حجز قانوني يوقف التخلص، وتخلّص موثَّق بشهادة
من يشارك
| الدور | ما الذي يفعله |
|---|---|
| مدير السجلات | يضع الحجز القانوني حين تحتاج قضية إلى المعاملة، ويرفعه حين تُغلق القضية. |
| أمين الأرشيف | يعاين ما حان موعده ويتخلص من المعاملات. |
| مدقق المراسلات | يراجع الشهادة والأثر بعد ذلك. |
الخطوات
- أمين الأرشيف
يفتح معاينة المعاملات المستحقة للتخلص.
ما يراه:المعاملات التي سيحين موعدها، مع القاعدة والسبب لكل منها.
- مدير السجلات
يضع حجزًا قانونيًا على معاملة مع سبب ورقم مرجعي للقضية.
ما يراه:تُقفل المعاملة وتخرج من المعاينة.
- أمين الأرشيف
يحاول التخلص من المعاملة المحجوزة.
ما يراه:رفض يذكر الحجز صراحةً.
- مدير السجلات
يرفع الحجز حين تُغلق القضية.
ما يراه:يمكن أن يحين موعد التخلص من المعاملة مجددًا، ويُعاد حساب تاريخه في الدورة الليلية التالية.
- أمين الأرشيف
يتخلص من المعاملة، ويسمّي الجهة المستلمة إذا كان التخلص نقلًا.
ما يراه:شهادة تخلص مرقّمة، ويبقى سطر السجل.
- مدقق المراسلات
يفتح شهادات التخلص والسجل التاريخي للمعاملة.
ما يراه:الشهادة، ومن أذن بها، والبصمة الرقمية، ولا سبيل إلى تعديلها.
من يُبلَّغ بماذا
يتلقى الحائزون ومديرو السجلات وأمناء الأرشيف تحذيرًا قبل إتلاف المعاملة (30 يومًا افتراضيًا)، ويتلقى مديرو السجلات وأمناء الأرشيف إشعارًا بعد التخلص منها.