اعتماد الخطاب الصادر قبل إرساله
من يشارك
| الدور | ما الذي يفعله |
|---|---|
| مسؤول المراسلات | يصوغ الخطاب ويسجّله، ويحدد المعتمِد، ويرسله بعد اعتماده. |
| المعتمِد | يراجع الخطاب ويعتمده أو يرفضه أو يعيده مع ذكر السبب. |
الخطوات
- مسؤول المراسلات
يصوغ الخطاب الصادر، ويضيف المستلمين، ويختار «تسجيل».
ما يراه:رقم مرجعي مثل OUT-2026-00053 والحالة «مسجّلة».
- مسؤول المراسلات
يختار «إرسال للاعتماد» ويحدد المعتمِد في النافذة.
ما يراه:تتغير الحالة إلى «بانتظار الاعتماد» ويظهر الاعتماد في تبويب الاعتمادات.
- المعتمِد
يفتح قائمة عمله.
ما يراه:الخطاب ينتظره، مع إجراءات الاعتماد والرفض والإعادة.
- المعتمِد
يعتمده، أو يعيده مع ذكر السبب.
ما يراه:عند الاعتماد تصبح الحالة «معتمدة»، وعند الإعادة يعود الخطاب إلى «قيد الإنجاز» مع السبب.
- مسؤول المراسلات
يفتح الخطاب بعد القرار.
ما يراه:القرار واسم المعتمِد. ويُظهر الخطاب المعتمد إجراء «الإرسال».
- مسؤول المراسلات
يسجّل الإرسال بالبريد السريع أو باليد أو بالبريد الإلكتروني أو بالبريد العادي أو بالفاكس.
ما يراه:تصبح الحالة «مُرسلة»، ويوجد سجل تسليم لكل مستلم أساسي ومستلم نسخة.
من يُبلَّغ بماذا
يجد المعتمِد الخطاب في قائمة عمله، ولا يُرسل تنبيه منفصل عند طلب الاعتماد. ويُنبَّه مسؤول المراسلات، بصفته حائز الخطاب، حين يُعتمد أو يُرفض أو يُعاد.