويُختم أيضاً عند اختيار شهادة الشركة في أدوات PDF. ويُبلَّغ المُرسِل عند انتهاء الطلب، ويستطيع إلغاءه أو إعطاء الموقّع رابطاً جديداً. ولا يُوقَّع ملف خاضع للتجميد القانوني أو معلن سجلاً إلا إذا سمحت قواعد الشركة بذلك. تتوقف الروابط عند انتهاء صلاحيتها أو استبدالها أو إيقاف الشركة للميزة.تعمل مع: أدوات PDF والتوقيع الإلكترونييشترك فيها شخصان أو أكثرلمن: مدير المستندات، مدير الموارد البشرية
اعتماد أو رفض إصدار محفوظ — عندما يحفظ المحرر ملفًا مع وجود مشكلة يُحفظ الحفظ كإصدار موسوم «بانتظار المراجعة» ولا يستبدل الملف الحالي. يعتمده المراجع فيصبح الإصدار الحالي إن كان أحدث، أو يرفضه فيبقى ظاهرًا للمراجعين فقط. يُسجَّل القراران في سجل التدقيق، ولا يمكن أيٌّ منهما على ملف تحت الحجز القانوني أو في المحذوفات.تعمل مع: المساعد الذكيلمن: مدير المستندات، مدير الموارد البشرية
سجل المستند وملاحظاته — في صفحة المستند تبويب «السجل والملاحظات» يعرض كل تغيير في الاسم أو الموضع أو الحجز القانوني أو الأرشفة أو الاحتفاظ بالقيمة القديمة والجديدة ومن أجراه ومتى، إضافة إلى الملاحظات والمتابعين. ويذكر رأس الصفحة من عدّل الملف آخر مرة. قراءة السجل تتطلب صلاحية فتح السجل نفسه، والسجل نفسه متاح للمجلدات ومساحات العمل والمساعد الذكي.تعمل مع: المساعد الذكيلمن: مدير المستندات، مدير الموارد البشرية، مستخدم المستندات
تثبيت إصدار — علّم إصدارًا بأنه مهم ليبرز في القائمة. أما تسمية التثبيت، مثل «النسخة الموقّعة»، فتتم عبر المساعد الذكي أو الموصِّل، وتتيح الشاشة تثبيتًا بلا اسم.تعمل مع: المساعد الذكيلمن: مدير المستندات، مدير الموارد البشرية
التعديلات عبر الرابط خاضعة للتدقيق — إذا عدّل شخص من خارج الشركة عبر رابط مشاركة، يصبح كل حفظ إصدارًا جديدًا ويُسجَّل إجراءً حساسًا مع الوقت وعنوان الشبكة والمتصفح.يشترك فيها شخصان أو أكثرلمن: مدير المستندات، مسؤول النظام

البحث والعثور على الملفات

اعثر على الملف باسمه أو بما يقوله أو بمعناه، بالإنجليزية أو بالعربية.

بحث بالكلمات يقرأ داخل الملفات — يطابق البحث الكلمات داخل ملفات PDF وWord (docx) وExcel وجداول OpenDocument والنصوص وCSV وMarkdown وJSON لا أسماءها فقط، ويعرض مقتطفًا مظلَّلًا. وتعمل العبارات بين علامتي تنصيص وOR والاستبعاد بعلامة الطرح، وتُعرض حتى 100 نتيجة. ويُقرأ النص عند رفع الملف؛ أما التعديلات المحفوظة لاحقًا في المحرر وملفات PowerPoint فلا تُقرأ.لمن: الموظف، مستخدم المستندات، مدير المستندات، مدير الموارد البشرية
مطابقة تراعي العربية — يتجاهل البحث التشكيل، ويعامل صور الألف والياء والتاء المربوطة حرفًا واحدًا، ويحذف «ال» التعريف، فيصل ما يكتبه الناس إلى ما يقوله المستند. ولا يطابق صيغ الجمع، ويسدّ البحث بالمعنى هذه الثغرة.لمن: الموظف، مستخدم المستندات، مدير المستندات
أي كلمة من اسم الملف تكفي — كلمة واحدة من اسم مثل Onboarding Checklist.pdf تجد الملف، وكذلك الاسم كاملاً بشرطاته ونقاطه، والبحث عن امتداد مثل pdf يعرض كل ملفات هذا النوع.لمن: الموظف، مستخدم المستندات
البحث لا يعرض إلا ما يحق لك فتحه — تُصفّى النتائج بقواعد الوصول نفسها المطبقة على التصفح، فلا يظهر ملف خاص بزميل في النتائج أبدًا، ولو بعنوانه.لمن: الموظف، مستخدم المستندات، مدير المستندات
البحث من الصفحة الرئيسية ومن صفحة بحث كاملة — تعطي خانة البحث في الصفحة الرئيسية نتائج فورية، وتلجأ إلى المطابقة بالمعنى عندما لا تتطابق الكلمات. وتوفر صفحة البحث الكاملة أوضاع «الكلمات» و«المعنى» و«اسأل»؛ والنقر على نتيجة يفتح المستند، وتبقى الكلمات في العنوان فيعيدك زر الرجوع إلى النتائج نفسها ويمكن مشاركة البحث كرابط.لمن: الموظف، مستخدم المستندات، مدير المستندات
البحث بالمعنى عبر اللغات — يجد عقدًا ينص على «إشعار الإلغاء» عندما تكتب «بند إنهاء العقد»، ويتيح لسؤال بالعربية أن يصل إلى مستند بالإنجليزية. ويتطلب مزوّد ذكاء اصطناعي يوفر التضمينات النصية (embeddings)، ويخبرك بوضوح عندما لا يكون أي مزوّد متصلًا.اختيارية — فعّلها من الإعداداتتعمل مع: المساعد الذكيلمن: الموظف، مستخدم المستندات، مدير المستندات، مدير الموارد البشرية
اسأل مستنداتك — اكتب سؤالًا واحصل على إجابة مكتوبة فقط من المقاطع التي يحق لك قراءتها، مع إحالات مرقّمة إلى الملفات المصدر. وإذا لم يجد شيئًا ذا صلة قال ذلك بدل التخمين. وتُسجَّل الملفات المستخدمة في كل إجابة باسم من سأل. ويتطلب مزوّد ذكاء اصطناعي يوفر التضمينات النصية والمحادثة معًا.اختيارية — فعّلها من الإعداداتتعمل مع: المساعد الذكيلمن: الموظف، مستخدم المستندات، مدير المستندات، مدير الموارد البشرية
النص من الملفات الممسوحة والصور — تُقرأ ملفات PDF الممسوحة ضوئيًا والصفحات المصوّرة بنموذج رؤية بالذكاء الاصطناعي لتصبح كلماتها قابلة للبحث. ويقرأ أول عشر صفحات من الملف كحد أقصى، والصور وصور الصفحات حتى 3 ميغابايت لكل منها، وملفات PDF الممسوحة التي حُفظت صفحاتها بصيغة JPEG.اختيارية — فعّلها من الإعداداتلمن: مستخدم المستندات، مدير المستندات، مدير الموارد البشرية
إيقاف فهرسة المحتوى — الشركة التي لا تريد حفظ أي نص من مستنداتها تستطيع إيقاف فهرسة المحتوى من الإعدادات، فيقتصر البحث عندها على أسماء الملفات.لمن: مسؤول النظام، مسؤول المستندات
فهرسة الملفات الأقدم في الخلفية — تقرأ مهمة تعمل كل ساعة نصَّ الملفات المرفوعة قبل وجود الفهرسة، ومعناها أيضًا حيث يتوفر مزوّد ذكاء اصطناعي، بمعدل 400 ملف لكل شركة في كل دورة، فتصبح المكتبة كلها قابلة للبحث دون أن يعيد أحد رفع ملفاته.لمن: مسؤول النظام

القراءة بالذكاء الاصطناعي والمساعد الذكي

دع الذكاء الاصطناعي يقرأ ما يصل إليك، ودع المساعد الذكي ينجز أعمال المكتبة، دائمًا بصلاحيات من يطلب.

