إرسال ملف إلى شخص من خارج الشركة عبر رابط

من يشارك

الدور	ما الذي يفعله
مسؤول النظام	يفعّل الروابط ويستطيع اشتراط كلمات المرور.
مستخدم المستندات	ينشئ الرابط ويتابعه ويسحبه لملف يديره.
المستلم الخارجي	يفتح الملف بالرابط وكلمة المرور.

مسؤول النظام
يفعّل الروابط العامة من الإعدادات، الميزات، ويشترط إن أراد كلمة مرور على كل رابط من صفحة «الوصول الشامل» في إدارة المستندات.
ما يراه:يعمل إنشاء الروابط الآن، وقبل ذلك يُرفض برسالة واضحة.
مستخدم المستندات
ينشئ رابطًا لملف واحد من تبويب «المشاركة»، ويضبط كلمة مرور وتاريخ انتهاء، ويسجّل البريد الإلكتروني للمستلم.
ما يراه:يُعرض الرابط مرة واحدة لنسخه.
مستخدم المستندات
يرسل الرابط وكلمة المرور إلى المستلم كلًا على حدة.
ما يراه:لا يرسل النظام أي بريد.
المستلم الخارجي
يفتح الرابط ويُدخل كلمة المرور.
ما يراه:يُفتح الملف في العارض مع زر «تنزيل».
مستخدم المستندات
يراجع تبويب «النشاط».
ما يراه:كل زيارة من شخص لديه الرابط، والمدة التي بقيها.
مستخدم المستندات
يسحب الرابط عند انتهاء المهمة.
ما يراه:يجيب الرابط الآن بأنه «غير موجود».

من يُبلَّغ بماذا

لا يُرسل تنبيه لأي أحد عند إنشاء رابط أو فتحه، ويراجع صاحب الملف تبويب «النشاط».