استعادة ملف محذوف أو إتلافه نهائيًا

من يشارك

الدور	ما الذي يفعله
مدير المستندات	يؤرشف الملفات ويستعيدها من المحذوفات.
مستخدم المستندات	يلاحظ اختفاء ملف ويطلب إعادته.
مسؤول النظام	يُتلف الملفات المحذوفة قبل موعدها عند الحاجة.

مدير المستندات
يؤرشف ملفًا، أو عدة ملفات دفعة واحدة.
ما يراه:يغادر الملف المجلد ويظهر في «المحذوفات».
مستخدم المستندات
يفتح المجلد فلا يجد الملف.
ما يراه:اختفى الملف من القائمة، فيسأل المستخدمُ المدير.
مدير المستندات
يفتح «المحذوفات» ويحدد الملف ويستعيده.
ما يراه:يعود الملف إلى مجلده.
مستخدم المستندات
يفتح المجلد مرة أخرى.
ما يراه:الملف موجود.
مسؤول النظام
يحدد ملفات محذوفة أخرى ويختار «حذف نهائي» ويؤكد.
ما يراه:تُتلف، وتُستثنى الملفات الخاضعة لحجز قانوني.
مسؤول النظام
لا يفعل شيئًا بالباقي.
ما يراه:يتلفها التنظيف الليلي عند انتهاء مدة المحذوفات، مستثنيًا أي ملف تحت حجز قانوني.

من يُبلَّغ بماذا

لا يُرسل تنبيه عند أرشفة الملفات أو استعادتها أو إتلافها.