قراءة الفواتير والهويات والعقود وقسائم الرواتب — عند تفعيلها، يقرأ الذكاء الاصطناعي كل ملف PDF أو صورة مرفوعة (PNG وJPEG وWebP)، ويحدد النوع من كلمات إنجليزية أو عربية في اسم الملف (جواز سفر، عقد، قسيمة راتب، فاتورة، والفاتورة هي النوع الافتراضي)، ويحفظ مع الملف حقولًا مثل المورد والرقم الضريبي والإجماليات والتواريخ. وتبقى الحقول استرشادية حتى يتحقق منها شخص. ولا تعرضها شاشات إدارة المستندات بعد، بل تستخدمها المالية والموصِّل.اختيارية — فعّلها من الإعداداتتعمل مع: المحاسبة والفوترة الإلكترونية، المساعد الذكيلمن: موظف الذمم الدائنة، أخصائي الموارد البشرية، مدير المستندات
مسودة فاتورة مورد أو بند مصروف من فاتورة ممسوحة — تستطيع المالية اختيار فاتورة أو إيصال ممسوح سبق أن قرأته إدارة المستندات، والحصول على مسودة فاتورة مورد أو بند مصروف، معلَّمة للمراجعة قبل أن يمكن تقديمها.اختيارية — فعّلها من الإعداداتتعمل مع: المحاسبة والفوترة الإلكترونيةلمن: موظف الذمم الدائنة، المراقب المالي
إدارة المكتبة من المساعد الذكي — اطلب من المساعد الذكي العثور على الملفات والبحث داخلها وعرض الإصدارات وإنشاء المجلدات ومساحات العمل ومنح الوصول وسحبه وإدارة الفرق وروابط المشاركة واستعادة الملفات والمجلدات وغير ذلك. والاستعلام لا يحتاج إلى تأكيد، أما أي تغيير في البيانات فيسألك أولًا.تعمل مع: المساعد الذكيلمن: مستخدم المستندات، مدير المستندات، مسؤول المستندات، مسؤول النظام
إجراءات جماعية من المساعد الذكي — طلب واحد إلى المساعد الذكي يمكنه أرشفة حتى 200 مستند أو استعادتها أو نقلها أو إضافة وسم إليها أو إزالته دفعة واحدة، بعد تأكيد واحد. ويسرد ملخص ما فشل وسبب فشله.تعمل مع: المساعد الذكيلمن: مدير المستندات
مختص بالمستندات داخل المساعد الذكي — للمساعد الذكي ملف تعريف مختص بالمستندات، فتُعالَج الأسئلة عن الملفات ومساحات العمل والمشاركة بالمصطلحات الصحيحة بالإنجليزية أو العربية.تعمل مع: المساعد الذكيلمن: مستخدم المستندات، مدير المستندات
ربط مساعدين آخرين بالذكاء الاصطناعي — تستطيع مساعدات الذكاء الاصطناعي الخارجية استخدام أدوات المستندات نفسها عبر موصِّل قياسي، وهي تعمل دائمًا بصلاحيات المستخدم الذي سجّل دخوله.تعمل مع: المساعد الذكي، الوكلاء والأتمتةلمن: مسؤول النظام، مسؤول المستندات
مزوّد الذكاء الاصطناعي ومفاتيح شركتك — تستخدم القراءة والفهرسة والذكاء الاصطناعي في المحرر المزوّدَ والمفتاح المضبوطين في إعدادات الذكاء الاصطناعي لشركتك. وإذا لم يُضبط أي منهما، يُستخدم المزوّد الافتراضي للمنصة بدلًا منه.لمن: مسؤول النظام
اختيار نموذج الذكاء الاصطناعي للمحرر من قائمة — تسأل الإعدادات مزوّد الذكاء الاصطناعي عن النماذج التي يوفرها، فتختار من قائمة بدل كتابة اسم النموذج، ويمكنك تخصيص نماذج مختلفة للمحادثة والتلخيص والترجمة وتدقيق القواعد.اختيارية — فعّلها من الإعداداتلمن: مسؤول النظام، مسؤول المستندات

من يرى ماذا ومن يعدّل

وصول دقيق للأشخاص والفرق والأدوار، مع إجابة واضحة عن من يصل إلى الملف ولماذا.

