البريد الوارد ينتقل من الشباك إلى من يتولى العمل عليه
من يشارك
| الدور | ما الذي يفعله |
|---|---|
| موظف قسم البريد | يسجّل الخطاب على الشباك ويوجّهه. |
| مسؤول المراسلات | يؤكد الاستلام، ويعمل على الخطاب، ويحيله عند الحاجة. |
| رئيس القسم | يستلم الخطاب المحال ويُنجز العمل. |
الخطوات
- موظف قسم البريد
يسجّل الخطاب الوارد، ويعدّ المرفقات، ثم يوجّهه إلى مسؤول المراسلات للإجراء.
ما يراه:رقم مرجعي مثل INB-2026-00035 والحالة «بانتظار تأكيد الاستلام».
- مسؤول المراسلات
يجد الخطاب في قائمة عمله ويؤكد استلامه.
ما يراه:تصبح الحالة «قيد المراجعة» ولا يعود الخطاب مقفلًا.
- مسؤول المراسلات
يعلّم التوجيه بأنه مستلَم.
ما يراه:يظهر سطر التوجيه «مستلَم».
- مسؤول المراسلات
يحيل الخطاب إلى رئيس القسم.
ما يراه:يُغلق سطر مسؤول المراسلات بحالة «منجز» ويُفتح سطر جديد لرئيس القسم.
- رئيس القسم
يستلم الخطاب المحال، ثم يعلّم العمل بأنه منجز.
ما يراه:سلسلة التسليمات كاملة في تبويب التوجيه.
من يُبلَّغ بماذا
يُنبَّه الشخص الموجَّه إليه عند كل تسليم. وإذا بقي الخطاب دون تأكيد أكثر من يوم، يتلقى حائزه تذكيرًا مرة في اليوم.