مستلم يرفض خطابًا لم يكن موجَّهًا إليه
من يشارك
| الدور | ما الذي يفعله |
|---|---|
| موظف قسم البريد | يسجّل الخطاب ويوجّهه، ويعيد توجيهه إذا رُفض. |
| مسؤول المراسلات | يُسمّى مستلمًا، ويمكنه رفض الاستلام مع ذكر السبب. |
الخطوات
- موظف قسم البريد
يسجّل خطابًا ويوجّهه إلى مسؤول المراسلات الخطأ.
ما يراه:الخطاب «بانتظار تأكيد الاستلام».
- مسؤول المراسلات
يفتحه من قائمة عمله ويرفض الاستلام، ويكتب السبب.
ما يراه:تصبح الحالة «مرفوضة» وتبقى المعاملة للقراءة فقط.
- موظف قسم البريد
يفتح المعاملة من قائمة السجل.
ما يراه:من رفضها ولماذا، ليُعاد تسجيل الخطاب للشخص الصحيح.
من يُبلَّغ بماذا
يُكتب الرفض وسببه في المعاملة. ويذهب التنبيه إلى حائز المعاملة، وهو ليس دائمًا موظف قسم البريد، لذا عليه أن يراجع قائمة السجل.