خمسة مستويات للوصول — امنح كل شخص صلاحية «قراءة» أو «تعليق» أو «تنزيل» أو «تعديل» أو «إدارة» على مساحة عمل أو مجلد أو ملف واحد. فالقراءة تفتح الملف وتعاينه، والتنزيل يضيف أخذ نسخة، والتعديل يغيّر الملف، والإدارة تغيّر من يملك الوصول.لمن: مدير المستندات، مسؤول المستندات، مسؤول النظام
المشاركة مع شخص أو فريق أو دور أو صلاحية — اختر أشخاصًا من قائمة قابلة للبحث، أو فريقًا أنشأته، أو دورًا مثل مدير الموارد البشرية، أو كل من يملك صلاحية معينة. والصلاحيات الممنوحة على مجلد أو مساحة عمل تسري على ما بداخلهما. وتحتاج إلى صلاحية «الإدارة» على العنصر، ومشاركة مساحة عمل كاملة من اختصاص مسؤولي المستندات.يشترك فيها شخصان أو أكثرلمن: مستخدم المستندات، مسؤول المستندات
وصول ينتهي في تاريخ محدد — يمكن أن تحمل الصلاحية الممنوحة تاريخ انتهاء فتتوقف من تلقاء نفسها. ويُضبط التاريخ اليوم عبر المساعد الذكي أو الموصِّل، ويعرض تبويب «المشاركة» التاريخ لكن دون خانة لإدخاله.تجريبيةتعمل مع: المساعد الذكييشترك فيها شخصان أو أكثرلمن: مسؤول المستندات، مدير المستندات
من يملك الوصول ولماذا — يسرد تبويب «المشاركة» كل شخص أو مجموعة يمكنها الوصول إلى الملف، ويوضح مصدر كل صلاحية: هذا الملف أو مجلد أو مساحة عمل أو فريق أو دور أو صلاحية على مستوى الشركة.لمن: مستخدم المستندات، مدير المستندات، مسؤول المستندات
المشاركة على مستوى الملف أو المجلد أو مساحة العمل — في تبويب «المشاركة» مفتاح للمستوى: شارك هذا الملف وحده، أو المجلد الذي هو فيه، أو مساحة العمل كاملة. وتُظهر صلاحيات المجلد ومساحة العمل تحذيرًا بأنها تشمل كل ما بداخلهما.لمن: مستخدم المستندات، مسؤول المستندات
صفحة «الوصول الشامل» للمسؤولين — صفحة واحدة تشرح ما تمنحه كل صلاحية على مستوى الشركة، وتسرد كل مساحة عمل مع مفتاح «مقيدة» وزر «إدارة الوصول» للأشخاص والفرق، وفيها إعداد اشتراط كلمة مرور لروابط المشاركة.لمن: مسؤول النظام، مسؤول المستندات
فرق للمشاركة — كوّن فريقًا من الأشخاص مرة واحدة، مثل المالية أو طاقم مشروع، وشارك معه بخطوة واحدة. وإضافة شخص إليه تمنحه كل ما يصل إليه الفريق، وإزالته تسحب ذلك منه.يشترك فيها شخصان أو أكثرلمن: مسؤول المستندات، مدير المستندات، مسؤول النظام
تحويل مشروع إلى فريق — عندما تكون إدارة المشاريع ضمن الترخيص، يمكن تكوين فريق من أعضاء مشروع بنقرة واحدة وتحديثه لاحقًا.تعمل مع: إدارة المشاريعلمن: مسؤول المستندات، مدير المستندات
صلاحيات أساسية على مستوى الشركة — الدور الذي يستطيع قراءة كل المستندات يحصل على صلاحية العرض في مساحات العمل المشتركة دون مئات الصلاحيات الفردية، وصلاحيات الكتابة والتنزيل والإدارة ترفع هذا الأساس بالطريقة نفسها. وتشرح صفحة «الوصول الشامل» في إدارة المستندات ما يمنحه كل أساس.لمن: مسؤول النظام، مسؤول المستندات
مساحات عمل مقيدة — اجعل مساحة العمل «مقيدة» فتتوقف الصلاحيات الأساسية على مستوى الشركة عن السريان عليها، فلا يفتحها إلا من تسمّيهم من أشخاص وفرق ومعهم مسؤولو المستندات. استخدمها لأوراق مجلس الإدارة والقضايا القانونية وملفات الموارد البشرية.يشترك فيها شخصان أو أكثرلمن: مسؤول النظام، مسؤول المستندات
أدوار جاهزة للمستندات — يأتي المنتج بأربع حزم أدوار: قارئ المستندات (قراءة فقط)، ومستخدم المستندات (ملفاته الخاصة والمشاركة)، ومدير المستندات (المكتبة اليومية والفرق)، ومسؤول المستندات (كل شيء، بما في ذلك التخزين والإعدادات).لمن: مسؤول النظام
صلاحيات دقيقة — القراءة والكتابة والمشاركة والحذف والتنزيل والإصدارات والوسوم والروابط العامة وروابط التعديل والحجز القانوني والفرق والخطوط والتخزين والإعدادات والحذف النهائي صلاحيات منفصلة، فيمكن بناء دور يطابق أي وظيفة.لمن: مسؤول النظام
كل منح للصلاحيات مُدقَّق — يُكتب منح الوصول وتغييره وسحبه، وإنشاء الفرق وتغييرها، في سجل التدقيق مع اسم من قام به.لمن: مسؤول النظام، مسؤول المستندات
حضور المستخدمين المباشر على المستندات التي يحق لك قراءتها فقط — تظهر الصور الرمزية لمن فتح المستند لمن يحق له قراءته فقط. ولا يرى من يفتح المستند إلا من يحق له قراءته، ويُجاب من يسأل عن مستند لا يحق له قراءته بأنه غير موجود.يشترك فيها شخصان أو أكثرلمن: مدير الموارد البشرية، مسؤول النظام
زر المشاركة يظهر حيث تتوفر المشاركة فقط — يظهر زر المشاركة على المستند لمن يملك صلاحية مشاركة المستندات أو إنشاء الروابط فقط، ولا يرى غيره زراً يقود إلى لا شيء.لمن: مدير الموارد البشرية، مسؤول النظام

المشاركة خارج الشركة

أرسل ملفًا إلى شخص لا يملك حسابًا، بحدود تتحكم فيها.

روابط مشاركة عامة — أنشئ رابطًا لملف واحد يفتحه أي شخص دون حساب، ويعرض العارض الملف في المتصفح مع زر «تنزيل» لكل أنواع الروابط بما فيها «عرض فقط». ويتطلب إنشاء الرابط صلاحية «الإدارة» على الملف. والروابط متوقفة حتى تفعّلها الشركة من الإعدادات، الميزات.اختيارية — فعّلها من الإعداداتيشترك فيها شخصان أو أكثرلمن: مستخدم المستندات، مدير المستندات
روابط محمية بكلمة مرور — أضف كلمة مرور، وتطلب الشاشة ستة أحرف على الأقل. ويجب على المستلم إدخالها قبل أن يُفتح الملف، ولا تُحفظ كلمة المرور إلا بصيغة مشفّرة، لا كما كُتبت أبدًا.اختيارية — فعّلها من الإعداداتلمن: مستخدم المستندات، مدير المستندات
اشتراط كلمة مرور على كل رابط — مفتاح واحد على مستوى الشركة في صفحة «الوصول الشامل» بإدارة المستندات يرفض أي رابط لا يحمل كلمة مرور.اختيارية — فعّلها من الإعداداتلمن: مسؤول النظام، مسؤول المستندات
روابط تنتهي صلاحيتها — اختر مدة بقاء الرابط: يوم واحد أو 7 أو 14 أو 30 أو 90 يومًا أو سنة (الافتراضي 7 أيام). وبعد ذلك التاريخ يتوقف عن العمل.اختيارية — فعّلها من الإعداداتلمن: مستخدم المستندات، مدير المستندات
روابط للعرض أو التعليق أو التعديل — يمكن أن يتيح الرابط للمستلم العرض فقط، أو العرض والتعليق (لملفات Office فقط)، أو التعديل في محرر المتصفح. وتحتاج روابط التعديل إلى صلاحية خاصة بها يملكها مسؤول النظام ومسؤول المستندات، ومفتاح مستقل على مستوى الشركة يجب أن يسمح به مسؤول المنصة أيضًا، وكلمة مرور، ومدة لا تتجاوز 30 يومًا.اختيارية — فعّلها من الإعداداتيشترك فيها شخصان أو أكثرلمن: مسؤول المستندات، مسؤول النظام
سحب الرابط فورًا — اسحب أي رابط من تبويب «المشاركة» فيتوقف عن العمل فورًا. وتبيّن القائمة مستوى كل رابط وتاريخ انتهائه.اختيارية — فعّلها من الإعداداتلمن: مستخدم المستندات، مدير المستندات، مسؤول النظام
الرابط الخاطئ يبدو مثل الرابط المنتهي — الرابط الخاطئ أو المنتهي أو المسحوب أو المؤرشف، أو رابط ملف محجوز، كلها تجيب بالرد نفسه «غير موجود»، فلا يستطيع أحد التحقق من الروابط الحقيقية بالتجربة.اختيارية — فعّلها من الإعداداتلمن: مسؤول النظام
الحجز القانوني يلغي الروابط — وضع ملف أو مجلد تحت حجز قانوني يسحب الروابط العامة للملفات المعنية، ولا يمكن إنشاء رابط جديد لملف محجوز.اختيارية — فعّلها من الإعداداتلمن: مدير الموارد البشرية، مسؤول النظام
تسجيل الشخص الموجَّه إليه الرابط — سجّل البريد الإلكتروني للمستلم مع الرابط. ويُحفظ مع الرابط وفي سجل التدقيق، لكن النظام لا يرسل الرابط بالبريد ولا يتحقق من العنوان، فترسله أنت بنفسك.اختيارية — فعّلها من الإعداداتلمن: مستخدم المستندات، مدير المستندات
معرفة من فتح الرابط — تُسجَّل كل زيارة من مستعرض خارجي مع مدة بقائه، وتظهر في تبويب «النشاط» للملف باسم «شخص لديه الرابط».اختيارية — فعّلها من الإعداداتيشترك فيها شخصان أو أكثرلمن: مستخدم المستندات، مدير المستندات، مسؤول النظام
رمز بالبريد وختم على الرابط — يستطيع الرابط المُنشأ لشخص واحد أن يطلب رمزاً من 6 أرقام يُرسل إلى العنوان الذي أعطيتَه قبل فتح المستند: يعمل الرمز خمس دقائق، وخمس محاولات خاطئة تقفل الرابط خمس عشرة دقيقة، ويحمي الملف والمحرر كما يحمي الصفحة. ويستطيع الرابط أيضاً ختم بريد المستلم والوقت على المستند، فتدل لقطة الشاشة على من كان لديه (يُرسم الختم فوق العارض، والتنزيل يعطي الأصل). ويُرفض طلب الرمز دون عنوان للمستلم، وللمسؤول إيقاف خيار الرمز للشركة.تعمل مع: مركز الإشعاراتيشترك فيها شخصان أو أكثرلمن: مستخدم المستندات، مدير المستندات

