الحجز القانوني يجمّد الملف
من يشارك
| الدور | ما الذي يفعله |
|---|---|
| مدير الموارد البشرية | يضع الحجز ويرفعه. |
| مدير المستندات | يجد الملف مقفلًا عندما يحاول تغييره. |
| مسؤول النظام | يشغّل تنظيف الاحتفاظ أو يراجعه. |
الخطوات
- مدير الموارد البشرية
يضع حجزًا قانونيًا على ملف تأديبي من قائمته.
ما يراه:تظهر شارة «حجز قانوني» وتُسحب أي روابط عامة.
- مدير المستندات
يحاول أرشفة الملف أو إنشاء رابط مشاركة له.
ما يراه:يُرفض الإجراءان برسالة تذكر الحجز القانوني.
- مدير المستندات
يفتح الملف.
ما يراه:يُفتح للقراءة فقط في المحرر.
- مسؤول النظام
يطلب من المساعد الذكي معاينة تنظيف الاحتفاظ.
ما يراه:لا يظهر الملف المحجوز أبدًا في قائمة الملفات التي ستُتلف.
- مدير الموارد البشرية
يرفع الحجز عند انتهاء القضية.
ما يراه:تختفي الشارة وتعود القواعد المعتادة إلى السريان.
من يُبلَّغ بماذا
لا يُرسل تنبيه عند وضع الحجز أو رفعه، ويُكتب الأمران في سجل التدقيق.