سجل المراسلات — برنامج سجل المراسلات الرسمية للجهات الحكومية والمؤسسات الكبيرة

سجل المراسلات هو الدفتر الرسمي لما ترسله جهتك أو تستلمه أو تصدره من خطابات ومذكرات وقرارات وتعاميم وشكاوى وسجلات تسليم. يغنيك عن السجلات الورقية وجداول البيانات المشتركة بمعاملة واحدة مرقّمة لكل بند، وتوجيه واعتماد بأشخاص محددين بالاسم، ومستويات سرية تُخفي الملف عن كل من لا يحمل تصريحًا، ومواعيد نهائية تذكّر وتصعّد من تلقاء نفسها، وقواعد احتفاظ مع الحجز القانوني وشهادات التخلص. يعمل بالعربية والإنجليزية، وهو مصمَّم للوزارات والبلديات والهيئات والشركات الكبيرة. وبعض الخطوات، مثل إنشاء خطاب من قالب، تتم بطلب من المساعد الذكي لا من زر، وتذكر كل ميزة أدناه ذلك.

آخر تحديث 3 نوفمبر 2026

دون بطاقة ائتمان · مساحة عملك جاهزة في نحو دقيقة · بياناتك تبقى خاصة

أدلة الاستخدام لكل دور — خطوة بخطوة

178 ميزة في 16 مجالاً · تعمل مع 6 وحدات أخرى · 11 مسار عمل للفريق

قائمة الميزات الكاملة

تعمل مع وحدات أخرى

يُنجزها أكثر من شخص

ماذا يحصل عليه كل دور

• موظف قسم البريد — يدير الشباك: يسجّل البريد الوارد في حقول قليلة، ويحفظ الرقم المرجعي الخاص بالمرسل وتاريخ وصول الخطاب، ويطابق عدد المرفقات مع ما يذكر الخطاب أنه يحويه، ثم يوجّه الخطاب إلى الشخص أو القسم أو الدور الذي يجب أن يتصرف فيه. ويختار الجهة المرسلة من الدليل أو يضيف جهة جديدة دون مغادرة النموذج، ويسجّل مسارات التسليم وإقرار المستلم بالاستلام، ويبحث فيما سجّله أو وُجِّه إليه. ولا يقرأ إلا الجزء الخاص به من السجل، وتصريحه للخطابات «الداخلية» و«العامة». ولا يستطيع الاعتماد أو التصنيف أو إتلاف أي شيء، ويؤكد الاستلامَ الشخصُ الموجَّه إليه الخطاب، فمن يسجّل الخطاب لا يؤكد استلامه أيضًا.
• مسؤول المراسلات — يعمل على قائمة العمل: يؤكد استلام البريد الوارد الموجَّه إليه أو يرفضه، ويأخذه إلى المراجعة ثم إلى الإنجاز، ويغلقه، أو يحيله مع تعليمات وتاريخ استحقاق. ويصوغ الخطابات الصادرة بمستلمين أساسيين ونسخ ونسخ مخفية، ويرسلها إلى معتمِد محدد بالاسم، وبعد اعتمادها يسجّل طريقة خروج كل خطاب، فيُفتح سجل تسليم لكل مستلم. ويصوغ المذكرات والتعاميم، ويسجّل الشكاوى ويدوّن الردود في سجل إجراءاتها، وينجز قائمة عمله بإجراءات المفتاح الواحد والإجراءات الجماعية. يرسل للاعتماد لكنه لا يقرر أبدًا، ولا يستطيع تصنيف معاملة أو نشر تعميم أو التخلص من أي شيء.
• رئيس القسم — يقرأ مراسلات الأقسام التي يديرها، إضافة إلى ما يخصه، ويجد البريد الموجَّه إلى تلك الأقسام في قائمة عمله. ويقرر في الاعتمادات الموجَّهة إليه، ويحيل قرارًا واحدًا إلى زميل، ويسمّي مفوَّضًا لتواريخ محددة أثناء غيابه، وتنتهي صلاحيات المفوَّض من تلقاء نفسها. ويكتب المذكرات وينشرها ويوزعها على قسمه ويرى كم شخصًا فتحها، ويصعّد الشكاوى ويحلها، ويوقّع خانته على القرار، ويقرأ تقارير الحجم ومدة الإنجاز والمتأخرات والإنتاجية لأقسامه. ولا يستطيع تعديل نص المعاملة، أو تسجيل البريد أو إرساله، أو إعادة تصنيف معاملة، أو فتح الملفات «السرية للغاية».