الوسوم والمحذوفات والعمل الجماعي

رتّب المكتبة بسرعة، وتراجع عن الحذف.

وسوم ملوّنة — ضع وسومًا على الملفات لتجدها لاحقًا. حدّد الملفات في المكتبة، واختر «وسم» أو «إزالة الوسوم»، ثم اختر الوسوم من قائمة قابلة للبحث؛ ويمكن إنشاء وسم غير موجود بعد من المربع نفسه. وتعمل الوسوم أيضًا عبر المساعد الذكي والموصِّل، وتظهر بجانب الملف في القوائم.تجريبيةتعمل مع: المساعد الذكيلمن: مدير المستندات، مسؤول المستندات
أرشفة واستعادة ونقل جماعي — حدّد حتى 200 ملف وأرشفها أو استعدها أو انقلها دفعة واحدة. ويخبرك ملخص بما نجح وما فشل وسبب الفشل، وتُرفض الملفات المحجوزة.لمن: مدير المستندات، مدير الموارد البشرية
محذوفات يمكن تصفحها — تنتظر الملفات المحذوفة في «المحذوفات»، حيث يمكنك تحديد عدة ملفات واستعادتها. وتبيّن الصفحة عدد الأيام المتبقية قبل إتلافها، ولا تسرد إلا الملفات المحذوفة، فلا يُحذف ملف نشط بالخطأ أبدًا.لمن: مدير المستندات، مدير الموارد البشرية، مسؤول المستندات
الحذف النهائي للمسؤولين فقط — لا يستطيع إتلاف الملفات المحذوفة قبل موعدها إلا مسؤول يملك صلاحية الحذف النهائي، وتُستثنى الملفات الخاضعة لحجز قانوني. أما الباقون فيستعيدون الملفات، والجدول الزمني يتكفل بالباقي.لمن: مسؤول النظام

الاحتفاظ والحجز القانوني والإتلاف

احتفظ بما يجب الاحتفاظ به، وأتلف ما يجب إتلافه، وكن قادرًا على إثبات الأمرين.

