شخص يُدخل فواتير الموردين وآخر يعتمدها
من يشارك
| الدور | ما الذي يفعله |
|---|---|
| موظف الذمم الدائنة | يستورد الفواتير من الصور الممسوحة ويقدّمها. |
| المراقب المالي | يعتمد الدفعة، وفق قاعدة الفصل بين المُعِدّ والمراجِع إن فعّلتها الشركة. |
الخطوات
- موظف الذمم الدائنة
يستخدم «الاستيراد من المستندات» لاستخراج فواتير موردي هذا الأسبوع من الفواتير الممسوحة، ويراجع الصفوف ويتحقق منها.
ما يراه:يعرض الجدول كل فاتورة مع درجة الثقة وصفحة المصدر، ويبيّن «تحقق» ما يحتاج منها إلى مراجعة.
- موظف الذمم الدائنة
يعتمد الصفوف ويطلب من المساعد تقديمها للاعتماد، مع تشغيل تجريبي أولًا.
ما يراه:يسمّي التشغيل التجريبي أي فاتورة كانت ستفشل، ويقدّم التشغيل الفعلي البقية.
- المراقب المالي
يطلب من المساعد اعتماد كل الفواتير المقدَّمة التي تقل عن 10,000 درهم، مع تشغيل تجريبي أولًا.
ما يراه:يبيّن التقرير عدد ما سيُعتمد وما سيُرفض، بموضعه في القائمة.
- المراقب المالي
يعتمد الدفعة.
ما يراه:تُعتمد كل فاتورة أو تُرفض على حدة. وعندما تفعّل شركتك قاعدة الفصل بين المُعِدّ والمراجِع، تُرفض الفاتورة التي أدخلها المراقب أو قدّمها بنفسه.
- موظف الذمم الدائنة
يفتح قائمة الفواتير.
ما يراه:تظهر الفواتير المعتمدة بحالة «معتمدة» وجاهزة للدفع.
من يُبلَّغ بماذا
تُؤجَّل الإشعارات والرسائل إلى الوحدات الأخرى الناتجة عن الدفعة حتى تُحفظ فعلًا، فلا يُبلَّغ أحد في التشغيل التجريبي.