الفواتير والإيصالات الممسوحة تصبح مسودات
ما الذي ينتقل
يصل إلى المحاسبة والفوترة الإلكترونية ما قرأته إدارة المستندات من فاتورة أو إيصال ممسوح، أي المورد والرقم الضريبي والتواريخ والإجماليات والسطور، في صورة مسودة فاتورة مورد أو بند مصروف، وذلك فقط عندما يختار شخص ذلك المستند.
قبل أن تبدأ
- وحدتا إدارة المستندات والمحاسبة والفوترة الإلكترونية ضمن باقتك
- تفعيل القراءة التلقائية للملفات المرفوعة في إعدادات إدارة المستندات
- ملف PDF أو صورة للفاتورة، مع مزوّد ذكاء اصطناعي متاح لقراءتها
- تفعيل قراءة الفواتير من الملفات الممسوحة في المحاسبة والفوترة الإلكترونية
- إدارة المستندات والمحاسبة في باقتك
- قراءة المستندات مفعّلة للشركة
الخطوات
- موظف الذمم الدائنةإدارة المستندات
يرفع فاتورة المورد الممسوحة إلى مساحة عمل.
ما تراه:يُحفظ الملف، ومع تفعيل القراءة التلقائية يُوضع في قائمة الانتظار لقراءته.
- النظامإدارة المستندات
يحدد نوع الفاتورة من اسم الملف، ويحفظ بجانب الملف المورد والرقم الضريبي ورقم الفاتورة والتواريخ والإجماليات والسطور.
ما تراه:تُعلَّم الحقول بأنها استرشادية، لا بيانات محاسبية.
- موظف الذمم الدائنةالمحاسبة والفوترة الإلكترونية
يختار «جديد من مستند» في الذمم الدائنة ويحدد الفاتورة الممسوحة.
ما تراه:تُنشأ مسودة فاتورة مورد معلَّمة بأنها تحتاج إلى تحقق.
- موظف الذمم الدائنةالمحاسبة والفوترة الإلكترونية
يقارن المسودة بالمستند ويصحح أي خطأ ويعلّمها بأنها متحقَّق منها.
ما تراه:عندها فقط يمكن تقديم الفاتورة، وقبل ذلك يُرفض التقديم.
يعيد حساب الإجماليات بنفسه ويرفض أي مسودة ينقصها المورد أو الإجمالي.
ما تراه:لا يُختلق شيء، ولا يُقدَّم شيء تلقائيًا.