حجز قانوني على ملف — ضع ملفًا تحت حجز قانوني من قائمته، فلا يمكن أرشفته أو إتلافه أو مشاركته برابط أو تعديله أو إرجاعه إلى إصدار أقدم حتى يُرفع الحجز. ولا يستطيع وضعه أو رفعه إلا من يملك صلاحية الاحتفاظ. ويظل بالإمكان إعادة تسمية الملف أو نقله.لمن: مدير الموارد البشرية، مسؤول النظام، مسؤول المستندات
فحص الفيروسات عند الرفع — عند تفعيله يبقى كل ملف معلّقًا حتى يؤكد ماسح الفيروسات الخاص بالشركة سلامته. ويُرفض الملف المصاب بجملة واضحة ولا يُحفظ شيء؛ وإذا تعذّر الوصول إلى الماسح ينتظر الرفع ويُبلغ بذلك بدل قبوله دون فحص. وتمرّ بالفحص نفسه رفوع المستندات والعقود الموقّعة التي تحفظها وحدة العقود وحفظات المحرر؛ أما الملفات التي تحفظها وحدات أخرى في مخزنها الخاص والملفات المحفوظة قبل التفعيل فلا تُفحص. معطّل افتراضيًا، ويوفّر الماسحَ من يدير المنصة.تجريبيةلمن: مسؤول النظام
إعلان ملف كسجل — يقفل مسؤول السجلات الملف كسجل، مع تاريخ انتهاء وسبب اختياريين. وما دام القفل قائمًا لا يمكن إعادة تسمية الملف أو نقله أو أرشفته أو تعديله أو استعادة إصدار أقدم منه أو مشاركته للتعديل، ويُرفض كل ذلك بجملة توضح السبب والتاريخ. ولا يفتح قفل السجل العادي إلا من يملك صلاحية الفتح وبعد ذكر السبب، أما السجل النظامي فلا يُفتح أبدًا. ويظهر الإعلان والفتح في نشاط الملف وسجل التدقيق.لمن: مدير الموارد البشرية، مسؤول النظام، مسؤول المستندات
مراجعة واعتماد إصدارات الملفات — يرسل المؤلف إصدارًا من الملف للمراجعة، فيجده المراجع في قائمة المراجعة ويعتمده أو يرفضه مع تعليق. وبالنسبة لملف أُرسل للمراجعة، يُعرض للقراء الإصدار المعتمد بينما يكون إصدار أحدث قيد المراجعة، ويجعل اعتماد إصدار ما الإصدار المعتمد السابق منتهي الصلاحية. وتُحفظ كل خطوة مع صاحبها ووقتها، ولا يستطيع من أرسل الإصدار اعتماده ما لم تسمح الشركة بذلك، وتُعلَن الخطوات كأحداث تتفاعل معها وحدات أخرى.يشترك فيها شخصان أو أكثرلمن: مدير الموارد البشرية، مسؤول النظام، مسؤول المستندات
طلب مستند — اطلب مستندًا من جهة خارجية: حدّد ما تحتاجه ومن تطلب منه والمجلد الذي يجب أن يصل إليه وتاريخ الاستحقاق. تحصل على رابط لمرة واحدة؛ يفتحه الشخص دون تسجيل دخول، فيرى المطلوب وموعده، ويرسل ملفًا واحدًا — وبعدها يتوقف الرابط عن العمل ويظهر الملف في المجلد باسم الطلب. وتحمل الصفحة شعار شركتك واسمها ولونها، وتبيّن من يطلب مع بريد عمله، والمطلوب وسببه، والموعد، ومدة عمل الرابط، وكيف يُحفظ الملف (رابط خاص لملف واحد، وتاريخ انتهائه، وفحص الفيروسات عند تشغيله، والعنوان الذي يجب التحقق منه، وما يفعله إن لم يكن يتوقع الطلب)؛ وهي بالعربية والإنجليزية ومصممة للهاتف أولًا. والرابط الذي استُخدم أو سُحب أو استُبدل أو انتهت صلاحيته يقول ذلك، والملفات المرفوعة عبره تمر بفحص الفيروسات نفسه. تظهر الطلبات بحالة منتظرة أو متأخرة أو مستلمة، وتُبرز المتأخرة في الصفحة الرئيسية للمستندات، ويُرفع تذكير قبل الموعد بيومين وفي يومه.تجريبيةيشترك فيها شخصان أو أكثرلمن: مدير الموارد البشرية، مسؤول النظام، مسؤول المستندات
أنواع المستندات بحقول محددة — يعرّف المسؤول نوع مستند مثل الرخصة التجارية بحقول محددة — نص أو رقم أو تاريخ أو نعم/لا أو اختيار من قائمة — ويجعل بعضها مطلوبًا. وفي تبويب «الحقول» للملف يختار الموظف النوع ويملأ الحقول، فتُفحص التواريخ والأرقام وتُفرض الحقول المطلوبة. وما قرأه الذكاء الاصطناعي من الملف يظهر كاقتراح يحتاج إلى مراجعة ولا يُعتمد إلا إذا قبله شخص. ويمكن تعيين نوع افتراضي لكل مجلد وتصفية المكتبة بأي حقل مثل تاريخ الانتهاء، ويظهر كل تغيير في حقل ضمن نشاط الملف.تجريبيةلمن: مدير الموارد البشرية، مسؤول النظام، مسؤول المستندات
المستندات القريبة الانتهاء والتذكيرات والتجديد — يُتتبَّع كل مستند يحتوي نوعه على تاريخ انتهاء. تعرض صفحة المستندات الرئيسية عدد ما انتهى أو يحل موعده خلال 30 يومًا، وتسرد صفحة «قريبة الانتهاء» المستندات الأقرب أولًا مع أزرار للمنتهية وخلال 7 و30 و90 يومًا. يُذكَّر من رفع المستند قبل 90 و60 و30 و15 و7 أيام، وفي اليوم نفسه، ومرة عند الانتهاء — دون تكرار التذكير نفسه. يحفظ التجديد النسخة الجديدة كإصدار تالٍ للمستند نفسه وينقل التاريخ في خطوة واحدة فتبقى النسخة القديمة في السجل؛ ويُرفض بجملة واضحة تاريخ لا يتقدّم أو ملف من نوع مختلف أو مستند تحت حجز قانوني.تجريبيةتعمل مع: مركز الإشعاراتيشترك فيها شخصان أو أكثرلمن: مدير الموارد البشرية، مسؤول النظام، مسؤول المستندات
حجز قانوني على مجلد — عبر المساعد الذكي أو الموصِّل يمكن وضع مجلد تحت الحجز: تُلغى الروابط العامة لملفاته، ويُرفض الحفظ في المحرر، ولا يمكن أرشفة المجلد. وتُحجز كذلك الملفات الموجودة فيه والملفات التي تُرفع إليه أو تُنقل إليه لاحقًا وملفات مجلداته الفرعية، ويُرفع الحجز عن ملف نُقل خارجه ما لم يكن محجوزًا بذاته. وفكّ حجز المجلد يرفع فقط الحجوزات التي كان المجلد وحده سببها.تجريبيةتعمل مع: المساعد الذكيلمن: مدير الموارد البشرية، مسؤول النظام
تنظيف تلقائي للمحذوفات — كل ليلة تُتلف الملفات التي انتهت مدة بقائها في المحذوفات مع نسخها المخزّنة، وتُستثنى دائمًا الملفات الخاضعة لحجز قانوني. ومدة المحذوفات الافتراضية 90 يومًا، ويضع إعداد مستقل للشركة حدًا أقصى لها، ست سنوات افتراضيًا. ولا توجد شاشة في الإعدادات لأي من الرقمين بعد.لمن: مسؤول النظام
الإتلاف يترك سجلًا دائمًا — كل ملف يُتلف في التنظيف الليلي يكتب قيدًا في سجل التدقيق يُحفظ إلى الأبد، فتستطيع إثبات متى أُزيل السجل ولماذا، كأن يكون ذلك ردًا على طلب يتعلق بحماية البيانات.لمن: مسؤول النظام، مدير الموارد البشرية
معاينة قبل الإتلاف — تشغيل تجريبي يسرد بالضبط ما سيُتلفه التنظيف دون أن يمس أي شيء، فيتحقق مدير السجلات أولًا. ويتوفر عبر المساعد الذكي أو الموصِّل.تعمل مع: المساعد الذكيلمن: مسؤول النظام

النشاط وسجل التدقيق

من فتح الملف ومن عدّله ومن شاركه، بالاسم.

خط زمني لكل ملف — يجمع تبويب «النشاط» مرات الفتح والتنزيل والتعديلات والإصدارات الجديدة ومنح الصلاحيات وروابط المشاركة في قصة واحدة الأحدث فيها أولًا مع أسماء الأشخاص، ويمكن تصفيتها حسب النوع. ويستطيع قراءتها كل من يستطيع فتح الملف.لمن: مستخدم المستندات، مدير المستندات، مدير الموارد البشرية
كم بقي كل شخص يقرأ — تسجّل كل جلسة معاينة أو تحرير المدة التي كانت فيها الصفحة ظاهرة فعلًا، وتعرض «ما زال مفتوحًا» أثناء قراءة أحدهم. ويشمل ذلك المستعرضين الخارجيين عبر رابط مشاركة.يشترك فيها شخصان أو أكثرلمن: مدير المستندات، مدير الموارد البشرية، مسؤول النظام
تسجيل كل فتح وتنزيل — يُسجَّل فتح أي ملف وتنزيله مع اسم المستخدم والوقت، فيبقى لسؤال «من اطلع على هذا المستند الحساس؟» جواب دائمًا. وتُسجَّل الملفات المستخدمة للإجابة عن سؤال في «اسأل مستنداتك» باسم من سأل.لمن: مسؤول النظام، مدير الموارد البشرية
تغييرات مُدقَّقة بغرض معلن — الإنشاء وإعادة التسمية والأرشفة والاستعادة والتنزيل وفتح المحرر وكل تغيير في الصلاحيات تكتب قيدًا في سجل التدقيق يحفظ الأساس النظامي للوصول والغرض منه.لمن: مسؤول النظام

التخزين والإدارة

أين تُحفظ الملفات، والمفاتيح التي يتحكم فيها المسؤول.

