مرفقات الخطاب ملفات في إدارة المستندات
ما الذي ينتقل
الملفات التي تصل مع الخطاب أو تُرسل معه تُحفظ مستنداتٍ في إدارة المستندات، ولا يحتفظ سجل المراسلات إلا ببيانات قسم البريد، مثل ما إذا كان الملف مرفقًا رسميًا.
قبل أن تبدأ
- وحدتا إدارة المستندات وسجل المراسلات ضمن باقتك
- موقع تخزين مربوط في إدارة المستندات
- إدارة المستندات وسجل المراسلات ضمن باقتك
الخطوات
- موظف قسم البريدإدارة المستندات
يرفع الخطاب الممسوح أو مرفقه في إدارة المستندات.
ما تراه:يُحفظ الملف ببصمة وإصدارات.
- موظف قسم البريدسجل المراسلات
يفتح تبويب المرفقات في سجل المراسلة ويختار «إرفاق من المستندات» ثم يحدد الملف مرفقًا رسميًا.
ما تراه:يسرد السجل الملف بنوعه ووصفه.
- مسؤول المراسلاتسجل المراسلات
يفتح المرفق من السجل.
ما تراه:يُصدَر رابط تنزيل قصير الأجل، ويُكتب التنزيل في سجل الوصول الخاص بسجل المراسلات.
- مدير السجلاتإدارة المستندات
يجد الملف نفسه في بحث إدارة المستندات.
ما تراه:نسخة واحدة تخدم الوحدتين، بقواعد وصول واحدة.