المستندات محفوظة في تخزين تتحكم فيه الشركة
ما الذي ينتقل
موقع التخزين الذي يضبطه المسؤول يحدد أين تضع إدارة المستندات محتويات الملفات، وتسري النسخ الاحتياطية وقواعد الاحتفاظ على هذه الملفات.
قبل أن تبدأ
- وحدة إدارة المستندات ضمن باقتك
- حاوية تخزين أو جهاز تخزين شبكي تتحكم فيه الشركة
- إدارة المستندات ضمن باقتك
الخطوات
- مسؤول النظامالأمان والصلاحيات والامتثال
يختار نوع التخزين ويُدخل العنوان والمفاتيح، ثم يختبر الاتصال.
ما تراه:يبيّن الاختبار هل يمكن الوصول إلى الحاوية وهل سيعمل الرفع من المتصفح.
- مستخدم المستنداتإدارة المستندات
يرفع ملفًا.
ما تراه:يذهب الملف إلى حاوية الشركة، لا إلى حاوية مشتركة.
- مسؤول النظامالأمان والصلاحيات والامتثال
يضمّن الملفات في إعداد النسخ الاحتياطي.
ما تراه:تحمل النسخ الاحتياطية الملفات مع قاعدة البيانات.
- النظامإدارة المستندات
يشغّل دورة الاحتفاظ.
ما تراه:تُتلف الملفات المنتهية وتُسجَّل، وتُستثنى الملفات الخاضعة لحجز قانوني.