ملفاتك في تخزينك الخاص — اربط تخزينك الخاص على Cloudflare R2 أو Amazon S3 أو DigitalOcean Spaces أو Wasabi أو أي تخزين سحابي متوافق مع S3، أو جهاز تخزين شبكي (NAS) مثل QNAP أو Synology أو TrueNAS خلف بوابة S3. ولا يوجد تخزين مستضاف مشترك، فيبقى الرفع متوقفًا حتى تربط تخزينًا.لمن: مسؤول النظام، مسؤول المستندات
اختبر الاتصال أولًا — يتحقق زر «اختبار الاتصال» من موقع التخزين والمفاتيح وصلاحية الرفع من المتصفح، ويخبرك أيها الخاطئ دون أن يعرض أي سرّ.تعمل مع: المساعد الذكيلمن: مسؤول النظام، مسؤول المستندات
الأسرار تبقى مخفية — تُعرض مفاتيح التخزين مموَّهة بعد الحفظ، وحفظ النموذج دون إعادة كتابة المفتاح لا يستبدل المفتاح الحقيقي أبدًا.لمن: مسؤول النظام
حماية من العناوين الخاصة — يُرفض أي عنوان على شبكة خاصة ما لم تسمح به المنصة لشركتك، وتُرفض دائمًا العناوين المحلية وعناوين البيانات الوصفية والعناوين الداخلية، فلا يمكن توجيه عنوان تخزين مكتوب ضد شبكتك أنت.لمن: مسؤول النظام
استخدام التخزين في لمحة — تعرض الإعدادات عدد المستندات والإصدارات ومساحات العمل والمساحة التي تشغلها المستندات والخطوط، فترى أين تذهب المساحة.تعمل مع: المساعد الذكيلمن: مسؤول النظام، مسؤول المستندات
مفاتيح الذكاء الاصطناعي والبحث — خمسة مفاتيح في الإعدادات تشغّل أو توقف القراءة التلقائية للملفات المرفوعة، وفهرسة المحتوى، والبحث بالمعنى، و«اسأل مستنداتك»، وتبويب الذكاء الاصطناعي في المحرر.لمن: مسؤول النظام
مفاتيح الشركة ومفاتيح الإيقاف في المنصة — من الإعدادات، الميزات تستطيع الشركة تشغيل وحدة إدارة المستندات كلها والروابط العامة وروابط التعديل أو إيقافها. ويستطيع مسؤول المنصة أيضًا إيقاف ميزة لكل الشركات دفعة واحدة، وقراره هو الغالب.لمن: مسؤول النظام
مساحات العمل تصلح نفسها — في كل مرة تبدأ فيها خدمة إدارة المستندات تتأكد من أن لكل شركة مساحات العمل المشتركة ومساحات الوحدات، فتُنشأ أي مساحة ناقصة بدل أن تبقى معطّلة.لمن: مسؤول النظام
تحليل الملفات للمسؤولين — صفحة واحدة تبيّن حجم ما تحفظه الشركة، وكيف نما شهرًا بعد شهر، وإلى أين يتجه: توقع بخط مستقيم محسوب من آخر الأشهر المكتملة، مع كتابة الطريقة والنمو الشهري ومدى المطابقة تحت المخطط، وموعد امتلاء باقة التخزين على المنصة. وتحصي أيضًا الملفات الكبيرة وغير المستخدمة والمكررة والمنتهية والمحجوزة، وتعرض أكبر المساحات ومن يحفظ أكثر بالاسم، وكل رقم يفتح الملفات التي يحسبها.لمن: مسؤول المستندات، مسؤول النظام

باقات التخزين والدفع

تحصل كل مساحة عمل على التخزين والذكاء الاصطناعي من المنصة دون أي إعداد، والمساحة الإضافية باقة أو رصيد مسبق الدفع.

جيجابايت واحد من التخزين دون إعداد — تخزّن مساحة العمل الجديدة ملفاتها على المنصة من الدقيقة الأولى: جيجابايت مجاني ضمن مسار خاص بها لا تصل إليه أي مساحة عمل أخرى. وربط مخزنك الخاص يبقى إعداداً واحداً.لمن: مسؤول مساحة العمل
باقات 10 و50 و100 جيجابايت — اشترِ باقة شهرياً أو سنوياً من الإعدادات، الفوترة والباقة. الانتقال إلى باقة أكبر يحتسب الفرق فقط عن الأيام المتبقية وترتفع الحصة فوراً.لمن: مسؤول مساحة العمل
الدفع بالبطاقة أو بالتحويل البنكي — ادفع بالبطاقة في صفحة Stripe الآمنة واحتفظ بالبطاقة للتجديد، أو بالتحويل البنكي مع ذكر رقم الفاتورة؛ يسجّل مسؤول المنصة التحويل فتُمنح الباقة.اختيارية — فعّلها من الإعداداتيشترك فيها شخصان أو أكثرلمن: مسؤول مساحة العمل
تنبيهات عند 80 و90 و100 بالمئة — يتلقى المسؤولون رسالة بريد وإشعاراً داخل النظام عند كل مستوى، ولافتة يمكن إخفاؤها، ومهلة قصيرة قبل رفض الملفات الجديدة. ولا تُعرض المبالغ للمستخدمين العاديين أبداً.تعمل مع: مركز الإشعاراتيشترك فيها شخصان أو أكثرلمن: مسؤول مساحة العمل
رصيد مسبق الدفع والدفع حسب الاستخدام — اشحن رصيداً لتواصل إضافة الملفات فوق باقتك، ويُحتسب لكل جيجابايت-شهر قليلاً كل يوم، ولتدفع ثمن ذكاء المنصة بعد الحصة الشهرية المجانية. وينبّهك إشعار الرصيد المنخفض إلى عدد الأيام المتبقية.لمن: مسؤول مساحة العمل
مساحة العمل الممتلئة لا تفقد ملفاتها — عند امتلاء التخزين تُرفض الرفوعات الجديدة فقط برسالة واضحة. وتبقى المعاينة والتنزيل والحذف والتصدير تعمل دائماً، ولا يُحذف شيء بسبب الحجم أو فاتورة غير مدفوعة.لمن: مسؤول مساحة العمل، موظف
فواتير وإيصالات مع ضريبة القيمة المضافة — كل مبلغ مستحق فاتورة مرقّمة مع الضريبة، قابلة للطباعة بالعربية أو الإنجليزية؛ والفاتورة المدفوعة تظهر كإيصال. وترى مساحة العمل فواتيرها فقط.لمن: مسؤول مساحة العمل

الملفات داخل بقية المنظومة

تحفظ الوحدات الأخرى ملفاتها هنا، فتغطي قواعد واحدة للتخزين والوصول والتدقيق كل شيء.

