تقرير أسبوعي يُرسل إلى أشخاص قد يرون أشياء مختلفة
من يشارك
| الدور | ما الذي يفعله |
|---|---|
| مسؤول التحليلات | يُعدّ الجدول الزمني وقائمة المستلمين. |
| المدير | يستلم نسخة مقصورة على قسمه. |
| مدير الموارد البشرية | يستلم نسخة الشركة كلها. |
الخطوات
- مسؤول التحليلات
ينشئ جدولًا زمنيًا لتقرير، ويختار الزملاء بالاسم، ويختار Excel وكل أحد الساعة 07:00، ويشغّله.
ما يراه:يظهر مفعّلًا مع موعد التشغيل التالي.
- مسؤول التحليلات
يضغط «أرسِل الآن» لاختباره.
ما يراه:ملخص يذكر كم شخصًا استلمه وفي كم نسخة مختلفة.
- المدير
يفتح رسالة الجرس يوم الأحد.
ما يراه:تذكر الرسالة اسم التقرير وعدد الصفوف المحسوبة وفق ما يحق له رؤيته.
- مدير الموارد البشرية
يفتح رسالته الخاصة.
ما يراه:عدد أكبر يغطي الشركة كلها.
- مسؤول التحليلات
يفتح الجدول الزمني لاحقًا.
ما يراه:يُسرد كل من فقد صلاحيته، أو لا يستطيع فتح التقرير، على أنه مستبعد مع السبب.
من يُبلَّغ بماذا
يحصل كل مستلم على رسالة داخل النظام وبريد إلكتروني موجّهين إليه وحده، فيهما رابط إلى التقرير ورابط تنزيل صالح يومًا واحدًا. ويُحفظ الملف خلف هذا الرابط في تخزين الشركة (الإعدادات ← إدارة المستندات ← التخزين)؛ والشركة التي لم تربط التخزين تحصل على رابط التقرير وحده. ويبقى رابط التقرير صالحًا ويفتح دائمًا بصلاحيات القارئ. ويجب أن يكون التقرير مما يستطيع المستلمون فتحه؛ والتقرير الجاهز كذلك، ومن لا يستطيع فتحه يُستبعد مع السبب بدل أن يُرسل إليه. ولا يرسل الجدول الزمني إلى الزملاء إلا مسؤول التحليلات أو مدير الموارد البشرية أو مدير الرواتب أو المحاسب؛ أما المحلل فيجدول لنفسه.