• المعتمِد — يقرر فيما يُوجَّه إليه للاعتماد: يعتمد الخطاب أو يرفضه أو يعيده إلى كاتبه، مع سبب يراه الكاتب. ولا يقرر إلا المعتمِد المسمّى أو مفوَّضه الساري أو صاحب الدور أو القسم الذي وُجِّه إليه الطلب، ولا يعتمد أحد ما أرسله بنفسه. ويحيل قرارًا واحدًا إلى زميل أو يسمّي مفوَّضًا لتواريخ محددة أثناء غيابه، ويوقّع خانته على القرار حين يحين دورها، ويعلّق على ما يراجعه. ولا يرى إلا ما أنشأه أو يحوزه أو وُجِّه إليه أو ينتظر اعتماده، ولا يستطيع تعديل الخطاب، فأي ملاحظة على الصياغة تعود إلى كاتبه.
• مدير السجلات — يملك السجل من أوله إلى آخره، ويرى كل معاملة في كل مستوى تصنيف. ويُعدّ نظام الحفظ باللغتين: أصناف المراسلات وقيمها الافتراضية، والأولويات وساعات تصعيدها، ومسميات الحالات، والوسوم، ومستويات التصنيف، وتسلسلات الترقيم، وقوالب الخطابات، وإعدادات مساحة العمل. ويصنّف المعاملات ويعيد تصنيفها مع ذكر السبب، وينشر التعاميم، ويسجّل القرارات ويجعلها نافذة بعد توقيعها، ويرى مستلمي النسخ المخفية، ويعيّن مفوَّضين عن غيره، ويدمج المعاملات والجهات المكررة، ويكتب جدول الاحتفاظ، ويضع الحجوزات القانونية ويرفعها، ويقرأ كل التقارير. ويحمل معظم صلاحيات المراسلات، ومع ذلك لا يستطيع تعديل عدّاد ترقيم أو تحرير شهادة تخلص، لأن أحدًا لا يستطيع ذلك.
• أمين الأرشيف — يتولى ما يحتفظ به السجل وما يُتلفه: يدير قواعد الاحتفاظ مع مرجعها القانوني، ويعاين المعاملات التي سيحين موعد التخلص منها، ويضع الحجوزات القانونية ويرفعها. ويتخلص من معاملة يدويًا وفق قواعد الدورة الليلية نفسها، ويسمّي الجهة المستلمة عند النقل إلى الأرشيف الوطني، ويقرأ شهادات التخلص المرقّمة. ويؤرشف المعاملات المغلقة ويلغي أرشفتها، ويدمج المعاملات المكررة خلال مهلة التراجع، ويقرأ سجل الوصول. ولا يستطيع تسجيل المراسلات أو صياغتها أو توجيهها أو اعتمادها، ولا يتخلص إلا من المعاملات التي يسمح له تصريحه بقراءتها.
• مدقق المراسلات — يقرأ كل شيء ولا يغيّر شيئًا: كل معاملة في كل مستوى تصنيف، وتسلسلها الزمني الكامل ونسخها المحفوظة، وأثر الاعتمادات والتوجيه، والتفويضات، وشهادات التخلص. ويقرأ سجل الوصول على مستوى السجل كله وتبويب الوصول في كل معاملة ليعرف من شاهد ماذا أو نزّله أو بحث عنه، ويشغّل كل التقارير ويصدّر قائمة السجل. ولا يحمل أي صلاحية للإنشاء أو التعديل أو التوجيه أو الاعتماد أو التصنيف أو التخلص من أي شيء، فمن يفحص السجل لا يستطيع أبدًا تغيير ما يفحصه.

جزء من منصة واحدة

سجل المراسلات واحدة من 59 وحدة (36 وحدة أعمال و23 معياراً من معايير الآيزو) تشترك في تسجيل الدخول نفسه والموظفين أنفسهم والعملاء أنفسهم والمساعد الذكي نفسه. اطّلع على كل الوحدات أو كيف تقارن Tarleaks ERP بأنظمة Odoo وERPNext وZoho.

الخطوات التالية

• أدلة الأدوار
• قارن مع الأنظمة الأخرى
• الأسعار
• ابدأ تجربة مجانية
• احجز عرضاً تجريبياً