مستندات المشروع بصلاحيات متطابقة — اربط ملفات المكتبة بمشروع فيحصل كل عضو في المشروع على صلاحية العرض، وتبقى متزامنة مع انضمام الأشخاص أو مغادرتهم. ويستطيع مدير المشاريع قصر ملف واحد على أعضاء يختارهم. ويحصل الأعضاء على صلاحية العرض لا التنزيل.تعمل مع: إدارة المشاريعيشترك فيها شخصان أو أكثرلمن: مدير المشاريع، مدير المستندات
مرفقات المهام — تُحفظ الملفات المرفقة بمهمة في مشروع داخل إدارة المستندات مع فحص البصمة نفسه والإصدارات والبحث.تعمل مع: إدارة المشاريعلمن: مدير المشاريع، الموظف
محاضر تسليم المركبات — أرفق حتى خمسين مستندًا، مثل محضر التسليم الموقّع والصور، بعملية تسليم مركبة، فيكون الدليل موثّقًا في السجل إن نشأ خلاف لاحقًا.تعمل مع: إدارة الأسطوللمن: مدير الأسطول
صور التسليم وتوقيع العميل في التأجير — تُحفظ الصور وتوقيع العميل الملتقطة عند التسليم مستنداتٍ عادية، فيمكن فتحها والاحتفاظ بها بالقواعد نفسها.تعمل مع: التأجيرلمن: موظف التأجير
صور المنتجات والملفات القابلة للتنزيل — تُحفظ صور المنتجات والملف الذي يقف وراء المنتج الرقمي في إدارة المستندات بدل أداة رفع ثانية.تعمل مع: المنتجات والمتجر الإلكترونيلمن: مدير الكتالوج
مرفقات الخطابات — يسرد سجل الخطاب في سجل المراسلات مرفقاته، وهي ملفات من إدارة المستندات أُضيفت إليها بيانات قسم البريد، ويفتحها عبر رابط قصير الأجل يُكتب في سجل الوصول الخاص بالسجل. وإرفاق ملف بخطاب يتم عبر المساعد الذكي أو الموصِّل، وتسرد شاشات السجل المرفقات وتنزّلها.تجريبيةتعمل مع: سجل المراسلات، المساعد الذكيلمن: مسؤول المراسلات

الجاهزية للعربية والخليج

مبني للمستندات العربية وللشركات التي يجب أن تختار أين تُحفظ ملفاتها.

واجهة عربية — شاشات إدارة المستندات متاحة بالعربية وتُعرض من اليمين إلى اليسار. وما زالت بعض التسميات في صفحة الملف بالإنجليزية.لمن: الموظف، مستخدم المستندات، مدير المستندات
الملفات تبقى في الدولة التي تختارها — تذهب محتويات الملفات إلى التخزين الذي تربطه، في الدولة ولدى المزوّد الذي تختاره. أما أسماء الملفات والنص القابل للبحث والسجل فتُحفظ في قاعدة بيانات شركتك، وموقعها إعداد مستقل. والتأكد من أن ذلك يفي بقاعدة لتوطين البيانات مثل نظام حماية البيانات الشخصية السعودي (PDPL) أو متطلب إماراتي مهمة مستشارك القانوني.لمن: مسؤول النظام
إجابات بالعربية — تجيب «اسأل مستنداتك» بالعربية عندما تكون لغة الشركة العربية.اختيارية — فعّلها من الإعداداتلمن: الموظف، مستخدم المستندات

تعلّمه داخل التطبيق

جولة إرشادية داخل المستندات تعلّمك العمل بأن تنفّذه بنفسك.

جولة إرشادية عملية — 4 فصول قصيرة (ابحث عن ملف وافتحه؛ ارفع ملفاتك ونظّمها؛ شارك وراجع مع فريقك؛ حافظ على تحديث الملفات) تبدأ تلقائياً عند أول فتح لتطبيق المستندات. تنتظر كل خطوة أن تنفّذها فعلياً، مثل فتح قائمة أو حفظ أول سجل، ويمكن إيقاف أي فصل مؤقتاً أو متابعته أو إعادته من آخر سطر في قائمة المستندات أو من «الجولات» في قائمة الحساب.لمن: الموظف، مستخدم المستندات، مدير المستندات، مدير الموارد البشرية، مسؤول المستندات، مسؤول النظام

تعمل مع وحدات أخرى

يُنجزها أكثر من شخص

مشاركة ملف مع زميلمستخدم المستنداتالزميل إرسال ملف إلى شخص من خارج الشركة عبر رابطمسؤول النظاممستخدم المستنداتالمستلم الخارجي مورّد يعدّل مسودة عبر رابط تعديلمسؤول المستنداتالمستلم الخارجيمسؤول النظام مساحة عمل سرية لا يفتحها إلا فريق محددمسؤول المستنداتمستخدم المستنداتزميل من خارج الفريق الحجز القانوني يجمّد الملفمدير الموارد البشريةمدير المستنداتمسؤول النظام استعادة ملف محذوف أو إتلافه نهائيًامدير المستنداتمستخدم المستنداتمسؤول النظام شخصان يحرران جدول بيانات واحدًا ويصلحان خطأمدير المستنداتزميل لديه صلاحية التعديل ملف المشروع يصل إلى فريق المشروع كلهمدير المشاريععضو فريق المشروع التحقق من الفاتورة الممسوحة قبل أن تصبح فاتورة موردموظف الذمم الدائنةالمراقب المالي يمتلئ التخزين ويضيف المسؤول مساحةموظفمسؤول مساحة العمل

ماذا يحصل عليه كل دور

الموظف — مساحة خاصة وآمنة («محركي») لمستندات الهوية والمسار المهني: يرفع جواز السفر أو التأشيرة أو الهوية الوطنية أو الشهادة، فيحسب النظام لكل ملف بصمة رقمية تكشف أي عبث، ويحفظ كل تعديل إصدارًا جديدًا. ولا يصل إلى مساحته إلا هو ومسؤول المستندات، ويستطيع منح زميل صلاحية العرض أو التعليق أو التعديل على أي مستند يملكه. وحيث تفعّل الشركة ذلك، يقرأ الذكاء الاصطناعي حقولًا مثل رقم الجواز وتاريخ انتهائه ويحفظها استرشاديةً حتى يتحقق منها شخص.
مدير الموارد البشرية — يرعى ملفات الموظفين في مساحة عمل «مستندات الموارد البشرية»، ويضع حجوزات قانونية توقف الإتلاف وأي تغيير لكل ما يتصل بنزاع قضائي أو طلب من جهة رقابية أو مراجعة تخص صاحب البيانات، ثم يرفعها عند انتهاء القضية. ويراجع سجل الإتلاف الدائم الذي يثبت متى أُزيل كل ملف ولماذا، أما الإتلاف المبكر للملفات المحذوفة فيبقى للمسؤول. ولأن كل رفع وكل حفظ إصدار جديد، لا يمحو الملف المصحَّح الأصل أبدًا، وكل فتح وتنزيل ومشاركة وإتلاف يُسجَّل في سجل التدقيق وفي تبويب «النشاط» للملف.
مسؤول النظام — يضبط سلوك إدارة المستندات على مستوى الشركة: يربط تخزين الشركة الخاص ويختبر الاتصال، وهو شرط قبل أن يعمل أي رفع لأنه لا يوجد تخزين مستضاف مشترك، ويتابع استخدام المساحة. ويتحكم في مفاتيح القراءة بالذكاء الاصطناعي والبحث، وفي لغة الشركة التي تحدد لغة الإجابات، وفي المحرر الإلكتروني لملفات Office وروابط المشاركة العامة وروابط التعديل، ويترك الرفع والمشاركة والحجوزات القانونية اليومية للموارد البشرية والمستخدمين. ويعرض تشغيل تجريبي عبر المساعد الذكي بالضبط ما سيُتلفه التنظيف الليلي قبل حدوثه، ولا يُتلف الملفات المحذوفة قبل موعدها أحد سواه، فيبقى الإتلاف المبكر قرارًا مقصودًا.

الأسئلة الشائعة

أين تُحفظ مستنداتي، وهل يمكنني إبقاؤها في السعودية أو الإمارات؟

تذهب محتويات الملفات إلى تخزين تربطه بنفسك: Cloudflare R2 أو Amazon S3 أو DigitalOcean Spaces أو Wasabi أو أي تخزين آخر متوافق مع S3، أو جهاز تخزين شبكي (NAS) في مكتبك خلف بوابة S3. أنت تختار المزوّد والدولة. ولا يوجد تخزين مستضاف مشترك، فيبقى الرفع متوقفًا حتى يُربط موقع للتخزين، ولا تنتقل الملفات المرفوعة سابقًا إن غيّرته لاحقًا. أما أسماء الملفات والنص القابل للبحث والسجل فتُحفظ في قاعدة بيانات شركتك، ولها إعداد موقع مستقل.

هل يتعامل مع المستندات العربية والبحث بالعربية؟

نعم. الشاشات متاحة بالعربية بتخطيط من اليمين إلى اليسار، وتبدأ ملفات Office الجديدة من اليمين إلى اليسار بخط عربي عندما تكون لغة شركتك العربية، ويأتي المحرر بخطوط عربية حقيقية، ويتجاهل البحث التشكيل واختلاف صور الحروف ويحذف «ال» التعريف. ولا يطابق البحث بالكلمات صيغ الجمع، أما البحث بالمعنى، الذي يتطلب مزوّد ذكاء اصطناعي يوفر التضمينات النصية، فيستطيع ربط سؤال بالعربية بمستند بالإنجليزية.

هل يمكنني البحث داخل ملفات PDF الممسوحة والصفحات المصوّرة؟

نعم، عندما تربط شركتك مزوّد ذكاء اصطناعي. تُقرأ الملفات الممسوحة عند رفعها فتصبح كلماتها قابلة للبحث، وتلتقط مهمة تعمل كل ساعة الملفات الممسوحة الأقدم. وتتوقف القراءة بعد عشر صفحات لكل ملف، وتُقرأ الصور وصور الصفحات حتى 3 ميغابايت، فلا يكون الملف الممسوح الطويل جدًا قابلًا للبحث إلا جزئيًا.

هل يمكنني مشاركة ملف مع شخص من خارج الشركة بأمان؟

نعم، عبر رابط تتحكم فيه. الروابط متوقفة حتى يفعّلها المسؤول، ويمكن أن يحمل كل رابط كلمة مرور ومدة انتهاء من يوم واحد إلى سنة، وأن يكون للعرض أو التعليق أو التعديل. ويتضمن كل رابط زر «تنزيل». ويمكنك سحب الرابط فورًا، ورؤية كل مرة فُتح فيها ومدتها في تبويب «النشاط»، ويلغي الحجز القانوني الروابط تلقائيًا. ولا يرسل النظام الرابط بالبريد الإلكتروني، بل ترسله أنت بنفسك.

هل مساحات عمل الموارد البشرية والرواتب والمحاسبة خاصة؟

لا تظهر إلا لمن يملك صلاحية القراءة في وحدتها، لكنها ليست مغلقة بالكامل، فمن يملك صلاحية قراءة المستندات على مستوى الشركة يستطيع العثور على ملفاتها عبر البحث. ولإغلاق مساحة عمل تمامًا، يجعلها المسؤول «مقيدة» ويسمّي من يحق له الدخول.

كيف يعمل الاحتفاظ والحجز القانوني؟

تبقى الملفات المؤرشفة في المحذوفات 90 يومًا افتراضيًا، ثم تُتلف في التنظيف الليلي مع نسخها المخزّنة، ويُكتب لكل منها سجل تدقيق دائم. ويضع إعداد ثانٍ للشركة حدًا أقصى لمدة المحذوفات، ست سنوات افتراضيًا. والملف الخاضع لحجز قانوني يستثنيه التنظيف ولا يمكن أرشفته. والمدتان إعدادان للشركة، لكن لا توجد لهما شاشة في الإعدادات بعد.

هل يمكن لعدة أشخاص تحرير ملف Word أو Excel في الوقت نفسه؟

نعم. تُفتح ملفات Word وExcel وPowerPoint، بما فيها الصيغ الأقدم doc وxls وppt، في محرر داخل المتصفح يحرر فيه عدة أشخاص مباشرة ويرى كل منهم تعديلات الآخرين. ويصبح كل حفظ إصدارًا مرقّمًا يمكنك معاينته أو استعادته أو تثبيته. ويتطلب التحرير صلاحية الكتابة في المستندات.

هل يتضمن التوقيع الإلكتروني أو مسارات اعتماد المستندات؟

توقيع ملف PDF: نعم. يرسله تبويب التوقيعات إلى حتى عشرة أشخاص عبر رابط خاص ويسجّل كل توقيع ويمكنه إضافة نسخة موقّعة مختومة. يمنح المرسوم بقانون اتحادي رقم 46 لسنة 2021 التوقيع الإلكتروني أثراً قانونياً، وما ينتجه هذا التبويب توقيع إلكتروني عادي مدعوم بالأدلة وليس توقيعاً مؤهلاً (الذي يتطلب مزوّد خدمات ثقة معتمداً من هيئة تنظيم الاتصالات والحكومة الرقمية)، لذا استشيروا مستشاركم القانوني في المستندات التي يشترط القانون فيها أكثر من ذلك. أما اعتماد الطلبات فيتم في الوحدات التي تملكها.

ما الذي لا يفعله؟

لا يوجد اليوم مجلد مزامنة على سطح المكتب ولا تطبيق جوال أصلي. وتعرض القوائم آخر 500 ملف تغيّرت، ويعرض البحث بالكلمات حتى 100 نتيجة. وإعادة تسمية المجلدات ونقلها وأرشفتها وحجزها قانونيًا، والوسوم، وتواريخ انتهاء الوصول متاحة عبر المساعد الذكي، لا كأزرار بعد. ولا يتضمن كتالوجًا لأنواع المستندات بقواعد احتفاظ لكل دولة.

ماذا يحدث عند امتلاء التخزين؟

تُرفض الرفوعات الجديدة فقط برسالة واضحة. وتستطيع فتح ملفاتك وتنزيلها وحذفها وتصديرها، ولا يُحذف شيء. أضف باقة أو رصيداً فتعمل الرفوعات من جديد.

جزء من منصة واحدة

إدارة المستندات واحدة من 59 وحدة (36 وحدة أعمال و23 معياراً من معايير الآيزو) تشترك في تسجيل الدخول نفسه والموظفين أنفسهم والعملاء أنفسهم والمساعد الذكي نفسه. اطّلع على كل الوحدات أو كيف تقارن Tarleaks ERP بأنظمة Odoo وERPNext وZoho.